Интернет-конференция "Электронные счета-фактуры и электронные первичные документы"

26 апреля 2011 года на Клерк.Ру прошла интернет-конференция "Электронные счета-фактуры и электронные первичные документы". На вопросы наших пользователей в режиме онлайн ответил Антон Сизов, руководитель проекта Диадок компании СКБ Контур.

Незарегистрированный пользователь: какие документы нужны для создания эцп? сколько это стоит?

Антон Сизов: Эта процедура ничем не отличается от той, которую проходят организации при получении электронной цифровой подписи (ЭЦП) с целью сдачи электронной отчетности или участия в госторгах.

Для получения ЭЦП будущий владелец ключа подписи должен обратиться в ближайший к нему центр регистрации того удостоверяющего центра, который он выбрал. При себе необходимо иметь удостоверение личности, а также заверенные копии устава (если он является лицом, которое действует на основании Устава) или оригинал доверенности на право подписи документов. В удостоверяющем центре нужно заполнить бланк запроса сертификата ключа подписи, а по факту получения сертификата – бланк сертификата. Комплект рабочего места из лицензии «КрипроПро» (это специальная программа для безопасной работы с электронной подписью) и сертификата ключа электронной подписи стоит 2000 рублей в год.

Кстати, онлайн-заявку на получение ЭЦП можно подать на сайте Удостоверяющего центра СКБ Контур http://ca.skbkontur.ru/. Это крупнейший коммерческий центр в стране, имеющий представительства во всех регионах страны.

Незарегистрированный пользователь: обязательно ли в целях обеспечения безопасности документооборота обращаться в специализированные организации? можно ли обойтись собственными силами в создании системы безопасности?

Антон Сизов: Смотря о каком документообороте идет речь. Если мы говорим об обмене документами, не счетами-фактурами, то конечно, все вольны пользоваться услугами сторонних компаний или строить свою систему документооборота. Но в случае, когда вы строите свою систему, вам необходимо уметь поддерживать программное обеспечение, содержать инфраструктуру для нормального функционирования этого процесса, получать различного рода лицензии и сертификаты в контролирующих органах, наконец решать организационные вопросы со своими контрагентами. Или можно всю эту «головную боль» переложить на плечи специализированных компаний, которые умеют это делать. Говоря же о счетах-фактурах, которые согласно порядку Минфина можно передавать только через Операторов, ответ может быть таким: помимо всего перечисленного вам необходимо еще будет стать этим самым оператором и привести всю свою деятельность в этом направлении в соответствие с законом.

Пользователь Аноним01: При наличии электронного счета-фактуры дублирование его в дальнейшем бумажным вариантом с живыми подписями не требуется?

Антон Сизов: Нет, не требуется. Абз. 2, п. 1 ст. 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде» прямо указывает на то, что счета-фактуры могут быть выставлены только в электронном виде. В таком случае именно электронный счет-фактура будет являться «оригиналом» документа.

Незарегистрированный пользователь: Если отправленный электронно сч-ф оказался с неточностями - предусмотрены ли его уточнение, замена, отмена?

Антон Сизов: Согласно порядку работы со счетами-фактурами, опубликованному на сайте Минфина, в случае обнаружения покупателем неточностей к выставленному счету-фактуре он направляет уведомление об уточнении продавцу. Продавец, приняв такое уведомление, корректирует СФ и снова направляет покупателю. То есть покупатель сформирует в электронном виде в установленном формате Уведомление об уточнении (Диадок ему в этом поможет), укажет в нём, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно и почему, отправит это уведомление продавцу. Продавец внесет исправления и заново отправит ЭСФ. Детали (например, как регистрировать откорректированные счета-фактуры в книге покупок и продаж) будут зафиксированы в отдельных нормативно-правовых актах.

Незарегистрированный пользователь: из интервью Эху Москвы:
Г.ПОВАРОВ: Ну, старт наступит после ... это на этой неделе или на следующей.

Ваш прогноз?

Антон Сизов: Для того, чтобы организации смогли начать обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, необходим порядок обмена и формат. Порядок обмена, разработанный Минфином, уже находится на регистрации в Минюсте. После его утверждения, тут же будет утвержден и формат. Этого с нетерпением ждет весь рынок.
Пока же, в отсутствии счетов-фактур, пользователи системы Диадок обмениваются другими электронными первичными документами, имеющими юридическую силу. На сегодняшний день таких документов в системе было передано более 1 миллиона.

