Много лет назад натуральный обмен уступил место товарно-денежным отношениям. В результате возникла принципиально новая система торговли, просуществовавшая в относительно неизменном виде до настоящего времени.
Однако теперь мы стоим на пороге новой революции. Процедура оплаты товаров и услуг в последнее время претерпевает самые радикальные изменения - все больше финансовых операций производится через Интернет, транзакции совершенствуются и упрощаются. В условиях глобальной экономики компании совершают финансовые операции не только в рамках своего региона, но и по всему миру, а это требует повышенной эффективности и скорости взаимодействия с поставщиками. Компании самых разных размеров осознают необходимость автоматизации процессов обработки и осуществления платежей, ведь именно она меняет сами принципы ведения бизнеса.
Платежная эволюция
Вплоть до середины XXвека процедура обмена «чего-то на что-то» практически не менялась. Банковские чеки и наличные долгое время оставались главными платежными средствами. Первая печатная банкнота появилась только в 1855 году. Затем возникли платежные карты, предшественницы современных «кредиток», что в корне изменило ситуацию и позволило многочисленным участникам рынка активнее взаимодействовать друг с другом. Сегодня наиболее прогрессивные компании стремятся к полной автоматизации транзакций с партнерами и клиентами, при которой счета и накладные проходят путь «от закупки до платежа» в электронном виде, минуя ручные операции.
Первая попытка формализации отношений между продавцами и покупателями была предпринята в 1979 году. Тогда Американский национальный институт стандартов (AmericanNationalStandardsInstitute, ANSI) начал разработку документа, регулирующего взаимоотношения между торговыми партнерами, который оговаривал ранние формы электронных счетов. Это стало первым этапом создания современных государственных, национальных и общеевропейских стандартов, регламентирующих деятельность компаний-продавцов.
Современные каналы поставок могут включать в себя десятки звеньев: зачастую, прежде чем попасть к покупателю, товар проходит через множество стран и рук. В результате компании вынуждены работать не только над развитием своих конкурентных преимуществ, но и над повышением эффективности и упрощением взаимодействия по всей цепи поставок – от разработчика до производителя и посредника.
Преодоление национальных преград на пути к международному рынку
У компаний, желающих вести бизнес на глобальном уровне, возникает множество проблем из-за отсутствия единого стандарта, регулирующего процесс выставления и обработки электронных счетов. Сегодня существует сразу несколько стандартов электронных счетов и законодательных требований, регулирующих их оборот. Многие европейские страны подписали соглашение о возможности выставления электронных счетов из частного сектора в государственный, а Еврокомиссия запустила ряд проектов, поддерживающих распространение электронных счетов (e-invoicing). Однако успех этого нововведения в Европе объясняется не только этими мерами. Современная экономика требует прозрачности денежных потоков и сокращения операционных издержек. Согласно исследованиям компании Billentis, автоматизация финансового документооборота способна сократить сопутствующие расходы на 60-80% (в сравнении с традиционной ручной обработкой бумажных счетов и прочих документов).
Европейские компании активнее внедряют электронные счета, поскольку им чаще приходится работать с несколькими валютами и различными стандартами отчетности. В этих условиях автоматизация значительно облегчает работу сотрудникам финансовых служб. В США же активное использование электронных счетов все еще ограничивается компаниями списка Fortune 1000. Основными препятствиями к внедрению новой системы здесь выступает дефицит бюджета и уверенность в том, что традиционная система «отлично работает», несмотря на ее очевидную неэффективность. Законодательные органы США также пока не выказывают особой поддержки распространению электронных счетов. Согласно недавнему опросу общественного мнения, проведенному компанией Baswareв США, 80% сотрудников бухгалтерии, работающих с кредиторской задолженностью, признают важность электронных счетов для их организации, однако процесс перехода сталкивается с множеством преград. В их числе недостаточно развитая деловая инфраструктура, сопротивление поставщиков, а также распространенное заблуждение, что переход на новые принципы работы – это слишком хлопотное и сложное дело. В то же время сохраняется высокое доверие к альтернативным способам оплаты - платежным картам и банковским чекам. Но они не всегда удобны – например, у платежных карт зачастую ограничен платежный лимит, а банковский чек можно просто потерять, что приведет к нарушению аудиторского следа.
Удивительно, но такие регионы, как Латинская Америка, гораздо более продвинуты в вопросе электронных счетов. Таким образом, они пытаются бороться с мошенничеством и обеспечивать своевременный сбор НДС. Например, в Мексике, при превышении суммы заказа 2000 песо, законодательство обязывает поставщика выставлять электронный счет. С 1 января 2011 года компании должны теснее сотрудничать с Налоговой службой для утверждения электронных счетов в режиме реального времени, проверки их соответствия требованиям законодательства, конвертации исходящих счетов в специфический XML-формат, а также внешнего подтверждения входящих счетов, которые впоследствии должны быть заархивированы и сохранены. Благодаря этому постановлению Мексика опережает Европу по темпам распространения электронных счетов, хотя Европейскому союзу, конечно, сложнее учесть законодательные особенности всех входящих в него стран.
