Налог с доходов сотрудников. Как его рассчитать

С выплат работникам надо удерживать налог на доходы физических лиц. Облагаемый доход можно уменьшить на налоговые вычеты. Как их предоставить, если сотрудник работает не с начала года? Как рассчитать налог с дохода уволившихся работников? На эти и другие вопросы недавно ответили чиновники.

Как рассчитать налог на доходы

Налог, который надо удержать из дохода сотрудника, рассчитайте по такой формуле:

Сумма дохода

Налоговые вычеты

Ставка налога

Налог на доходы физлиц

Зарплата может облагаться налогом по ставкам 13 и 30 процентов.
Налог по ставке 30 процентов удержите из зарплаты, выплачиваемой нерезидентам. Это граждане, которые проживают в России меньше 183 дней в году. При этом гражданство работника значения не имеет.
С зарплаты остальных сотрудников рассчитайте налог по ставке 13 процентов.
А что делать, если человек проработал в фирме полгода и уволился? В этом случае бухгалтер не знает, будет он продолжать свою деятельность в России или поедет за границу. По какой ставке надо удерживать налог из его дохода?
По мнению Минфина, налог нужно рассчитывать по ставке 13 процентов (письмо от 4 сентября 2002 г. № 04-04-06/186). Правда, при этом должны соблюдаться такие условия:

- работник является гражданином России;

- он проживает в Российской Федерации. Поэтому при найме новых сотрудников сделайте ксерокопию их паспорта. Не забудьте откопировать страницу, где указано место их регистрации. В старом паспорте это страница 16, в новом - 5.

Как предоставить вычеты

Большинству работников положены два вычета: 400 и 300 рублей. Первый дается самому сотруднику. Второй - каждому из его детей младше 18 лет. Такой же вычет положен на учащихся детей, которым меньше 24 лет.

Чтобы получить вычет в сумме 400 рублей, работник должен написать заявление. Оно составляется в произвольной форме. Как это сделать, посмотрите в бераторе "Выплаты физическим лицам" на странице I/10/07.
Для получения вычета в размере 300 рублей сотрудник должен принести копию свидетельства о рождении или документ, подтверждающий, что ребенок учится (например, справку из института).
Вычеты в сумме 300 и 400 рублей предоставляйте сотруднику до месяца, в котором его доход превысит 20 000 рублей. Этот показатель считается нарастающим итогом с начала года.
Поэтому если работник пришел в фирму в середине года, то не забудьте учесть доход, полученный на старой работе. Для этого потребуйте от сотрудника справку о доходах с предыдущего места работы. Для нее есть специальная форма № 2-НДФЛ.

Пример 1. Гражданка Смирнова начала работать в ЗАО "Актив" с 1 ноября 2002 года. Она получает 3000 руб. в месяц. У нее есть пятилетний сын.
С января по октябрь 2002 года Смирнова работала в другой фирме и получала 1600 руб. в месяц. Чтобы получить вычеты по налогу на доходы в "Активе" сотрудница принесла в бухгалтерию такие документы:

- справку по форме № 2-НДФЛ с предыдущего места работы. В ней указано, что с января по октябрь Смирнова получила 16 000 руб. (1600 руб. х 10 мес.);

- заявление на получение вычетов в сумме 400 руб. (на себя) и 300 руб. (на ребенка);

- копию свидетельства о рождении сына.
Налог с дохода Смирновой за ноябрь бухгалтер "Актива" рассчитал так.
Доход сотрудницы за январь-ноябрь составил:

16 000 руб. + 3000 руб. = 19 000 руб.
Эта величина меньше 20 000 руб. Поэтому в ноябре Смирнова имеет право на вычеты в сумме 400 руб. и 300 руб.
Налог на доходы за ноябрь равен:
(3000 руб. - 400 руб. - 300 руб.) х 13% = 299 руб.
В учете бухгалтер сделал такие проводки:
Дебет 20 Кредит 70
- 3000 руб. - начислена зарплата за ноябрь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физлиц"
- 299 руб. - удержан налог на доходы;
Дебет 70 Кредит 50
- 2701 руб. (3000 - 299) - выплачена зарплата за ноябрь.
В декабре 2002 года доход Смирновой превысил 20 000 руб.:
16 000 руб. + 3000 руб. х 2 мес. = 22 000 руб.
Поэтому сотрудница теряет право на вычеты.
Налог на доходы за декабрь равен:
3000 руб. х 13% = 390 руб. Дебет 20 Кредит 70
- 3000 руб. - начислена зарплата за декабрь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физлиц"
- 390 руб. - удержан налог на доходы;
Дебет 70 Кредит 50
- 2610 руб. (3000 - 390) - выплачена зарплата за декабрь.

Как получить неиспользованные вычеты

А что делать, если человек проработал в фирме несколько месяцев, а затем уволился и больше нигде не работал?
В этом случае человек может получить вычеты за каждый месяц года. Если, конечно, сумма его дохода меньше 20 000 рублей. При этом не имеет значения, сколько месяцев он получал доходы. На это недавно указали налоговики (письмо УМНС по г. Москве от 10 июня 2002 г. № 27-08н/26281).
Однако бухгалтер предоставил вычеты сотруднику только за то время, пока он работал в фирме. В результате по итогам года у человека удержали больше налога, чем положено.

В таком случае пересчитать налог может только налоговая инспекция. Для этого после окончания года сотрудник должен подать в свою инспекцию такие документы:

- декларацию о доходах. Для нее предусмотрена специальная форма № 3-НДФЛ;

- копию свидетельства о рождении или справку из института, где учится ребенок. Эти документы надо принести тем гражданам, которые хотят получить вычет в сумме 300 рублей на ребенка;

- заявление о предоставлении налоговых вычетов. Оно составляется в произвольной форме. Например, оно может выглядеть так:

Руководителю ИМНС № 17 СВАО г. Москвы
Смирнову В.И.
от Николаева М.В., ИНН 771712354652

Заявление

В соответствии со статьей 218 Налогового кодекса мне положены налоговые вычеты в сумме 400 рублей и 300 рублей. В 2002 году они были предоставлены мне за меньшее количество месяцев, чем положено. В связи с этим прошу пересчитать облагаемый налогом доход за 2002 год и уменьшить его на стандартные вычеты.

14 марта 2003 г. /Николаев М.В./

На основании этих документов налоговики пересчитают сумму облагаемого дохода. Если выяснится, что с человека был удержан лишний налог на доходы, то его вернут. Деньги будут перечислены на счет работника.

И. ЯКОВЛЕВА, эксперт аналитической группы "РАДА"