Раз уж от мороки со счетами-фактурами никуда не деться, нужно как-то использовать их на благо себе и фирме. Так решила наша читательница Дарья МОРОЗКИНА, главбух из Санкт-Петербурга, и оптимизировала при помощи счетов-фактур документооборот. Опыт оказался удачным, и она решила поделиться им с остальными бухгалтерами на страницах «Расчета».
Бессмысленность счета-фактуры, думаю, очевидна многим. По содержанию этот документ повторяет ту же накладную либо акт выполненных работ (оказанных услуг). Зачем дополнительно к ним чиновникам понадобилось вводить еще и счета-фактуры, можно только гадать. Есть подозрение, что исключительно для того, чтобы создать лишний повод отказывать в вычете НДС. Странно еще, что при том эффекте для бюджета, который дают счета-фактуры, до сих пор не ввели отдельный документ для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Бессмысленную работу я не люблю. С ней еще можно мириться, когда в счете-фактуре одна-две позиции. Но когда их пара десятков, множащиеся пачки бумаг с одними и теми же данными начинают раздражать. Однако вычет НДС нужен и нам, и нашим покупателям и заказчикам, поэтому от мороки со счетами-фактурами никуда не деться. Раз так, решила я, то почему бы не обернуть эту мороку на пользу фирме и себе? Способ это сделать лежал на поверхности.
Итак, данные счета-фактуры полностью повторяются в накладной (акте). Есть они, помимо прочих, и в договоре. Почему бы не объединить все эти документы в один на основе счета-фактуры? Получится счет-фактура с дополнительными сведениями, которые делают его одновременно еще и накладной (актом), и договором (конечно, если последний заключают на разовую поставку, то есть по нему оформляют один счет-фактуру). Тогда необходимость отдельно составлять накладные, акты и договор отпадет. Ведь дополнять установленную правительством форму счета-фактуры можно чем угодно и как угодно (это на одном из недавних семинаров подтвердил и замруководителя Управления косвенных налогов ФНС Всеволод Леви – прим. ред.).
В пункте 2 статьи 169 Налогового кодекса сказано, что вычета не может быть по тем счетам-фактурам, которые составлены с нарушением правил пунктов 5 и 6 той же статьи. В них перечислены обязательные реквизиты счета-фактуры и установлен порядок его подписания. Поэтому если все реквизиты указаны и с подписями все в порядке, то что бы еще дополнительно ни было написано в счете-фактуре, покупатель без вычета не останется. Что до поставщика, то с него в любом случае взятки гладки. Он хоть и обязан составить счет-фактуру (п. 3 ст. 169 НК), но никакой ответственности за это не несет.
Идея показалась мне весьма заманчивой. Прежде всего, один документ оформить легче и быстрее, чем три. Плюс известная закономерность: чем меньше документов, тем меньше в них ошибок, опечаток и недостатков в оформлении. Кроме того, эти три документа, сведенные в один, имеют единый номер, их легче хранить и при надобности проще найти: подшиваешь в хронологическом порядке в журналы учета счетов-фактур и все. Никаких дополнительных папок с накладными, актами и договорами. Меньше риск, что незадачливый сотрудник, ответственный за передачу в бухгалтерию или покупателю пакета документов по сделке, какой-то один из них не возьмет, потеряет или забудет оформить: когда документ единственный, забыть о нем сложно. Ну и наконец, экономия бумаги и картриджей для принтера, а еще и времени бухгалтера. И когда инспекция требует документы на камералку, то копировать и заверять нужно втрое меньше бумаг.
На первый взгляд объединить три документа в один невозможно. Но в итоге оказалось, что никаких непреодолимых препятствий нет.
Двойной агент
Счет-фактура – документ налоговый. Это следует из определения счета-фактуры как документа, служащего основанием для вычета НДС (п. 3 ст. 169 НК). Накладные же и акты выполненных работ (оказанных услуг) – это первичные документы бухгалтерского учета. Нужны они и для расчета налога на прибыль, то есть для учета налогового. Ведь статья 252 Налогового кодекса требует подтверждать расходы документами, которые оформлены в соответствии с российским законодательством. А бухгалтерскую первичку как раз и составляют в соответствии с законом – о бухучете.
