Передача дел главбухом

Геннадий ПОРВАТКИН
Юрист

Значение фигуры главбуха переоценить трудно, как трудно переоценить значение лица, отвечающего за:

формирование учетной политики;

ведение бухгалтерского учета;

своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;

соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ.

Без подписи главбуха денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

После всего сказанного становится очевидно, что увольнение главбуха (по собственному желанию или по желанию работодателя) является серьёзным испытанием для организации.

Причем сама процедура увольнения и передачи дел более интересна новому главбуху и руководителю. С уходящего, как правило, взятки гладки.

Кадровые документы

Для трудового законодательства главный бухгалтер является таким же работником, как и остальные сотрудники. Следовательно, его увольнение нужно грамотно оформлять.

Главбух назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации (ст. 7 закона о бухучете). Когда руководитель примет решение об увольнении главбуха (или получит от последнего заявление с просьбой об увольнении по собственному желанию) ему необходимо будет издать приказ об увольнении главного бухгалтера по одному из оснований, предусмотренных ТК РФ.

Здесь в первый раз возникает вопрос о передаче увольняющимся главбухом дел. Этот вопрос можно оговорить в приказе об увольнении, установив прямо в нём срок, необходимый для передачи дел либо издав специальный приказ, посвящённый только этому вопросу. Также неплохо позаботиться об этом заранее - предусмотреть в должностных инструкциях положение о том, что главбух (а также и остальные работники организации) при увольнении обязаны передавать дела.

Важно помнить: даже если главбух не передаст до окончания установленного срока дела, работодатель не имеет права каким-либо образом задерживать его дальше на работе, особенно если работник увольняется по собственному желанию. Попытки "уговорить" главбуха и другими способами (например, не отдавать трудовую книжку) могут обернуться для работодателя оплатой времени вынужденного прогула.

Законодательство не предусматривает обязанности главбуха при увольнении передавать дела. Единственный акт, содержащий указание на такую необходимость - это Положение о главных бухгалтерах (утв. постановлением Совмина СССР от 24.01.80 № 59). Пункт 6 этого положения говорит о том, что приём и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учёта и отчётности. В необходимых случаях приём и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа. Замечу, что статус этого документа более чем сомнителен: по справке СПС "КонсультантПлюс", этот документ фактически утратил силу в связи с изданием приказа Минфина России от 20.03.92 № 10.

В любом случае это положение действует в части, не противоречащей действующему законодательству.

Безусловно, руководителю хотелось бы иметь "тезисы" для "убеждения" главбуха все-таки передать дела. Но если в должностной инструкции главбуха предусматривается его обязанность в случае увольнения надлежащим образом передать дела, то за отказ от этой процедуры он может быть привлечён к дисциплинарной ответственности. Кроме того, в случае если главбух подал заявление об увольнении по собственному желанию, он, при подобном нарушении должностной инструкции и соблюдении установленного порядка, может быть уволен по одному из "порочащих" оснований за нарушение дисциплины.

В это время с работником, поступающим на должность главбуха, можно заключить трудовой договор с тем, чтобы он вступал в силу после того, как будет уволен старый главбух. После его ухода можно издать приказ о приёме на работу нового главбуха. Если в организации есть вакансия бухгалтера, будущего главбуха можно принять на эту должность, а потом, после увольнения главбуха, его перевести.

Руководителю нужно определиться с вопросом, сколько времени займёт передача дел. Законодательство на сегодняшний день не содержит каких-либо рекомендаций по этому вопросу. Руководитель организации должен решить этот вопрос самостоятельно, исходя из объема передаваемых материалов. Это срок можно указать либо в специальном приказе о приёме-передаче дел, либо опять-таки в приказе об увольнении главбуха.

Вполне возможна ситуация, когда руководитель организации с учетом объема передаваемых материалов принимает решение о необходимости создания специальной комиссии, которая займётся приёмом-передачей дел. Этот вопрос можно оговорить либо в приказе о приёме передаче дел, либо издав специальный приказ о создании такой комиссии. Также для участия в приёме передаче дел может быть приглашена аудиторская фирма.

Внесение изменений в документы

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Для того чтобы нормальная работа организации продолжалась и после увольнения главбуха, необходимо внести соответствующие изменения в некоторые документы. Так, изменения необходимы в карточке с образцами подписей и оттиска печатей, находящуюся в банке (в ней будет подпись увольняющего главбуха, а для подписания документов нужна подпись главбуха действующего). В противном случае банк не будет исполнять распоряжения по счёту, подписанные новым главбухом.

Если увольнение главбуха происходит в обычном порядке, без какой-либо спешки и неразберихи, вопрос замены карточки можно провести и когда передача дел будет завершена. Но если же главбух был уволен внезапно, то целесообразно оформить карточку на лицо, временно исполняющее обязанности главбуха, а уже после назначения постоянного главбуха, переоформить карточку с подписями.

В организации могут быть созданы и действовать специальные комиссии, в состав которых входит главбух. Например, комиссия для определения целесообразности и непригодности объектов основных средств для дальнейшего использования, невозможности или неэффективности его восстановления, а также для оформления документации на списание указанных объектов в организации (приказом Минфина России от 20.07.98 № 33н).

В таком случае необходимо внести изменения в приказы (распоряжения) руководителя о создании такой комиссии (комиссий), выведя из её состава увольняющегося главбуха, и ввести нового. Если таких комиссий было много, то возможно внесение изменений в их составы одним приказом (распоряжением).