Кстати, наши аналитики подготовили подробное разъяснение, каких нормативно-правовых актов еще не хватает. Оно находится вот здесь http://www.diadoc.ru/normativno-pravovye-akty

Незарегистрированный пользователь: На ваш взгляд какое количество операторов документооборота будет предоставлять услуги обмена электронными счетами-фактурами?

Антон Сизов: Давайте сначала посмотрим на рынок Европы, который работает со счетами-фактурами уже около 10 лет. Там сейчас действует более 470 операторов электронного документооборота, и их количество ежегодно увеличивается на 25-30%.

Что касается российского рынка, то в ближайшие пару лет мы не увидим большого количества операторов на этом рынке. Это обусловлено технической и юридической сложностью услуг обмена электронными документами. Для того чтобы предоставлять такие услуги, компании нужно иметь опыт работы с юридически значимыми документами, соответствующие лицензии и ресурсы.

Сейчас все это есть у операторов электронной отчетности (те компании, благодаря которым бизнес много лет отправляет отчетность в ФНС, ПФР, Росстат через Интернет, а не носит ее на бумажках). Таких операторов электронной отчетности сейчас в России около 100 штук, компания СКБ Контур со своей системой «Контур-Экстерн» - крупнейший оператор (мы обслуживаем половину всех компаний в России, сдающих электронную отчетность).

Незарегистрированный пользователь: Вы утверждаете, что переход на систему электронных первичных документов экономически выгодно для компании. Допустим, отправка одного комплекта документов через почту стоит 50 рублей. Сколько будет стоить отправить этого же комплекта документов через электронную систему обмена счетами-фактурами?

Антон Сизов: Давайте разделять, что входит в состав услуг почты, и что входит в состав услуг операторов. Почта продает конверт и оказывает услуги по доставке этого конверта с документами до адресата. Все, на этом ее услуги считаются исполненными.

В Диадоке цена за документ должна скорее носить название «придание юридической значимости», а не «отправка». Помимо доставки документа до адресата Диадок решает такие проблемы, как подписание документа обеими сторонами (не надо пересылать подписанный документ туда-обратно), хранение электронного документа (не надо хранить бумажную копию в архиве), трата рабочего времени на хождение на почту (вы отправляете документы со своего рабочего места), затраты на расходные материалы (не нужно печатать документы, тратя бумагу и ресурсы принтера). Если же документ отправлен на почту с водителем или курьером – то это так же определенные затраты. Ну и сама доставка осуществляется в считанные мгновения, что порой очень важно при совершении сделок. Исходя из этого сравнение Диадока с почтой некорректно. Но даже в этом случае отправка пакета документов обойдется Вам в 20 рублей при средней цене 10 рублей за документ.

Незарегистрированный пользователь: Чем "Диадок" лучше "Такском файлер"? Сколько будет стоить роуминг, и когда он будет?

Антон Сизов: В идеале роуминг должен быть бесплатным. Довольно странно дополнительно платить только за то, что твой контрагент пользуется услугами другого оператора. Если клиент купил возможность отправлять документ за N рублей, то он и должен пользоваться этой возможностью, независимо от того, как этот документ дойдет до адресата. Однако на сегодняшний день инфраструктура роумингового пространства как таковая отсутствует, и просчитать даже приблизительные затраты операторов на ее создание очень сложно. Именно поэтому ответ на вопрос скорее описывает идеальную ситуацию, к которой надо стремиться.

Что касается сравнения нашей системы Диадок с системой конкурентов – то оно как минимум не корректно. Думаю, здесь выбор должен делать сам пользователь, основываясь на ряде критериев: функционале, простоте интерфейса, стоимости.

Что касается системы Диадок, то сейчас нашими клиентами являются более 20 000 компаний. На данный момент эти компании обменялись уже более 1 млн электронных юридически значимых документов (за исключением счетов-фактур). Как только будет возможность обмениваться и электронными счетами-фактурами (после утверждения Порядка), в Диадоке появится и этот функционал (он уже готов).

