Представительские расходы. Первичные документы

Итак, организация осуществила представительские расходы… Что делаем далее?

Для того, чтобы учесть данные расходы и в бухгалтерском, а с 1 января 2002 года и в налоговом учете, организация должна иметь на руках все первичные документы, подтверждающие, что данные расходы были произведены.

Нужно отметить, что представительские расходы представляют собой планируемые и целевые расходы.

Попробуем разобраться, что же из себя будут представлять первичные документы, на основании которых можно принять к учету представительские расходы. Согласно требованиям бухгалтерского законодательства, предъявляемых к документированию бухгалтерских операций, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Причем в соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года №34н, первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если в данном альбоме не содержится необходимой формы документа, который необходим организации, она вправе разработать нужную ей форму самостоятельно. Однако нужно иметь в виду, что такой самостоятельно разработанный документ будет признан первичным учетным документом только при условии того, что он содержит все необходимые реквизиты, а именно:

а) наименование документа;

б) дату составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) натуральные и денежные измерители хозяйственной операции;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Данное требование к первичным документам вытекает из пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Налоговое законодательство также выдвигает аналогичное требование к документированию. Это закреплено в статье 252 НК РФ, где указано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством России.

Таким образом, включение представительских расходов, в расходы по обычным видам деятельности, возможно только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина.

Оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами состоит фактически из трех последовательных этапов:

1) оформление общих документов;

2) оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Первый этап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетный год. Данная смета утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров).

После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:

• перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;
• порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
• порядок расходования таких сумм;
• документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;
• нормы отдельных видов представительских расходов.

Второй этап документирования представляет собой оформление документов, связанных с конкретным мероприятием. К таким документам относятся: приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров); приказ о направлении приглашения на встречу; и, конечно же, программа встречи с указанием даты, места, сроков проведения и Ф.И.О. участников.

Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель принимающей организации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий, в обязательном порядке, цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицо за проведение официального мероприятия.

В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых в организации норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

Как правило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникам организации под отчет. Следовательно, в организации должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.

Ниже приведена примерная форма Приказа по организации о представительских расходах: