У французов есть такая поговорка: «Чёрт кроется в деталях», и каждый из нас не раз убеждался, что малозначимые на первый взгляд мелочи могут иметь очень серьезные последствия. Убеждаются в этом и бухгалтеры больших и маленьких организаций, когда приходится долго и тщательно выверять документы по оприходованию и списанию в расходы таких мелочей, как канцелярские товары.
Существует несколько способов приобретения и учета таких предметов. Наиболее тщательный и трудоемкий способ заключается в поименном и поштучном контроле буквально каждой единицы товара – будь то карандаш, коробочка скрепок или пачка бумаги для письма. Ведь все эти предметы по своей сути представляют собой материальные запасы компании, а их учет по бухгалтерии строго регламентирован ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.
При приемке материалы подвергаются тщательной проверке на предмет соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах. При этом поступающие материалы оформляются материально-ответственным лицом в виде составления приходного ордера по форме № М-4 либо вместо приходного ордера прямо на накладной от поставщика проставляется штамп с реквизитами такого приходного ордера.
Для получения со склада необходимых предметов приходится согласовать требование на список канцтоваров. А поскольку во многих организациях введены внутренние сметы и бюджеты по участкам и отделам, то необходимо ещё и своевременно подавать заявки, заранее учитывать расходы в бюджетах... В дальнейшем по мере отпуска канцтоваров со складов в подразделения и на участки, в бригады, на прочие рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство на основании п. 93 Методических указаний. Стоимость канцтоваров, отпущенных для управленческих нужд, относится на соответствующие счета учета этих расходов.
Всё это нужно для того, чтобы в соответствии с требованиями п. 6 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ обеспечивать выполнение одной из важных задач – контроль за сохранностью запасов в местах их хранения. В организации должен быть определен круг лиц, ответственных за приемку и отпуск ценностей, с которыми заключаются договоры о материальной ответственности. Обычно таковыми становятся завскладами, кладовщики, начальники производственных участков, руководители отделов и т.д.
Это самый сложный из возможных способов учета, который дает самое полное представление о том, сколько и каких предметов было приобретено, куда они разошлись и как быстро. Но чаще всего столь подробная аналитика так и остается невостребованной, а потому и не имеет смысла – достаточно ограничиться периодическим сбором заявок на необходимые предметы и выделять некоторую среднюю сумму для закупки канцтоваров. Очевидное достоинство способа – это возможность при наличии счета-фактуры от поставщика учитывать в зачет по НДС некоторую сумму, достойную внимания.
Но НДС учесть можно и при более простых способах, лишь бы были необходимые документы, а если компания освобождена от уплаты НДС или применяет упрощенный налоговый режим, то и подавно захочется общую схему учета материальных запасов как-то упростить и облегчить работу бухгалтера.
Чаще всего в небольших компаниях канцтовары приобретаются подотчетным лицом за наличный расчет, и все такие расходы сразу списывают в затраты. Основанием законности такого способа учета служит пп. 24 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ, который прямо относит расходы на канцелярские товары к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом суммы НДС, учтенные в стоимости приобретенных канцтоваров в целях расчета налога на прибыль по ст. 170 Налогового кодекса РФ, также будут признаваться расходом при соответствии требованиям главы 25 НК РФ. У «упрощенцев» основанием для этого способа будет пп. 17 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, но и для них не менее важно иметь в наличии накладные поставщика и документы об оплате.
А если канцтовары приобретены у предпринимателя, который применяет ЕНВД и освобожден от использования ККТ – тогда что прикладывать подотчетному лицу в подтверждение оплаты покупки? По Письму Минфина 11.11.2009 № 03-01-15/10-499 расходы при таких обстоятельствах должны подтверждаться либо кассовыми чеками, либо иными документами (товарными чеками, квитанциями или другими документами), подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар. Кроме того, чеки ККТ со временем выцветают, и служить подтверждением расхода по истечении года уже вряд ли смогут. Поэтому Минфин в Письме от 17.09.2008 № 03-03-07/22 указал, что подтвердить факт осуществления затрат можно также ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печатью организации. Оригинал чека, даже полностью утративший следы информации всё равно следует приложить к авансовому отчету.
Ну это так или иначе довольно известная информация, сэкономить на скрепках и на налогах с них значительные суммы вряд ли получится. Зато можно сэкономить на другом, не менее важном и ценном ресурсе – на времени.
Чтобы формировать и собирать заявки на приобретение по внутренним подразделениям и сотрудникам, своевременно закупать и доставлять в необходимых количествах нужное приходится либо загружать кого-то из имеющихся сотрудников, либо нанимать отдельного курьера. Удалось подсчитать, что на эти задачи сотрудник – «доброволец» тратит примерно 30 минут рабочего времени в день, что составляло около 1,5 рабочих дней каждый месяц. Так вот это время можно отдать работнику для исполнения его прямых должностных обязанностей, а для закупки канцтоваров найти такую компанию, которая не просто торгует канцтоварами, но и готова поставлять их Вам в нужное время в любом количестве и без дополнительных хлопот.
Сегодня выбор таковых очень широк, многие не только всё исполнят быстро и аккуратно, но даже сами напомнят о приближающемся сроке очередной поставки. Таким образом, вся беготня по отделам сводится к переписке и обработке заказа компанией-поставщиком канцтоваров, покупателю остается только оплатить и принять заказ. Не требуют даже и предоплаты, поскольку мелкие продавцы давно уже покинули рынок канцтоваров, уступив место более крупным игрокам. А те, конкурируя между собой, пришли к неожиданным решениям – например, кроме канцтоваров, поставляют ещё и обеды для сотрудников. Или как минимум доставляют питьевую воду со всеми необходимыми устройствами, атрибутами и расходными материалами. И на всё это сразу выдаются все необходимые бухгалтерские документы – ведь доставка производится на постоянной основе. Времени затрачивается минимум, дополнительных расходов не возникает – бесплатная доставка уже стала нормой для данной сферы услуг.
Вам могут предложить дополнительно такие услуги, как помощь в организации встреч и приемов, праздничных мероприятий, кейтеринг... А то и просто при необходимости доставят в течение нескольких часов срочное отправление, помогут найти и закупить в нужных объемах редкий материал или товар. Это тоже порой отнимает много времени и сил, а для бизнеса это ещё и дополнительные расходы. Каждое маленькое упущение может дорого обойтись. Не стоит размениваться на мелочи, на них действительно можно сэкономить, надо только уделить им чуть больше внимания.
Начать дискуссию