Чувство быстротечности времени посещает бухгалтеров едва ли не чаще, чем всех остальных людей. Вроде недавно банковскую выписку привезли, а уже вечер и половина платежек так и осталась неразнесенной... О том, как успеть все, корреспондент «Расчета» Ксения БАТАНОВА узнала на семинаре, организованном учебным центром «ПРАГМАТИК».
Оно улетит и больше не вернется
«Фразу “Все вернется на круги своя”, к сожалению, стали все чаще применять и ко времени. Стрелка, двигающаяся по кругу, создает иллюзию еще одного шанса сделать что-то в это же время. Но если представить время в виде песочных часов, ясно видно, что каждая секунда единственна и неповторима. Поэтому не занимайтесь самообманом, время уходит, причем навсегда», – верно подметил психолог, специалист в области тайм-менеджмента Александр Горбачев.
Не стоит уподобляться студентам, которые за ночь перед экзаменом могут перелопатить уйму учебников и конспектов. И хотя правило Парето, гласящее, что за 20 процентов времени выполняется 80 процентов работы, еще никто не отменял, помните, что спешка – не для бухгалтерского учета. Самый простой и самый доступный способ выполнть все – составить реальный план и четко следовать ему. Правда, для этого придется оценить все свои рабочие дела по степени их важности.
ABCD
Как расставить приоритеты, вам придумывать не придется: это уже сделал Дуайт Эйзенхауэр – 34-й президент США. Мысленно разделите все свои дела – на ближайший день или неделю – по категориям A, B, C, D.
Категория А – это важные и срочные дела, не терпящие промедления. Чтобы определить, относится ли дело к этой категории, задумайтесь о том, что будет, если вы не справитесь с ним сегодня. Если последствия существенны, например, из-за не вовремя сданной декларации налоговая начислит вам пени или штраф, смело записывайте это дело в разряд А. Еще одна немаловажная характеристика таких дел – они настолько важны, что вы всегда делаете их сами, не доверяя подчиненным.
К категории B относятся дела важные, но не срочные. В работе бухгалтера это – сбор первички, составление текущей отчетности, ведение книг покупок и книг продаж. Их можно делать самим, а можно поручить тем сотрудникам, профессионализму и знаниям которых вы доверяете. Им же можно доверить своевременное пополнение запасов бумаги для принтера, канцелярских принадлежностей, картриджей.
Эти, казалось бы, мелочи могут стать реальной проблемой: например, из-за закончившегося картриджа вы не сможете распечатать срочную платежку. В этот момент замена картриджа перейдет из разряда дел категории В в дело «А-важности», и у вас опять случится аврал, когда нужно будет делать все и сразу.
Оставшиеся две категории – C и D. Про категорию D вы смело можете забыть, это дела не важные и не срочные, например, подшить документы для архива или навести порядок в папке, где лежат приказы или заявления пятилетней давности – такие дела можно поручить новичкам, пусть они сидят и потихоньку разбираются в этом.
От дел категории C вам как главному бухгалтеру нужно бежать, как от огня, иначе они «съедят» все ваше рабочее время. К ним относятся срочные, но не важные дела – зазвонил телефон, зашел сотрудник
с очередной проблемой. Постарайтесь отгородить себя от них. Сообщите вашим помощникам, чтобы они соединяли вас только с теми, кто звонит по очень серьезным и срочным вопросам.
Прочим сотрудникам стоит запретить вбегать в ваш кабинет с гениальными и умными, как им кажется, предложениями и вопросами. Отведите для этого определенный период, а в остальное время занимайтесь действительно важными делами. Причем оптимален вариант, когда на день у вас запланировано не больше 2–3 дел категории А и около семи дел категории B.
Рабочее место не терпит бардака
Заваленный бумагами стол не является признаком того, что вы творческая личность. Это еще одна причина, по которой вы не успеваете сделать все вовремя. В менеджменте есть правило «семь плюс минус два», открытое ученым Мэрфи. Оно гласит, что мы можем держать в голове одновременно в среднем семь важных дел. Люди, подобные Юлию Цезарю, могут помнить сразу девять дел, а те, на ком природа немного отдохнула, не больше пяти. Обустройте свое рабочее место, учитывая эту особенность человеческого мозга.
Создавая в компьютере новую папку, старайтесь, чтобы в ней было не больше семи документов. Иначе на поиск нужного приказа или «рыбы» договора у вас уйдет лишнее время. Периодически «чистите» содержимое компьютерных папок: наверняка какая-то информация, которую вы сохраняли, больше вам не пригодится.