Еще один момент – Диадок это самостоятельная система для обмена документами. То есть ее пользователем может стать любая компания, независимо от того, клиентом какого оператора она является по электронной отчетности.

Кстати, совсем скоро (прямо на днях) в Диадоке появится новый классный интерфейс :). Мы очень долго над ним работали, и нашим клиентам он тоже понравится. А пока получить приблизительное представление о том, как устроена система Диадок изнутри любой желающий может в демо-версии (демо-версия находится на нашем сайте). Вход в демо-версию свободный для всех (без регистрации) и бесплатный. Но помните, что сама система, конечно, намного лучше :)

Незарегистрированный пользователь: Как отправлять ЭСФ из Инфо-Бухгалтер?

Антон Сизов: Скорее всего вы имеете ввиду именно интеграцию с учетной системой. Мы сейчас работаем над интегрированным решением с учетными системами, но прежде всего уделяем внимание наиболее распространенным решениям. В частности, разработан интеграционный модуль для пользователей 1С: сформированный в 1С счет-фактуру в несколько кликов пользователь сможет подписать и отправить своему контрагенту через Диадок.

Для того, чтобы из «Инфо Бухгалтер» можно было оправлять счета-фактуры, необходимо в первую очередь научить эту систему выгружать счета-фактуры в правильном формате XML. Далее возможна автоматическая интеграция с системой документооборота (как с 1С) или совсем простое решение: сохранить файлы в папку на компьютер пользователя, подгрузить в Диадок, подписать ЭП и отправить контрагенту.

Незарегистрированный пользователь: Каким образом я смогу предоставить в налоговую инспекцию копии электронных счетов-фактур и других документов по ее запросу? Как это должно выглядеть на практике?

Антон Сизов: 19 апреля вступил в силу Порядок направления требования и порядок представления документов в налоговую в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Согласно порядку электронные счета-фактуры (электронные документы могут быть направлены только по установленным форматам (ст. 93 НК РФ), а такой формат разрабатывается только для счетов-фактур) можно будет направлять в электронном виде без дублирования на бумаге.

Для остальных документов (товарных накладных, актов, и пр.) единый формат не установлен, поэтому их надо будет распечатать, заверить печатью и подписью налогоплательщика и представить налоговому органу.

Незарегистрированный пользователь: Каковы гарантии того, что при электронном обмене счетами-фактурами не будет происходить утечка информации?

Антон Сизов: Гарантией этого служит договор с оператором. Уважающая себя компания не позволит себе нарушить условия договора и совершить противоправные или недобросовестные действия с теми данными, которые принадлежат их клиентам. Согласно договору с оператором, в случае установления факта утечки информации Вы можете обратиться в суд в установленном порядке и призвать оператора к ответу. Любой такой прецедент сразу отбросит тень на репутацию любого оператора, а значит на рынке ему делать будет больше нечего. Думаю, что все участники, предоставляющие услуги обмена электронными документами это прекрасно понимают.

Незарегистрированный пользователь: Предполагается ли, что налоговые органы смогут запрашивать информацию у операторов обмена электронными счетами-фактурами без ведома компании?

Антон Сизов: Нет, не предполагается. Согласно проекту порядка обмена электронными счетами-фактурами, оператор обязан хранить ТОЛЬКО подтверждения, которые выдает участникам обмена электронными счетами-фактурами. То есть самих документов (в данном случае электронных счетов-фактур) у операторов электронного обмена документами физически нет.

Поэтому налоговые органы как спрашивали документы у налогоплательщиков, так и будут их спрашивать, операторы тут ни при чем – они обеспечивают гарантию доставки и подтверждение времени. Сами же электронные документы хранятся у продавца и покупателя и у них же будут запрашиваться.

Незарегистрированный пользователь: Объясните, почему я не могу обмениваться документами, в частности счетами-фактурами, при помощи электронной почты? Почему необходимо это делать через операторов (платных посредников)? Разве это не идет в разрез с мнением премьера о посредниках?

