Отражаем в учете начисление больничных

С 1 июля медучреждения выдают больничные листы по новой форме. Старые бланки утрачивают силу. Принимая больничный лист от работника, об этом следует помнить. Ведь в противном случае могут возникнуть сложности с возмещением затрат из ФСС России. А вот о том, как отразить в учете бюджетного учреждения начисление и выплату пособий, – в статье.

Порядок отражения в учете

Пособие по нетрудоспособности за первые три дня болезни выплачивается за счет средств работодателя (исключение – случаи, которые указаны в п. 3 ст. 3 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Что касается сумм, которые относятся к периоду начиная с 4-го дня, – их выплачивает учреждение, но за счет фонда (суммы засчитываются в счет уплаты страховых взносов; при недостаточности средств на выплату пособия, в том числе если расходы на его выплату превышают сумму начисленных страховых взносов, учреждение обращается за возмещением средств в фонд).

Далее рассмотрим бухгалтерские записи (в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н).

Содержание операции	Дебет	Кредит
Суммы, выплачиваемые за счет субсидий
Начислены пособия работникам, занятым в деятельности учреждений, финансируемой за счет субсидий на выполнение государственного или муниципального задания	4 401 20 211 «Расходы по заработной плате»	4 302 11 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»
Начислены пособия работникам, занятым в деятельности учреждений, финансируемой за счет прочих субсидий	5 401 20 211 «Расходы по заработной плате»	5 302 11 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»
Суммы, выплачиваемые за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности
Начислены пособия основным производственным рабочим (выпуск продукции, выполнение работ или оказание услуг)	2 109 60 211 «Затраты на заработную плату в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»	2 302 11 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»
Начислены пособия общецеховому персоналу и другим работникам, зарплата которых включается в накладные расходы учреждения	2 109 70 211 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части заработной платы»	2 302 11 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»
Начислены пособия управленческому и хозперсоналу и другим работникам, зарплата которых включается в общехозяйственные расходы	2 109 80 211 «Общехозяйственные расходы в части заработной платы»	2 302 11 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»
Начислены пособия работникам, занятым в торговой деятельности учреждений (зарплата которых включается в издержки обращения)	2 109 90 211 «Издержки обращения в части заработной платы»	2 302 11 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»
Суммы, выплачиваемые за счет средств ФСС России
Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств ФСС России	303 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»	302 13 730 «Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда»

Зачет сумм пособия

В некоторые месяцы (например, в феврале или ноябре, отличающиеся всплеском сезонных заболеваний) сумма начисленных пособий может превышать сумму задолженности по страховым взносам. В подобных ситуациях законодательством предусмотрена возможность обратиться за возмещением разницы в территориальный орган ФСС России ( п. 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ ) или зачесть сумму превышения в счет будущих платежей. Для возмещения средств нужно представить:

– заявление страхователя в произвольной форме, содержащее наименование и адрес страхователя, его регистрационный номер и сумму, необходимую для выплаты пособия;

– расчет по начисленным и уплаченным взносам (по форме-4 ФСС РФ);

– копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию (листка нетрудоспособности с произведенным расчетом пособия).

То есть при определенных условиях может возникнуть ситуация, когда учреждение вынуждено выплачивать пособия за счет временно свободных (собственных) денежных средств. Обычно это связано с отсутствием задолженности перед ФСС России по суммам начисленных страховых взносов или с превышением сумм начисленных пособий над суммами задолженности перед ФСС России. Данный факт не означает, что суммы выплачиваются за счет средств учреждения (бюджетных или от приносящей доход деятельности) и должны быть отражены в учете особым порядком.

Бухгалтерские записи оформляются по общим правилам. Просто при этом образуется дебиторская задолженность по расчетам с ФСС России, которая, как правило, засчитывается в следующих отчетных периодах. Сам факт выплаты пособий при отсутствии задолженности по страховым взносам не является основанием для проведения внеочередной проверки правильности исчисления и уплаты взносов отделением фонда.

Как правило, территориальные органы ведут контроль за выплатами обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в соответствии с Законом № 255-ФЗ на основании представленной отчетности (расчетов) или при проведении плановых контрольных мероприятий.

Важно запомнить

Бухгалтерские записи в учете бюджетного учреждения вносятся в соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов, а также Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений.

Статья напечатана в журнале "Учет в бюджетных учреждениях" №8, август 2011 г.