Закон не содержит обязанности уведомлять кого-либо о смене главбуха. Но наличие непривычных подписей и фамилий может вызвать разного недоумение.

Подготовка документов и проверка состояния дел

Следующим этапом является подготовка имеющихся документов и проверка состояния дел с ведением бухучёта в организации. Процедура эта в любом случае будет полезна для руководителя: он может узнать много нового о ведении бухучёта в возглавляемой им организации.

Законодательство РФ предусматривает, что в каждой организации, в зависимости от вида осуществляемой ею деятельности, должен быть определённый перечень обязательных документов, отсутствие которых может повлечь за собой наступление негативных последствий для должностных лиц организации. В соответствии с законом о бухучёте требования главбуха по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Таким образом, в зависимости от специфики организации "старый" главбух должен передать, а "новый" главбух получить:

кассовую книгу. Её ведение в установленной форме, для осуществления расчетов наличными деньгами предусмотрено Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета Директоров Банка России 22.09.93 № 40);

книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке. Обязанность её ведения покупателями предусматривается НК РФ (п. 3 ст. 169), постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914;

книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур (лент ККМ, бланков строгой отчетности), составляемых продавцом при совершении операций, признаваемых объектами, которые облагаются НДС, в том числе не подлежащих налогообложению). Обязанность её ведения продавцами установлена вышеназванными документами;

журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (их ведение налогоплательщиком предусматривается п. 3, 4 ст.169 НК РФ);

журнал учёта выданных доверенностей (см, например, постановление Госкомстата России от 30.10.97 № 71а);

журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88);

книгу складского учёта (см. приказ Минфина России от 28.12.01 № 119н), а также другие книги и журналы, ведение которых предусматривается законодательством РФ.

Проверка состояния бухучёта

В процессе проведения проверки проверяющим лицам (новый главбух, руководитель организации, комиссия или аудитор) необходимо обращать внимание, в частности, на то, как отражены в бухучёте все происходившие в организации хозяйственные операции, соответствуют ли даты совершения этих операций (например, дата перевода денег контрагентам) бухгалтерским записей и т. п.

Если в процессе проведения проверки будут выявлены какие-либо нарушения, отсутствие ведения каких-либо необходимых журналов (книг) и т. п., то это обязательно отражается в акте приёмки-передачи. Книги (журналы), если их ведение предусматривается законодательством, должны быть заведены с даты выявления факта их отсутствия.

Также можно проверить наличие и правильность оформления первичных документов, которые должны оформляться организацией по всем проводимым хозяйственным операциям. При этом необходимо помнить, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражении в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Право подписи перечисленных лиц должно быть оформлено соответствующими приказами руководителя организации.

Первичные учетные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 закона о бухучёте.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главбухом или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности (Порядок ведения кассовых операций в РФ; утв. решением Совета Директоров Банка России 22.09.93 № 40). В этом случае в сроки, установленные руководителем организации, при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Напомним, что ответственность за соблюдение названного порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Инвентаризация

Закон о бухгалтерском учёте предусматривает проведение инвентаризации имущества и обязательств для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств. В обычной ситуации порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации. Вместе с тем, существуют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно: это в том числе и смена материально ответственных лиц. Заметим, что не всегда главбух является материально ответственным лицом, но в любом случае руководитель при его увольнении может провести инвентаризацию. Она проводится по его распоряжению. Результаты инвентаризации необходимо оформить соответствующим актом. Советы по проведению инвентаризации можно прочитать в "ПБУ" 11, 2002.

Акта приёма-передачи

Завершается процедура приёма-передачи дел составлением акта. Акт приёма-передачи дел имеет большое значение для обоих главных бухгалтеров (и старого, и нового). Этот документ вполне может использоваться для разграничения ответственности: так, если в организации не ведётся кассовая книга, то до даты передачи дел за это будет отвечать увольняющийся главбух, а после принятия дел, если она так и не будет заведена, новый.

Этот документ будет показательным и для руководителя организации: он сможет увидеть (если до этого не знал) состояние ведения бухучёта в организации и в случае необходимости принять меры к исправлению ситуации. В этом акте отражаются все существенные моменты проведённой работы по передаче дел. При составлении акта, используются бухгалтерские отчёты, балансы, выписки из банковских счетов в банке, договоры, сметы, акты ревизий, материалы о недостачах и т. д. В акте перечисляется перечень передаваемых документов (книг, отчётов, папок), договоров, штатных расписаний и т. д.

В случае выявлений нарушений (неведение необходимой отчётности, отсутствие какой-либо книги, ведение которой обязательно предусматривается законодательством), об этом делается соответствующая запись в акте. В случае несогласия с каким-либо из положений акта, "старый" главбух может сделать об этом отметку в акте.

Закон не говорит о том, кто должен подписывать такой акт. Полагаем, что он должен быть подписан "новым" и "старым" главбухами, руководителем организации и членами комиссии (если таковая организовывалась для приёма-передачи дел).

Таким образом, правильно организованная процедура приёма-передачи дел представляет собой хлопотное мероприятие. Но игра стоит свеч: и новый главбух и руководитель организации будут иметь возможность ознакомиться с истинным положением дел по ведению бухучёта, сложившихся в организации.