Антон Сизов: Прежде всего, в процессе обмена электронными счетами-фактурами важна юридическая значимость документов. Процесс обмена электронными счетами-фактурами между компаниями описан в проекте «Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Отдельный Порядок подробно описывает, как электронные счета-фактуры будут предоставляться организациями по требованию налоговых органов. Оба документа четко оговаривают, что электронные счета-фактуры должны быть подписаны электронной цифровой подписью и передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае, электронный счет-фактура не будет иметь юридическую силу, то есть его нельзя будет применить для зачета НДС или, например, для защиты интересов организации в суде.

К тому же, если посудить, то услуги электронного обмена документами – это такой же сервис, как например, телефона связь. Неужели, когда компания хочет обеспечить свой новый офис телефонной связью, она начнет самостоятельно прокладывать телефонный кабель? Аналогично, почему предприятия заказывают доставку воды в офис, а не выделяют отдельного человека и транспорт, чтобы он ездил с канистрами и набирал воду в роднике?

Потому что в этих случаях, так же как и системами обмена документами, данный бизнес не является профильным. И затраты (трудовые, финансовые) в случае самостоятельной обеспечения этой потребности будет намного выше, чем если обратиться в профильную компанию, предоставляющую нужный сервис.

Простой пример. Для того, чтобы обмениваться документами, имеющими юридическую силу, компания, работающая через оператора, подписывает только 1 соглашение об обмене электронными документами (собственно, между компанией и оператором), а не по принципу «все со всеми».

В случае самостоятельной организации процесса все будет по-другому. Так, если в процессе обмена электронными документами без участия оператора участвуют 5 компаний, то им необходимо подписать 10 соглашений между собой. Если 100 компаний – то 4950.

При этом им пришлось бы задуматься о совместимости их систем, обеспечении бесперебойности с ростом количества участников системы.

Пользователь Анна1980: Какими нормативно-правовыми актами регламентируются все нюансы, касающиеся электронных счетов-фактур?

Антон Сизов: Если кратко, то ст. 169 НК РФ разрешает обмениваться электронными счетами-фактурами (после того, как закон 229-ФЗ внес в нее изменения), порядок обмена электронным счетами-фактурами – регламентирует правила выставления и приема ЭСФ.

Есть еще порядок направления требования и порядок представления документов в электронном виде в налоговую. Т.к. ст. 93 НК говорит, что электронные документы могут быть представлены только в установленном формате, и такой формат разрабатывается только для СФ, то данный порядок регламентирует представление ЭСФ по требованию налоговых органов.

Для получения полного представления о ситуации с нормативно-правовыми актами касательно счетов-фактур в электронном виде можно почитать специальный документ, который подготовили аналитики проекта Диадок и который находится на нашем сайте

Незарегистрированный пользователь: Я правильно понимаю, что электронно выставить счет-фактуру задним числом уже не получится? В случае, если поставщик по каким-то причинам замешкался с процедурой выставления сч-ф, ему придется высылать оформленный документ почтой. Или как-то можно и при электронной передаче обозначить дату в сч-ф, отличную от даты отправки?

Антон Сизов: На сайте Минфина опубликован проект Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС. Сейчас порядок находится на регистрации в Минюсте и, как только эту регистрацию пройдет, то будет опубликован.

В указанном порядке четко определяется, какую дату считать датой выставления электронного счета-фактуры покупателю. Это дата, когда счет-фактура поступил оператору электронного документооборота от продавца. Дата фиксируется в системе специальным подтверждением (это технический документ, который автоматически формируется оператором), которое направляется в адрес продавца.

Поэтому в случае с электронными счетами-фактурами выставить их «задним числом» не получится.

Пользователь Holywasser: Почему для начала работы выбраны именно электронные счета-фактуры? Есть ли какие-то законодательные ограничения на прочие документы в электронном виде? Или если не законодательные, то какие?

Антон Сизов: Счет-фактура является основанием для принятия налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету или возмещению. А НДС – это один из основных источников поступления средств в бюджет. Кроме того, НДС является налогом, который может быть уменьшен возвратом, обоснованность таких возвратов налоговики ревностно проверяют.

Это подтверждают и факты. По данным ФНС, в 2010 году налоговыми органами истребовано у налогоплательщиков порядка 17 млн. счетов-фактур (это около 40% от всех истребованных документов за год). Что касается всех других документов, то законодательных ограничений к их использованию в электронном виде нет.