Однако счета-фактуры тоже оформляют в соответствии с законом – по правилам главы 21 Налогового кодекса. Есть в них и все необходимые для первичного документа, формы которого нет в альбомах Госкомстата, реквизиты (они перечислены в ст. 9 закона о бухучете). Так что к документу, предназначенному исключительно для вычета, счет-фактуру сводить неправильно. В принципе он может быть первичным документом для бухгалтерского и налогового учета. Даже суды признают расходы при отсутствии накладных по счетам-фактурам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 мая 2004 г. № А26-9155/ 03-27). Впрочем, я понимала, что ограничиться счетом-фактурой в чистом виде будет уж чересчур – только инспекторов дразнить.
В том, что дополнительные реквизиты в счете-фактуре и покупателя вычета не лишат, и поставщику ничем не грозят, я уже убедилась. Оставалось понять, как дополнить счет-фактуру, чтобы он служил подтверждением расходов в налоговом учете.
Плюс акт
Фирма у нас многопрофильная: помимо оптовой торговли есть и выполнение работ, и оказание услуг. Поэтому объединить со счетом-фактурой мне нужно было и накладную, и акты.
С актами оказалось просто. Хотя составлять их в большинстве случаев закон не требует, я шла навстречу желающим их получить клиентам фирмы. Поскольку унифицированные формы актов по нашим работам и услугам статистическим ведомством не установлены, то мы вольны использовать свои, утвердив их в учетной политике (ст. 9 закона о бухучете от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). И ничто не мешает сделать ее такой же, как форма счета-фактуры, добавив в нее подпись второй стороны, то есть клиента или заказчика. А перед подписями сделать приписку: настоящий счет-фактура является также актом, например, приема-передачи результата указанных в нем работ. И дальше обычный текст: исполнитель сдал, заказчик принял и претензий не имеет.
Плюс накладная
С накладной ТОРГ-12 сложнее – эта форма утверждена Госкомстатом (постановление от 25 декабря 1998 г. № 132). Поэтому для начала я озадачилась вопросом: если для той или иной операции есть унифицированная форма, можно ли оформлять эту операцию первичным документом другой формы со всеми необходимыми реквизитами? Изучив лишний раз формулировку пункта 2 статьи 9 закона о бухучете, я пришла к выводу, что она этого не запрещает. Там сказано, что первичка принимается к учету, если она составлена по унифицированной форме из альбомов Госкомстата, «а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты...». Здесь же не сказано: «а документы по операциям, для оформления которых не предусмотрено формы в альбомах...». То есть этот пункт дает выбор: либо по унифицированной форме, либо по своей, но со всеми перечисленными в нем реквизитами.
Из этого вытекают два возможных варианта объединения накладной со счетом-фактурой. Первый, попроще: поступить так же, как с актами. Добавить в счет-фактуру подпись покупателя и сделать приписку: настоящий счет-фактура является также товарной накладной на продажу указанных в нем товаров. И утвердить такую форму в учетной политике. Тот факт, что для подтверждения «налоговых» расходов товарная накладная собственной формы подходит ничуть не меньше накладной по форме ТОРГ-12, подтверждают и решения судов (например, постановления ФАС Московского округа от 13 января 2004 г. № КА-А40/10978-03, Северо-Западного округа от 27 мая 2004 г. № А56-21172/03).
Второй вариант – это усложненный первый. Зато он уменьшает риск спора с инспекцией для покупателей. Дело в том, что в форме ТОРГ-12 больше реквизитов, чем перечислено в пункте 2 статьи 9 закона о бухучете. Для накладной неунифицированной формы эти «лишние» данные, выходит, не обязательны. Однако, чтобы не нарываться на претензии инспекторов, можно добавить в счет-фактуру все реквизиты из формы ТОРГ-12, которых в нем нет. Среди них и графы таблицы накладной с характеристиками отгружаемых товаров (вроде веса упаковки). Их можно добавить справа к графам таблицы счета-фактуры. Получится та же ТОРГ-12, только иного формата. А изменять формат унифицированных форм и даже добавлять в них дополнительные реквизиты разрешает постановление Госкомстата от 24 марта 1999 г. № 20. Именно на этом варианте я и остановилась.