Появившаяся сравнительно недавно вредная офисная привычка завешивать весь монитор и ближайшие «окрестности» стикерами (клейкие листки бумаги), тоже не доведет до добра. Стикер на вашем компьютере может висеть как напоминание о важном деле не больше одного дня. Сделали дело – снимите стикер и выбросите в корзину. Иначе пестрое оформление вашего компьютера будет постоянно отвлекать внимание. Лучше заведите себе органайзер и заносите записи в него. Причем новомодное веяние – покупка электронной записной книжки – будет пустой тратой денег, если у вас менее 50 дел категорий А и В в месяц.
Трудно представить работу бухгалтера без бумаг. Но ограничить и упорядочить их количество можно. Те документы, которые могут понадобиться в течение дня, держите под рукой, например на тумбочке или в ящике стола. Папки, которые вам необходимы раз в неделю, положите в шкаф или стеллаж, стоящий в вашем кабинете. А сшитые папки с банковскими выписками, книгами продаж, кассовыми книгами за прошлый год уберите от греха подальше, то есть в архив. Их наличие в кабинете будет создавать психологически дискомфортное ощущение того, что у вас завал и нужно что-то срочно делать и решать.
Уходя с работы, разберите накопившиеся за день бумаги, ненужные выбросите, а нужные аккуратно сложите. Оставьте на столе только один документ, с которого вы предполагаете начать работу. В противном случае вы с утра потеряете массу времени на «выуживание» необходимой папки из-под завала и освобождение рабочего пространства. И упустите самое благоприятное для «мозговой атаки» время – утренние часы, когда лучше не отвлекаться на мелочи, а заняться делами группы А, то есть самыми важными.
Александр Горбачев: «Хотя правило Парето, гласящее, что за 20 процентов времени выполняется 80 процентов работы, еще никто не отменял, помните, что спешка – не для бухгалтерского учета»
Матрица Эйзенхауэра, или Какие бывают дела
срочные несрочные важные A
сдача отчетности, составление балансаВ
текущая отчетность, сбор первички, образование, здоровьеневажные С
звонки телефона, зашедшие коллеги или подчиненныеD
рутинная работа: сшивание папок, разбор старых документов
Несколько полезных мелочей
Не ленитесь записывать свои планы на день. Конечно, если у вас всего одно важное дело, вы точно не забудете о нем. Но если сегодня вам нужно рассчитать увольняющегося сотрудника, провести сверку с важным поставщиком, созвониться с клиентом по поводу акта сдачи-приемки, распечатать наконец-то книгу продаж за прошлый месяц и сделать еще тысячу дел, без плана на день вам не обойтись. Составьте его вечером, перед уходом домой, а утром подкорректируйте, если это необходимо. Сегодня на планирование уйдет не более 15 минут, а завтра вы сэкономите гораздо больше времени.
Расписывая задания на следующий день, будьте реалистами. Поэтому при восьмичасовом рабочем дне четкие планы у вас должны быть только на пять часов рабочего времени. И на этот период должны приходиться самые важные дела. Этот «зазор» необходим, ведь вероятность того, что в течение дня вам придется отвлекаться на незапланированные дела, равна 90 процентам.
Старайтесь не просматривать электронную корпоративную почту по утрам, если только вы не ждете особо важного письма. Сделайте это после обеда, когда работоспособность у вас будет на спаде.
Оцените со стороны свои привычки. Читали всю почту сами – пусть теперь это делает ваш помощник, а вам сообщает только о самом важном. Привыкли ежедневно просматривать правовые системы – оставьте и это своему помощнику, пусть он делает подборку измененных форм деклараций, новых писем Минфина и поправок к Налоговому кодексу. А в освободившееся время вы уж точно найдете чем заняться!
Виды планов
По мнению специалистов в области управления временными ресурсами, на весь процесс планирования не должно уходить больше 1 процента времени от прогнозируемого периода. Иначе говоря, планы на день рекомендуется составлять за 20 минут, на неделю – за 1,5 часа, а о планах на месяц размышлять не более семи часов.
В зависимости от периода планы могут быть разными. Позвонить в банк, связаться с поставщиком, объяснить директору, что налог на прибыль все же нужно заплатить – планирование таких дел идет в оперативном порядке.
Планирование на две недели вперед называется тактическим: в этот план занесите, например, подготовку сдачи годовой отчетности.
В стратегические задачи – как минимум на месяц вперед – вполне можно вписать посещение налоговых семинаров и зубного врача, визит к которому вы откладываете уже полгода.
Материал предоставлен журналом «Расчет», №1 2005 г.
Начать дискуссию