По идее, использовать электронные договоры, акты, накладные и пр. компании могут уже с 2002 года, когда вступил в силу закон об электронной подписи. Согласно ст. 1 закона «Об электронной цифровой подписи» (№ 1-ФЗ от 10.01.2002) в электронном виде можно передавать и хранить документы, используемые в гражданско-правовых отношениях и в других предусмотренных законодательством случаях. Ст. 9 закона "О бухгалтерском учете" (№129-ФЗ от 21.11.1996) также предполагает возможность составления первичных и сводных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации. Подтверждает это и целая серия разъяснительных писем Министерства финансов РФ.

И только в отношении счета-фактуры до 2010 года (до принятия закона 229-ФЗ) было сказано, что он «предоставляется в бумажном виде». Поэтому говорить, что «для начала работы выбран счет-фактура» неправильно. Электронным счетом-фактурой, скорее, закончили :)

Другое дело, что согласно ст. 93 НК представлять документы в электронном виде в налоговую можно только в установленном формате. Такой формат сейчас разрабатывается только для счетов-фактур. Поэтому другие документы в налоговую можно представлять исключительно в бумажном виде: делается бумажная копия электронного документа (распечатывается, заверяется печатью и подписью уполномоченного лица, у которого хранится документ).

Пользователь Sol_Ol: Хотелось бы понять будет ли "Диадок" совместим с другими операторами связи, предлагающими такую же услугу (электронный документооборот)? В качестве примера:Поставщик передает пакет документов через "Такском-Файлер", а у покупателя установлен "Диадок", в этом случае покупатель получит свои документы? Или предполагается, что и поставщик и покупатель должны обслуживаться у одного и того же оператора связи (что на мой взгляд не очень удобно)?

Антон Сизов: Да, конечно. Уже сегодня ведется работа с некоторыми компаниями, в том числе с представителями «Такскома», по созданию роуминговой инфраструктуры. Однако стоит отметить, что организация так называемого единого пространства доверия электронных подписей, а также сама организация доставки документов до адресатов, находящихся на обслуживании у разных операторов, – это очень сложные и амбициозные задачи. И нам всем (спецоператорам) придется решать их сообща, прилагая общие усилия и договариваясь о правилах и форматах

Незарегистрированный пользователь: Еще один вопрос относительно проверок и предоставления документов внешним пользователям. Дело в том, что во время аудиторских проверок мы предоставляем аудиторам папки с документами, а что делать в случае применения электронных документов? Нужно допускать аудиторов к программе? Есть ли какой-то гостевой вариант работы с программой для таких случаев?

Антон Сизов: Если у организации есть необходимость предоставить оригиналы электронных документов какому-то стороннему лицу (например, аудитору), то в данный момент в системе обмена электронными документами Диадок предусмотрен специальный функционал входа по логину и паролю (помимо стандартного входа по сертификату электронной цифровой подписи). Пользователь, допущенный в систему по логину и паролю, не может отправлять и подписывать документы, но может их просматривать. Организация может завести такую учетную запись для того, чтобы аудиторы и другие лица могли просматривать документы. При этом мы обеспечиваем максимальную безопасность как при входе по сертификату электронной подписи, так и при входе по логину и паролю.

Незарегистрированный пользователь: Насколько я понимаю, здесь речь идет не только об электронных счетах-фактурах. В этом случае интересует вопрос, есть ли возможность организовать процедуру "визирования", т.е. ознакомления руководителей нескольких отделов и подтверждения своего согласия на заключение того или иного договора проставлением своей подписи. На бумаге все понятно - все подписи собрал, договор провел, а здесь как? Если это возможно, что в этом случае происходит с ценой на Ваши услуги?

Антон Сизов: Сегодня Диадок решает вопросы передачи документов от контрагента контрагенту. Функционала внутреннего согласования документов у нас нет. Мы осознаем потребность в таком функционале и рассматриваем 2 возможных решения. 1) интеграция с существующим решением (которых на рынке существует много сейчас и (или) 2) реализовать функционал в Диадоке.

Сейчас на рынке существует множество решений этой проблемы, и со многими разработчиками этих решений мы ведем разговор об интеграции (если говорить о первом возможном решении этой проблемы).