Фиксация даты
Еще одна трудность – дата документа. Закон о бухучете требует составлять первичку в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после ее окончания (п. 4 ст. 9). Счет-фактуру поставщик должен составить при совершении облагаемых НДС операций (п. 3 ст. 169 НК). Проще говоря, при реализации, то есть в момент перехода права собственности.
Учитывая это, чаще всего даты накладной (акта) и счета-фактуры должны совпадать. Но не всегда (например, когда право собственности переходит в момент оплаты). Кроме того, на практике часто понимают отведенные пунктом 3 статьи 168 кодекса пять дней на выставление счета-фактуры с момента отгрузки как пять дней на его составление. Точно так же это воспринимают и налоговики («Расчет» рассказывал об этом в прошлом номере на стр. 62). Поэтому они могут сделать вывод, что дата счета-фактуры – пусть даже такого, который одновременно служит и накладной или актом, – не позволяет точно установить момент передачи товара (результата работ) или оказания услуг. Ведь она может быть любой из отсчитанного от этого момента пятидневного срока. А если эти пять дней «переходят» из одного месяца или квартала в другой? Например, счет-фактура датирован 2 июля – попробуй докажи инспекторам, что он не оформляет отгрузку приобретенных товаров в последних числах июня.
Проще обойти требования налоговиков, чем потом что-то доказывать им в суде. Поэтому перед подписями продавца и покупателя я добавила еще одну дату – отгрузки товара (передачи результата работ или оказания услуг). Тот факт, что у одного документа будет два поля с датами, меня не смутил. Ведь в обоих дата всегда будет одной и той же. А повторное указание в документе даты составления недействительным его не сделает.
Валютная оговорка
А как объединить с первичкой счета-фактуры, когда цена сделки выражена в иностранной валюте или привязанных к ее курсу условных единицах? Составлять счета-фактуры в рублях по курсу на момент отгрузки я принципиально не хотела. Ведь к моменту оплаты курс, а значит, и рублевая стоимость товара изменятся. И придется либо заменять счет-фактуру, либо составлять отдельный на суммовую разницу. Но статус счета-фактуры на положительную разницу сомнительный, отрицательных счетов-фактур вообще не бывает, да и такая канитель порядком уменьшила бы эффект от затеянной мною оптимизации документооборота.
Конечно, счет-фактуру можно заполнить в валюте (п. 7 ст. 169 НК). А вот допустимо ли это делать в первичном документе? В Минфине, как следует из письма от 11 февраля 2003 г. № 16-00-14/56 (единственное официальное высказывание чиновников по этому вопросу), убеждены, что нельзя. На первый взгляд аргументация в письме кажется железной, но, вчитавшись, я обнаружила в ней нехитрую логическую подтасовку.
Авторы письма первым делом упомянули пункт 2 статьи 9 закона о бухучете. Среди обязательных реквизитов первичного документа он называет в том числе и «измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении». Дальше чиновники сказали о том, что в соответствии с этим же законом бухучет ведется в российской валюте, то бишь в рублях. Из этого сделали вывод, что только в них первичку и можно составлять.
Легким росчерком пера в Минфине подменили понятие «валюта учета» понятием «валюта первичных документов», на основе которых, собственно, и ведут учет (п. 1 ст. 9 того же закона). Никто ведь не собирается указанную в накладной стоимость товара в евро в них же и заносить в регистры учета. В этом случае составляют бухгалтерскую справку с пересчетом валютной стоимости в рублевую по курсу на определенную дату и именно рублевую стоимость отражают в учете. А стоимость в валюте является «денежным измерением» точно так же, как и стоимость в рублях. Очевидно, что иностранная валюта – это такие же деньги, как и рубли. А для тех, кто любит во всем ссылаться на нормы законов, – статья 140 Гражданского кодекса. В ее названии слова «деньги» и «валюта» законодатель использует как синонимы. Да и закон о валютных регулировании и контроле (от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ) называет иностранной валютой денежные знаки в виде банкнот и средства на счетах в денежных единицах иностранных государств.
