В последнее время ажиотаж вокруг достоверности подписей в счетах-фактурах и «первичке» усилился. Как рассказывают нам наши читатели, они стали получать от своих контрагентов письма с просьбой документально подтвердить полномочия сотрудников, подписывающих такие документы.
Для таких случаев подойдет специальное письмо, а вот копия приказа о приеме сотрудника на работу в этих целях не совсем удобна, так как в нем скорее всего назван оклад. Кроме того, им не подтвердить, что сотрудник по-прежнему трудится в компании.
Требования о подтверждении подписи обычно возникают, если договор заключен с новым контрагентом либо когда у контрагента появляются сомнения в полномочиях подписавших документы сотрудников. Например, нередко должность одного и того же сотрудника в разных подписанных им документах звучит по-разному. Так, из-за настроек бухгалтерской программы в накладной главбуха иногда называют «Бухгалтер», в то время как в счете-фактуре подпись того же специалиста стоит уже в графе «Главный бухгалтер».
Конечно, компания не обязана сообщать контрагенту информацию о своих сотрудниках. Нет в законе и сроков, в течение которых ее необходимо представить. Но если клиент ценный и компания не хочет его терять, стоит представить необходимые сведения.
Письмо о подтверждении полномочий составляют в произвольном виде (см. образец). В нем достаточно привести Ф. И.О. сотрудника, ответственного за подписание документов, а также данные о том, с какого времени он поступил на работу и какую должность занимает. Отдельно стоит отметить, что работник трудится в компании по настоящее время. Дополнительно можно уточнить, какие именно документы он вправе подписывать, а также привести реквизиты приказа о его приеме на работу и номера контактных служебных телефонов.
Для надежности, если оклад прописан в штатном расписании, а в приказе о приеме на работу есть только ссылка на него, к письму можно приложить копию такого приказа. В ином случае это может быть выписка из приказа о приеме на работу.
Андрееву Андрею Андреевичу
о подтверждении полномочий главного бухгалтера
Статья напечатана в газете "УНП" № 32, 2010
Комментарии
4Получив такое письмо от контрагента, я бы засомневался в подлинности подписи Генерального директора ООО «Компания». Для начала наверное нужно убедится в его полномочиях, заполучить образец его подписи, а уж потом принимать на веру все те права которыми он наделяет работников предприятия.
MIG700,
Вспоминается г-н Мерзяев из х/ф "О бедном гусаре замолвите слово"
- Что Вы, голубчик, не я веду дело. Бумага его ведет!
А еще А.И.Райкин
- Дайте мне справку, чт омне нужна справка, что им нужа справка....Что я не женат на всех женщинах Советского Союза!
Одним словом - бред! Бюрократия, вышелшая из-под контроля погубила не одно государство и, как минимум, превратила Сахару в пустыню.