Стоим в очереди или щелкаем мышкой? Кипы бумаг или дискета? Электронная отчетность с каждым годом захватывает все большее количество предприятий.
С 2003 года в Московской области проходила опытная система электронного документооборота с цифровой подписью. Первыми подопытными стали Министерство экономики и аппарат правительства Московской области, а также администрация Домодедовского района. Надо сказать, что эти эксперименты полностью удовлетворили руководство области. И с 2005 года планируется повсеместное распространение электронных цифровых подписей и безбумажного документооборота. Наиболее интересна для нас, конечно же, тема сдачи отчетности в электронном виде.
Налоговые инспекции уже достаточно давно принимают электронные отчеты наряду с бумажными и не устают пропагандировать преимущества этой замечательной системы. И даже выдают добропорядочным налогоплательщикам программное обеспечение. Прискорбно только, что оно низкого качества.
Мало того что программы часто имеют неприглядный интерфейс, написаны под Dos и малофункциональны, так еще и работники налоговых инспекций не способны ответить на мало-мальски сложные вопросы по пользованию этими программами.
Если вы пользуетесь профессиональными бухгалтерскими программами, то, в принципе, в них предусмотрена выгрузка данных нужной налоговикам формы. Хотя тоже часто возникают проблемы несовместимости с программами приема отчетности в инспекциях. Так что бухгалтерам, использующим профессиональное программное обеспечение, приходится все равно набивать отчеты в программах ФНС.
Быть или не быть?
Такой вопрос, конечно же, не стоит при сдаче справок о доходах физических лиц для организаций, у которых количество сотрудников больше десяти. Статья 230 Налогового кодекса обязывает эти организации предоставлять сведения на магнитных носителях. Для налогоплательщиков предоставляется программка ФНС, специально разработанная для таких целей. Называется она «Программа подготовки и тестирования справок о доходах физических лиц за ... г.» или просто 2-НДФЛ.
Также в электронном виде вы обязаны сдавать сведения об индивидуальном трудовом стаже в Пенсионный фонд, если количество сотрудников вашей фирмы составляет более пяти человек. Пенсионный фонд тоже обеспечит вас совершенно бесплатным программным обеспечением.
А вот что касается остальной отчетности, то инспекции не заставляют, но «настоятельно рекомендуют» сдавать ее в электронном виде. Например, в одной из московских инспекций заявили, что фирме не выдадут справку об отсутствии задолженности перед бюджетом, если нет электронной отчетности. Обосновали это тем, что никто не будет копаться в кипах бумажных отчетов. Это тем более странно, что отчеты в инспекции, по идее, – не старая макулатура, которую можно забросить в дальний угол шкафа и забыть о ней. И самой инспекцией должны создаваться условия для доступности любых документов.
Но инспекторов тоже можно понять. Электронный документооборот гораздо удобнее, а при огромном количестве организаций к тому же очень сокращает время работы с документами.
Тем не менее для многих бухгалтеров стоять в длинной очереди из 50–100 человек с внушительной папкой под мышкой все равно привычнее, чем сдать без очереди дискету с информацией. Хотя, видимо, желающих сдать «электронку» стало гораздо больше, чем раньше. В некоторых инспекциях начали отменять внеочередность для таких «продвинутых» бухгалтеров.
Отметим, что с октября 2004 года профессиональные участники рынка ценных бумаг (брокерские, дилерские фирмы, депозитарии и т. д.) обязаны сдавать отчетность в Федеральную службу по финансовым рынкам в электронном виде с цифровой подписью.
А с начала 2005 года и ФСС станет принимать отчетность в электронном виде. Правда, обеспечение организаций бесплатными программами ФСС не обещает, так же как и отказ от бумажной формы отчетов. То есть, чтобы сдать электронный отчет, фирма должна приобрести программу, а также сдать и бумажный отчет, но не в твердо установленный срок, а в любое удобное для нее время.
Мы пока не затрагиваем тему сдачи отчетности по электронным каналам связи. Но и сдача отчетности на магнитных носителях имеет ряд преимуществ перед бумажной формой.
Во-первых, это автоматическая проверка ошибок. Она не позволит вам неправильно посчитать, перенести данные или недописать цифру в ИНН.
Во-вторых, это быстрая сдача отчетности без очередей и нервов. Правда, как уже было сказано, некоторые инспекции, к сожалению, прекращают такую практику.
В-третьих, это более быстрое реагирование инспекции на ваши запросы (например, по тем же справкам об отсутствии задолженности перед бюджетом). Естественно, поиск сильно ускоряется при наличии электронной отчетности.