Стремление соответствовать правилам и нормативам стало образом жизни компаний во всем мире. Наличие систем строгой отчетности, аудита и подтверждения финансовых операций позволяет держать все процессы под строгим контролем. Разработчики программных продуктов внедряют возможности аудита финансовой документации в свои решения (стандартное ПО), позволяя компаниям обеспечивать полное соответствие требованиям с минимальными затратами.
Соответствие требованиям и контроль являются неотъемлемыми составляющими финансовых процессов и операций. Учитывая строгие предписания контролирующих органов, важно обеспечить необходимый уровень прозрачности для финансовых инспекторов.
Рост объемов закупок и выставления счетов через Интернет значительно упрощает обеспечение соответствия требованиям, потому что возможность отслеживания процессов включается в корпоративное ПО. Это означает, что документация и операции сохраняются в архиве и в случае необходимости могут быть легко найдены.
Автоматизация рутины
Очевидно, что преимущества онлайн-операций и использования специализированного ПО не ограничиваются простым соответствием установленным нормам. Технологии в области обработки счетов быстро развиваются – если совсем недавно верхом совершенства было использование отсканированных и автоматически распознанных документов, то сегодня широко распространяются решения по автоматической обработке счетов, в том числе и полностью в электронном виде, (отслеживание оплаты, проверка на соответствие заказам и условиям договора). Однако, несмотря на доказанное преимущество новых технологий, отделы кредиторской задолженности многих компаний хранят верность «старому доброму» методу работы, сканируя и обрабатывая счета вручную, что в конечном счете увеличивает дополнительные расходы, а в некоторых случаях даже становится причиной того, что счета поставщиков так и остаются неоплаченными.
Несомненно, рассматривать работу со счетами отдельно от работы всего финансового отдела недальновидно.Согласно исследованию «LostinTransaction», проведенномупо заказу компании Basware, ошибки в работе со счетами у 35% опрошенных компаний стали причиной того, что услуги поставщиков оставались неоплаченными, а 24% респондентов признали, что их собственные счета не были оплачены по этой же причине.
Это частично объясняется тем, что различные департаменты компаний часто разрываются, пытаясь решить самые разные вопросы, нередко далекие от их прямых обязанностей. Последнее негативно сказывается на общей возможности успешно взаимодействовать с поставщиками. Финансовые департаменты стремятся оптимизировать оборотный капитал, внедряя различные условия расчета с поставщиками. Отделы снабжения желают накопить капитал, «выторговывая» из тех же поставщиков скидки. А отдел кредиторской задолженности делает все, чтобы контролировать процессы, что нередко приводит к задержкам в оплате и мелким сбоям.
Автоматизация всего процесса «от закупки до платежа» гарантирует необходимый уровень прозрачности и контроля над денежными потоками, что в свою очередь обеспечивает большую маневренность бизнеса в целом.
Открытость для глобального бизнеса
Несмотря на очевидный интерес к автоматизации, компаниям придется преодолеть множество препятствий при осуществлении глобальных финансовых операций.
В настоящее время мировая торговля очень фрагментирована - почти каждый закупщик и поставщик использует собственные специфические форматы документов. Покупатели используют свои стандарты.В результате на рынке доминируют многочисленные закрытые сети и различные стандарты электронных счетов, что представляется серьезной проблемой для бизнеса. Для того чтобы обмен счетами в электронном виде работал успешно, нужно чтобы компании имели доступ к глобальной открытой сети, где потребности и покупателей и поставщиков могут удовлетворяться и мирно сосуществовать. Без этого обе партнерские стороны не смогут получить преимущества от использования электронных счетов в полной мере.
Переход на электронные счета – шаг в будущее
Будущее компаний, стремящихся рационализировать весь процесс оплаты – в переходе на электронные счета, что значительно снижает стоимость и повышает эффективность процесса «от закупки до платежа». Исследование компании Basware«CostofControl2010» показало, что компании стремятся автоматизировать процессы - 72% респондентов либо повысили уровень автоматизации за последние 12 месяцев, либо планируют сделать это в течение года.
Способность эффективно взаимодействовать в глобальных масштабах становится обязательной для успеха компаний в условиях некоторого улучшения экономической ситуации, которое мы сейчас наблюдаем. Технологии являются ключом к созданию простой и эффективной цепочки поставок. Ведущие компании не могут и дальше оттягивать переход на использование технологии электронных счетов, которая станет неоценимым помощником в условиях современной экономики.
Начать дискуссию