Надо ли вести налоговые карточки

Все фирмы и предприниматели должны вести учет доходов своих сотрудников по форме № 1-НДФЛ. Причем заполнять эту форму надо отдельно на каждого работника. Могут ли налоговики оштрафовать фирму, которая не ведет налоговых карточек по НДФЛ? Ответ на этот вопрос вы найдете в нашей статье.

Все фирмы и предприниматели обязаны вести учет доходов, которые они выплачивают своим работникам. Для этого заводятся налоговые карточки, составленные по форме № 1-НДФЛ, утвержденной приказом МНС России от 1 ноября 2000 г. № БГ-3-08/379.
Могут ли налоговики оштрафовать фирму или предпринимателя за отсутствие налоговых карточек?

Позиция налоговиков
Налоговики считают, что налоговая карточка является первичным документом налогового учета, поскольку на ее основании фирмы выдают сотрудникам справки о доходах (форма № 2-НДФЛ).
Если налоговой карточки нет, значит, у фирмы нет необходимого первичного документа. А отсутствие первичных документов – это грубое нарушение правил учета доходов граждан. Ответственность за это нарушение установлена в статье 120 Налогового кодекса РФ.
Свою позицию налоговики изложили в письме МНС России от 28 сентября 2001 г. № ШС-6-14/734, которое было разослано всем налоговым инспекциям.
Руководствуясь указаниями министерства, инспекторы применяют статью 120 Налогового кодекса к фирмам, которые не ведут форму № 1-НДФЛ. Однако предпринимателей они не трогают, поскольку по этой статье наказать можно только фирму.

Мнение арбитражных судов
Большинство арбитражных судов встали на сторону организаций (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 6 августа 2002 г. № А05-4270/02-263/10; постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 14 июня 2002 г. № Ф09-1196/2002-АК).
Их позиция заключается в следующем. В действующем законодательстве нет понятия первичных документов налогового учета. При классификации документов следует руководствоваться Федеральным законом от 21 декабря 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». По этому закону первичными являются оправдательные документы, которыми оформляются хозяйственные операции. На их основании ведется бухгалтерский учет.
Первичными документами для выдачи заработной платы сотрудникам являются ведомости на выплату зарплаты и расходные кассовые ордера. А уже потом, на основании этих документов, бухгалтер заполняет форму № 1-НДФЛ.
Таким образом, форма № 1-НДФЛ не относится к первичным документам бухгалтерского учета, а понятия первичных документов налогового учета в законодательстве нет.
Значит, за отсутствие формы № 1-НДФЛ налоговики оштрафовать не могут.
Однако такой позиции придерживаются не все судьи. Например, Уральский арбитражный суд в своем постановлении от 20 августа 2002 г. № Ф09-1736/02-АК заявил, что поскольку закон обязывает фирму вести форму № 1-НДФЛ, невыполнение этой обязанности означает грубое нарушение правил учета доходов граждан.

Советы
Несмотря на противоречивую арбитражную практику по этому вопросу, решений в пользу организаций все-таки больше. Однако налоговики все равно продолжают штрафовать фирмы за отсутствие налоговых карточек. Поэтому, если вы не хотите спорить и судиться с налоговой инспекцией, вам следует эти карточки вести.
Если все же такие карточки вы не вели и налоговики оштрафовали вашу фирму, не спешите платить штраф. Пусть инспекция сама обращается в суд. Есть большая вероятность, что суд примет вашу сторону.

П. ЛУНИНА,
редактор-эксперт журнала «Практическая бухгалтерия»