Пока безбумажная форма отчетов используется по желанию фирмы. Но, весьма возможно, в ближайшем будущем она станет обязательной. Может, лучше привыкнуть к ней сейчас, пока еще некуда спешить? Ведь многие бухгалтеры «старой закалки» не могут быстро перейти на пользование современными технологиями. Хотя программы ФНС достаточно просты, для бухгалтера, который уже 30 лет заполняет отчеты и декларации вручную, новый способ почти неприемлем.
По данным ФНС на 1 июля 2004 года, количество налогоплательщиков, сдающих отчетность в электронном виде, составило 40,7 процента от общего количества юридических лиц, тогда как на 1 июля 2003 года эта цифра составляла 14,7 процента. Так что обороты электронной отчетности увеличиваются семимильными шагами.
Поэтому лучше переходить на электронную отчетность сегодня. Тем более что она дает бухгалтерам перечисленные преимущества. Наверное, и руководителям фирм стоит вмешаться в это дело, если бухгалтер не торопится с переводом отчетности на электронные рельсы.
Виртуальный налогоплательщик
Уже достаточно давно, с 2000 года, налоговые инспекции ведут прием отчетности по электронным каналам связи. Тем не менее количество фирм, пользующихся каналами связи для сдачи отчетов, весьма мало. Оно не превышает и 10 процентов.
Передача отчетности осуществляется через специализированного оператора связи. Этот рынок в настоящее время монополизирован, и почти по всей территории РФ таким оператором выступает одна компания.
В настоящее время абсолютно все налоговые инспекции России имеют возможность принимать отчетность в электронном виде. Сдача отчетности в электронном виде имеет массу преимуществ не только перед бумажной формой, но и перед отчетностью на магнитных носителях.
Во-первых, вам не нужно ездить в налоговую инспекцию. Достаточно пары щелчков мышкой – и ваши отчеты уже приняты.
Во-вторых, отчеты вы можете отправить в любой день (даже в выходной) и в любое время (даже ночью, что особенно актуально для трудолюбивых бухгалтеров, привыкших заканчивать рабочий день ближе к полуночи). Если вы отправите отчетность в 23.00 в последний день срока сдачи, то ваша отчетность будет считаться сданной вовремя.
В-третьих, как и в случае сдачи отчетности на магнитных носителях, программа проверит ваши данные на наличие арифметических и логических ошибок.
В-четвертых, при обнаружении ошибок в уже отправленном отчете вы можете просто отправить исправленную версию. Если это происходит до окончания срока сдачи, то верной считается последняя версия. Если после срока сдачи, то последняя версия отчетов считается уточненной или дополнительной.
В-пятых, улучшается взаимодействие налогоплательщика с инспекцией. Организация может в любой момент получить выписку о выполнении обязательств перед бюджетом разных уровней. Налогоплательщик также может оперативно обновлять форматы представления отчетности, получать от инспекций сведения об изменениях налогового законодательства, о новых нормативных актах и т. д.
Стоит отметить, что налоговый орган подтверждает получение отчетности в течение двух часов после отправки налогоплательщиком. Такое подтверждение имеет в спорных ситуациях юридическую силу.
Если фирма использует какие-либо бухгалтерские программы, то выгрузка данных для сдачи отчетности осуществляется через специальный конвертор.
В заключение отметим, что бухгалтерам все же стоит настраиваться на переход на электронную систему отчетности в обязательном порядке. Тем более что ФНС постоянно говорит об этом. Конечно, вряд ли такой законопроект будет реализован в ближайший год. Все-таки большинство российских фирм еще не готовы к этому морально. Ведь на многих предприятиях не только интернета, но и нормальных компьютеров не имеется. Руководители часто не озабочены проблемами бухгалтерии и считают, что за 300 долларов, которые они платят бухгалтеру, тот должен и в инспекцию сбегать, и в очереди постоять, и за допотопным компьютером работать. Поэтому у них просто нет стимула что-то менять, тем более что это связано с определенными затратами.
Как уже было сказано, есть также технические недоработки. Данные из бухгалтерских программ не всегда правильно выгружаются в форматы ФНС, а программы ФНС не всегда способны принимать данные, созданные другими программами. Но все же преимущества электронной отчетности налицо. И в ближайшие несколько лет, как показывает существующая тенденция, масштабы электронного документооборота будут увеличиваться.
Юрий ЛЕОНОВ
Материал предоставлен журналом «Московский бухгалтер», №1 2005 г.
Начать дискуссию