Чтобы понять, какие документы нужно держать в архиве, а какие вполне можно уничтожить, воспользуйтесь приведенной ниже таблицей. В ней вы найдете сроки хранения бумаг, которые накапливаются в любой компании. Причем не так давно Минкульт обновил эти сроки.
Бумаги, «отслужившие свое», можно уничтожить, оформив соответствующий акт (подробнее об этом читайте в статье «Какой акт надо составить, если пришла пора избавиться от архивных документов», опубликована в журнале «Главбух» №21, 2010).
Как долго надо хранить документы компании
| Вид документа | Срок хранения |
| Документы о финансировании | |
| Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов | 5 лет |
| Договоры банковского счета | 5 лет после истечения срока действия договора |
| Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств | 5 лет после полного исполнения обязательств |
| Учет и отчетность | |
| Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная | Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет) |
| Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 лет |
| Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) | 5 лет при условии проведения проверки |
| Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей | 5 лет при условии проведения проверки |
| Счета-фактуры | 4 года |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет |
| Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах | Не менее 10 лет |
| Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним | 5 лет |
| Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | 5 лет |
| Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; б) квартальные | Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет, с нарастающим итогом за IV квартал — постоянно) |
| Налоговые декларации по всем видам налогов | 5 лет |
| Таможенные декларации | 5 лет при условии проведения проверки |
| Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75 лет) |
| Сведения о доходах физических лиц | 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75 лет) |
| Реестры сведений о доходах физических лиц | 75 лет |
| Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН | Не менее 10 лет |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях | 5 лет |
| Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям | 5 лет после истечения срока действия договора 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) 5 лет после истечения срока действия договора |
| Кадровый документооборот | |
| Коллективные договоры | Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности) |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 75 лет) |
| Документы о премировании | 5 лет |
| Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях | Не менее 10 лет 3 года |
| Личные дела: а) руководителей; б) работников | Не менее 10 лет 75 лет |
| Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет |
| Личные карточки работников (в том числе временных) | 75 лет |
| Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (невостребованные — 75 лет) |
| Командировочные удостоверения | 5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 75 лет) |
| Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников | 5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет) |
| Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 года |
| Графики предоставления отпусков | 1 год |
Статья напечатана в журнале "Главбух" № 21, 2010
Начать дискуссию