К тому же проверять и нас, и наших клиентов-покупателей будет не «бухгалтерский» департамент Минфина, а налоговики. А они, как показал мой блиц-опрос среди знакомых коллег по цеху, к первичке в валюте не придираются. Кроме того, в своей правоте я уверена и в случае чего готова отстаивать ее в суде. Поэтому решила оформлять документы по сделкам с валютной оговоркой в валюте.
Плюс договор
Очень часто с покупателями, особенно с постоянными, мы взаимодействуем, так сказать, в режиме онлайн: заказ товара, проверка наличия на складе и тут же отгрузка с одновременным подписанием типового (для нас) текста договора и отгрузочных документов. Все его условия покупателям известны заранее от наших менеджеров по продаже. Договоры по работам и услугам тоже иногда оформляем одновременно с актом.
В таких случаях ничто не мешает договор тоже «совместить» со счетом-фактурой. Это как раз проще простого, ведь договор – не первичный документ, в котором должны быть какие-то определенные реквизиты. Поэтому в счете-фактуре я сделала еще одну приписку – о том, что он является также договором купли-продажи, по которому продавец обязуется поставить покупателю указанные выше товары, а покупатель – оплатить их по указанной выше цене. Соответствующий текст я добавила и в документы на работы и услуги. И дальше прочие условия из нашего типового договора: о правилах приемки-передачи товара, способе и сроке оплаты, неустойке при просрочке и т. д. Плюс банковские реквизиты сторон.
Технические моменты
В итоге у меня получился тройной документ: сначала идет форма счета-фактуры, затем все не указанные в ней положения договора и затем – накладной (акта). Поскольку и акт, и договор принято заверять печатями, я предусмотрела место и для них. Форму и состав показателей документа в трех вариантах – для продажи товаров, оказания услуг и выполнения работ – я согласовала с директором и закрепила в учетной политике.
Оставалось только сделать так, чтобы этот документ формировала наша учетная программа. Это оказалось несложным: специалист из обслуживающей нас конторы быстро все настроил так, чтобы в программе можно было сделать и пакет обычных документов, и один универсальный по моему «проекту».
Конечно, я не рассчитывала, что все наши покупатели согласятся принимать получившийся тройной документ вместо привычного набора «накладная (акт), счет-фактура, договор». Но после подробных письменных обоснований законности такого способа оформления документов многих постоянных клиентов удалось уговорить перейти на него. Пытаемся вручать документ «три в одном» и разовым покупателям. Если не протестуют – отлично. В ином случае времени на объяснения уже не тратим, а оформляем все три документа как обычно. Чаще от единого документа отказываются при сделках на весьма крупные суммы.
Убедить в законности такого способа наших постоянных поставщиков было проще. Что, впрочем, неудивительно: для них это оформление выручки, а не расходов. Так что у нас порядком уменьшился и входящий документооборот.
Заверенную директором выписку из учетной политики вместе с подробным обоснованием законности такого оформления документов и ссылками на судебные решения (которые я упомянула выше) держу наготове, чтобы предъявить пришедшим с выездной проверкой налоговикам при первой же придирке. Такую же «памятку» прикладываю и к документам, которые по запросу инспекции сдаю на камералку.
Будьте бдительны
С переходом на единые документы я при помощи директора ввела на фирме ужесточенный контроль их содержания и правильности оформления. Ведь когда дублирующих друг друга документов по одной сделке много, то ошибку или порок оформления в одном из них можно восполнить при помощи других. Например, если есть огрехи в заполнении счета-фактуры, то подтвердить вычет поможет накладная. Но когда документ один, так уже не получится – любая ошибка может стать роковой. Причем у покупателя она скажется одновременно и на вычете НДС, и на включении расходов в расчет налога на прибыль.
Начать дискуссию