Пенсионные свидетельства: чья забота?

Бухгалтеры обязаны оформлять новые пенсионные свидетельства. Но как быть, если нужен дубликат? Понятно, что лишний раз тащиться в Пенсионный фонд никому не хочется.

Можно ли переложить это дело на виновного?

Посетительница форума на www.audit-it.ru Юлия пожаловалась коллегам на сотрудника, который пришел устраиваться на работу. Пенсионное свидетельство у него когда-то уже было, но он его потерял. «Представляете, он искренне считает, что, раз у него нет карточки, это проблемы бухгалтерии, – возмущается Юлия. – Я уже устала с ним ругаться».

В довольно неприятной ситуации находится и Наталья, главбух подмосковной строительной фирмы. «Наша специфика связана с постоянной текучкой кадров. Только за последний год мне пришлось принять и уволить более 100 человек, – объясняет она. – Я не спорю, что новые свидетельства должна оформлять бухгалтерия. Но как быть с дубликатами? Мне совсем не хочется этим заниматься».

Подход № 1: принципиальный

Выход из ситуации предложил главбух из Краснодара Геннадий: «А я просто-напросто не оформляю таких “растеряш” на работу, пока они сами не получат дубликат карточки, – безапелляционно заявил он. – А объясняю это просто. Мол, не имею я права принять заявление! У вас нет всех необходимых документов!»

Согласитесь, подход достаточно жесткий. Но давайте разберемся: может быть, он имеет право на жизнь? Прежде всего откроем статью 65 Трудового кодекса. В ней перечислены все документы, которые новый сотрудник должен предъявить, поступая на работу. И среди них – страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Получается, что фирма имеет полное право требовать, чтобы пенсионная карточка была у нового сотрудника уже на момент, когда он пришел устраиваться на работу. Это подтверждают формулировки, которые приведены в статье 15 Закона № 27-ФЗ и пункте 21 постановления Правительства от 15 марта 1997 г. № 318. А теперь самое интересное. Обратите внимание на ключевые для нас слова: «застрахованное лицо обязано (!) предъявить страховое свидетельство» (п. 21 постановления Правительства от 15 марта 1997 г. № 318 и п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Правда, небольшая ложка дегтя в одной из вышеуказанных формулировок все-таки есть. Это фраза, что потерявший карточку работник должен написать заявление с просьбой выдать ему новую (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. 27-ФЗ). Геннадий высказал свое мнение и по этому поводу. «На эту фразу в законе, по-моему, можно просто не обращать внимания, – считает он. – Ведь пока сотрудник не принят на работу, никакого заявления на имя фирмы он написать не может. Обвинить же меня в том, что я незаконно отказываю ему в приеме на работу, что само по себе из области фантастики, у него тоже нет оснований. Ведь я же не отказываюсь зачислять его на должность, я только требую, чтобы он предъявил мне документ, который обязан предъявить».

Как видите, позиция Геннадия выглядит достаточно обоснованной. Правда, в одном случае ее все же применить нельзя – если сотрудник устраивается на работу впервые. Такому работнику фирма обязана оформить страховое свидетельство сама (ст. 65 ТК). Подать сведения о нем в Пенсионный фонд надо в течение двух недель со дня, когда сотрудник принят на работу (п. 6 постановления Правительства от 15 марта 1997 г. № 318).

Ну а остальных «растеряш» посылаем получать дубликат карточки самостоятельно. Сделать это они могут в любой момент в своем Пенсионном фонде (по месту жительства). Для этого им надо подъехать туда в приемные часы с паспортом (или другим документом, удостоверяющим личность), написать заявление и заполнить анкету. Дубликат свидетельства должны изготовить и выдать за три недели. Естественно, ждать, пока пройдет это время, вам вовсе не нужно. Просто попросите нового сотрудника принести копию заявления – с входящим регистрационным номером и штампом Пенсионного фонда. Получив его, вы будете уверены, что в ближайшее время работник получит «зеленую карточку» и у вас будут нужные сведения.

Подход № 2: добровольно-принудительный

Однако возможность пойти на принцип есть не у всех бухгалтеров. Если компании срочно нужен какой-то специалист, вряд ли стоит заявлять руководителю, что он не выйдет на работу, пока не получит пенсионную карточку. В лучшем случае вас в очередной раз обвинят в том, что вы не хотите выполнять свои прямые обязанности.

В такой ситуации вам все же придется оформить сотрудника без пенсионной карточки. Имейте в виду: после этого веских оснований для того, чтобы заставить работника получить карточку самостоятельно, уже не будет. Ведь как только кандидат на должность официально становится работником фирмы, у него появляется право требовать у вас выдать ему дубликат утерянного свидетельства (п. 23 постановления Правительства от 15 марта 1997 г. № 318). Правда, он может им и не воспользоваться. В этом случае у вас также есть шанс избежать лишней работы. Спросите у сотрудника, может ли он назвать номер своей пенсионной карточки. Если да, это означает, что вся необходимая для отчетности информация у вас есть. А проявлять инициативу, оформляя работнику потерянную карточку, вы вовсе не обязаны.

Но даже если горе-работник не может сообщить вам номер своего свидетельства, это еще не беда. Как правило, нужные вам цифры можно узнать, позвонив своему инспектору в Пенсионный фонд. Если это по каким-то причинам не получится, можно воспользоваться вариантом, который участникам форума предложила бухгалтер Светлана. «Подайте в отделение Пенсионного фонда заявление на новое свидетельство, – советует она. – Вам придет письменный отказ, в котором будет сказано, что пенсионное свидетельство с таким-то номером уже выдано. Таким образом, номер свидетельства у вас будет, а остальное – проблемы работника».

Кстати, так можно поступить, если вы все же собираетесь оформлять работнику дубликат, но не знаете номер свидетельства. Правда, в этом случае есть и более легкий путь. Как нам объяснили в отделе персонифицированного учета Главного управления ПФР № 3 по г. Москве, заявление на дубликат можно подать и не указывая номер потерянной карточки. Инспекторы Пенсионного фонда легко узнают его по базе и сами. Главное, чтобы все остальные сведения о сотруднике были приведены верно.

Нестандартная ситуация

С пенсионными свидетельствами может возникнуть и другая проблема. Бывает, устроившись на работу, сотрудник утверждает, что карточку он не получал. Однако когда бухгалтер сдает анкету, ему приходит отказ с сообщением о том, что этот человек в Пенсионном фонде уже зарегистрирован.

Такое может случиться, если на предыдущем месте работы бухгалтер подал на работника сведения, однако свидетельство ему так и не выдал. Это значит, что работнику придется идти получать свидетельство самостоятельно – в том отделении Пенсионного фонда, где его зарегистрировали. Сделать это вместо него вы в любом случае не сможете. Ведь анкету на сотрудника подавала другая организация. Но, поскольку оттуда он уже уволился, у нее тоже нет основания получить его карточку.

Чтобы «вызволить» свое законное свидетельство, работнику нужно будет всего лишь предъявить паспорт. Если же нужное отделение фонда находится далеко (например в другом регионе), он может поручить забрать свидетельство кому-нибудь другому – на основании доверенности.

Евгения ПАЛЬМИНА