Соответственно, интегрированное решение позволит решать две задачи: и согласование документов, и придание им юридической значимости. Если же говорить о перспективах, то не исключено, что функционал согласования появится в Диадоке в ближайшем будущем.

Незарегистрированный пользователь: Вопрос про ЭЦП. Много раз читали, что ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи. Это хорошо. Но непонятно, все-таки, ЭЦП закрепляется за конкретным человеком или нет? Например, менеджер отправляет договор – у менеджера для этого есть ЭЦП, а если он уволится, на нового менеджера нужна новая ЭЦП или нет? Каковы сроки изготовления?

Антон Сизов: Согласно ФЗ №1-ФЗ «Об электронной подписи» сейчас владельцем сертификата является именно человек, но выдается сертификат как на сотрудника организации. Организация должна предусмотреть регламент выдачи и учета ЭЦП: то есть вести списки тех, кому ЭЦП были выданы на какой срок.

В случае увольнения сотрудника организация уведомляет свой удостоверяющий центр и сертификат отзывается. Редко бывает, что сотрудник увольняется внезапно, обычно об этом по трудовому законодательству уведомляют за 2 недели. Этого срока достаточно чтобы в учетной политике прописать нового уполномоченного сотрудника подписывать документ, и выдать ему ЭЦП.

Незарегистрированный пользователь: Правильно ли я понимаю, что вся моя переписка с контрагентом (также пользователем ДИАДОК) хранится у Вас на сервере и, при необходимости, Вы можете предоставить все доказательства ее юридической значимости без ознакомления с информацией, содержащейся в ней?

Антон Сизов: Оператор обязан хранить подтверждения о доставке электронных документов. Данные подтверждения обеспечивают юридическую значимость документов в том числе. Эти подтверждения являются техническими документами и не имеют информации, содержащейся в самих документах организации.

Незарегистрированный пользователь: Не секрет, что, по крайней мере, в течение срока исковой давности необходимо будет хранить электронные счета-фактуры. Какими средствами в ДИАДОКе будет обеспечиваться юридическая значимость подобного архива? Ведь Удостоверяющий Центр СКБ "Контур" не оказывает услугу по формированию квалифицированной электронной подписи в формате CADES (со службами отметки времени и проверки статусов сертификатов).

Антон Сизов: В системе обмена электронными документами Диадок реализован функционал «перештамповки». Суть его заключается в том, что оператор службы штампов времени ежегодно «переподписывает» документы со всеми ранее проставленными метками времени. Таким образом, выполняется требование п.1 статьи 4 закона №1-ФЗ «Об ЭЦП», в частности доказывает, что сертификат ключа подписи действовал на момент подписания документа.

Незарегистрированный пользователь: А можно Вам задать вопрос о будущем данного проекта? Как Вы сами оцениваете перспективы данного проекта? Насколько он в принципе интересен Контуру? Не думаете ли Вы, что проект может "увязнуть" из-за того, что люди в своем большинстве пока еще не готовы перейти на электронный документооборот? Или Вы рассчитываете, что обязанность вести электронный документооборот будет закреплена законодательством точно также как сейчас сдача отчетности в электронном виде?

Антон Сизов: Мы оцениваем перспективы проекта Диадок как «грандиозные». Для этого достаточно, во-первых, взглянуть на рынок Европы и на его развитие. Этот рынок уже охватывает 3,6 млн. предприятий и растет ежегодно на 25-30%. Услуги электронного обмена документами предоставляют там около 470 операторов.

Что касается российского рынка, то мы и наши коллеги (европейские эксперты) очень высоко оценивают перспективы его развития. Для этого есть ряд причин. По последним данным ФНС, сейчас в России 61% компаний сдают отчетность в электронном виде, то есть эти компании регулярно используют ЭЦП и умеют работать с юридически значимыми документами. Это очень высокий процент и это позволяет сделать вывод, что у нас в стране создана прочная инфраструктура для работы с электронными первичными документами. Государство также всячески стимулирует этот процесс.

Мы не рассчитываем, что процесс обмена электронными счетами-фактурами будет законодательно закреплен как обязанность для компаний (хотя, такой ход развития событий не исключен). Здесь дело в другом – потребность избавиться от бумажной рутины есть у самих предприятий. Сейчас в России циркулирует около 45 млрд. первичных документов в год, компании просто тонут в бумаге и конечно хотели бы оптимизировать этот процесс. Бумажные документы и электронные не сравнимы по простоте использования и затратам. И большинство компаний это понимает. И поэтому они не просто не будут противиться возможности использовать электронные документы, но и сами будут инициатором в этой области.

Наш опыт это подтверждает – количество клиентов в нашей системе растет очень высокими темпами. Я уже неоднократно говорил, но повторюсь, что за три месяца работы Диадока, пользователи уже передали друг другу более 1 миллиона электронных документов. Как только введут счета-фактуры, эта цифра будет расти в геометрической прогрессии.

Незарегистрированный пользователь: Скажите какой порядок исправления обнаруженных ошибок в выставленной электронной счет-факуре? Насколько он проще?

Антон Сизов: На данный момент ФНС только ведет разработку соответствующего нормативно-правового акта, регулирующего порядок исправления электронных счетов-фактур.

Незарегистрированный пользователь: Как вы думаете, будут ли налоговики относиться при проверках к электронным счетам-фактурам и электронной первичке более предвзято?

Антон Сизов: Скорее напротив. Дело в том, что здесь процесс аналогичен процессу проверки электронной отчетности. Документы в электронном виде проверять представителям налоговых органов проверять удобнее и проще, чем бумажные. К тому же операторы электронного документооборота настраивают обычно в системах форматно-логический контроль (то есть, чтобы суммы в определенных графах совпадали, чтобы количество знаков ИНН, например, не превышало определенное значение и т.д.). Это позволяет избежать ошибок при заполнении и, соответственно, облегчает работу контролирующих органов.

Кроме того, инициатива при работе с электронными счетами-фактурами исходит из ФНС, она сама готовила данный порядок и форматы счетов-фактур, чтобы налоговым было проще получать и обрабатывать эти документы.

Пользователь SKozlovtseva: Добрый день! У нас установлена программа Контур Экстерн,необходимо ли нам покупать ПО "ДИАДОК" или в Контур Экстерн будет реализован функционал отправки ЭСФ?

Антон Сизов: Система для сдачи электронной отчетности «Контур-Экстерн» и система для обмена электронными первичными документами и счетами-фактурами «Диадок» - это две разных по функционалу системы. Два отдельных продукта от компании СКБ Контур. Функционал отправки электронных счетов-фактур реализован в системе Диадок и в системе «Контур-Экстерн» его не будет. Однако, поскольку у этих систем один разработчик (компания СКБ Контур), то, естественно, клиентам системы Контур-Экстерн не придется оплачивать дополнительно стоимость рабочего места (то есть приобретать сертификат ЭЦП и лицензию на право использования КриптоПро), в случае, если и с той и с другой системой будет работать один и тот же человек. Для клиентов системы Контур-Экстерн достаточно будет только подписать заявление о присоединении к регламенту Диадока (чтобы обеспечить юридическую значимость документов) + подписать договор на обслуживание по одному из тарифных планов (грубо говоря, купить необходимое количество исходящих документов).

Подписать заявление о присоединении к регламенту Диадока и договор на покупку тарифного плана абоненты системы Контур-Экстерн смогут в своем сервисном центре в любой момент (например, при продлении).

Незарегистрированный пользователь: У нашей компании филиальная сеть. В связи с этим у нас возникло несколько вопросов по программе Диадок:
1. Договора на подключение Диадок, будет заключаться с головной организацией или с каждым филиалом отдельно?
2. Как это может отразиться на стоимости договора? сколько будет стоить подключение к Диадок, если у нас фелиалы в 15 городах России?
3. В разных регионах у нас установленны на компьютере Windows XP, то будет ли работать Диадок?

Антон Сизов: 1.При подключении к системе Диадок, вам будет достаточно заключить договор только с головной организацией. В договоре необходимо будет оказать список всех обособленных подразделений, для которых необходимо произвести регистрацию в системе. Соответственно получается 15 рабочих мест.

2.Стоимость складывается из стоимости рабочего места и выбранного тарифного плана (организация выбирает тот тариф, который наиболее всего подходит по количеству исходящих документов). Трафик исходящих документов можно считать как совместно со всеми филиалами, так и по каждому отдельно.

3.Для работы в системе Диадок нет каких-либо особых требований, кроме как выхода в сеть Интернет. Поэтому на компьютере с Windows XP работать с Диадоком можно.

Незарегистрированный пользователь: Коллеги, добрый день! подскажите, чем отличается система Диадок от системы, построенной на СЭДО компании с применением ЭЦП и предоставлением доступа "внешним" контрагентам на случай всяких проверок?

Антон Сизов: Если речь идет о представлении электронных первичных документов налоговому органу (договоры, акты, накладные), то различий нет. Однако в отношении электронных счетов-фактур есть нюансы. Так представлять электронные счета-фактуры в налоговый орган необходимо согласно Порядка направления требования и представления документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (он был разработан ФНС и вступил в силу 19 апреля текущего года). Порядок указывает на участие специализированного оператора электронного обмена документами, коим является компания СКБ Контур.

Незарегистрированный пользователь: Предусмотрена, ли форма Дополнительного соглашения к Договору (произвольная форма)? Если да, то отправка доп. соглашения к уже отправленному договору, передается за отдельную плату?

Антон Сизов: Если речь идет про формат электронной формы дополнительного соглашения, то такого пока нет. Вообще, стоит ответить, что стандартизированная форма сейчас предусмотрена только для одного документа – электронного счета-фактуры (но и она еще не утверждена). Относительно всех других документов сейчас стоит руководствоваться правилами составления, которые распространяются на документы, составленные на бумажных носителях.

Относительно стоимости: в системе Диадок оплачивается каждый документ.

Пользователь falcon61: Утверждены ли Минфином электронные форматы обмена счетами-фактурами?

Антон Сизов: На данный момент форматы ЭСФ еще находятся в стадии разработки. По срокам, к сожалению, ясности нет. Мы ожидаем, что форматы будут утверждены сразу после утверждения порядка обмена электронными счетами-фактурами, который сейчас находится на регистрации в Минюсте.

Незарегистрированный пользователь: Добрый день. Счет-фактура создается в ПО "Диадок"? Или же данный программный продукт имеет имеет функционал только загрузки СФ из файла и отправки? Если только загрузки, то хотелось бы узнать формат данного файла (.xml)?

Антон Сизов: На данный момент система Диадок позволяет загрузить электронные счета-фактуры напрямую из учетной системы бухгалтера, или же просто как файл, в формате XML. В дальнейшем функционал системы для работы с электронными документами Диадок расширится и будет реализована возможность создания счетов-фактур прямо в системе.

Незарегистрированный пользователь: Правильно ли я понимаю, что счета-фактуры можно будет направлять в налоговую инспекцию в электронном виде без дублирования на бумаге, но в этом случае Диадока будет недостаточно, нужен Контур-Экстерн?

Антон Сизов: Да, согласно пункту 5 Порядка представления электронных документов налоговому органу при отправке документов в электронном виде дублирование на бумажном носителе не требуется. Сейчас в компании СКБ Конутур идет работа по реализации данного Порядка в системе Контур-Экстерн совместно с Диадоком.

Пользователь lili_: Добрый день! Подскажите, пожалуйста, какие требования к Оператору электронного документооборота, ведь в законе прописаны только требования к электронно-цифровой подписи?
Спасибо.

Антон Сизов: Сейчас требования к оператору электронного документооборота ЭСФ в явном виде не сформулированы. Но с уверенностью можно провести аналогию с отчетностью в контролирующие органы и понятием Специализированный Оператор Связи. Специализированный оператор связи должен иметь специальные лицензии для осуществления своей деятельности (лицензии ФСБ, например), а программа должна быть сертифицирована на соответствие требованиям ФНС России (сертификат выдается после опытных испытаний в ФПУ ГНИВЦ ФНС России).

Компания СКБ Контур (являясь крупнейшим оператором электронного документооборота в сфере B2G) в качестве спецлоператора имеет все эти сертификаты и лицензии. Как только появятся все нормативно-правовые акты в области электронных счетов-фактур, то возникнет необходимость аттестации всех операторов электронного документооборота и в сфере B2B.