Инвентаризация перед составлением годовой отчетности – это не только обязательно, но и полезно. Своевременное выявление причин недостач поможет избежать их в будущем. Порядок проведения процедуры четко описан в Методуказаниях, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Но коллеги в своей работе пользуются также приемами, проверенными практикой. Они позволяют провести инвентаризацию быстро и эффективно. О таких приемах рассказал Юрий ПЕРМЯКОВ, финансовый директор группы компаний «Автоцентр КГС».
Наша компания занимается торговлей запасными частями для автомобилей, а это остатки многих тысяч номенклатурных единиц технически сложного товара на территориально разделенных складах. Инвентаризация для нас трудоемкое дело, но эту процедуру перед составлением годовой бухгалтерской отчетности никто не отменял.
Я выработал для себя несколько принципов, которые могут упростить проведение инвентаризации и сэкономить время. Его у работников финансовых служб и так катастрофически мало в конце и начале года.
ПРИНЦИП № 1. Грамотная автоматизация учета.
Важным элементом беспроблемной инвентаризации является удобная учетная система. Ее правильный выбор – элемент профилактики проблем, которые может выявить инвентаризация. Мы внедрили автоматизированную систему по управлению производственным предприятием от известного программного разработчика.
Программа позволяет осуществлять полноценный ордерный учет поступления, перемещения и выбытия товаров на всех территориально распределенных складах.
Удобно, что в программной конфигурации штатно включены все необходимые для проведения инвентаризации товаров документы, отчеты, печатные формы.
Для удобства сотрудников склада создано автоматизированное рабочее место «АРМ склада», подготовлены подробные технологические регламенты работы с товарами.
ПРИНЦИП № 2. Проведение выборочных инвентаризаций.
Организовать сплошную проверку всех товаров для нашей компании слишком дорого. Поэтому при проведении проверок мы используем выборочный метод.
Мы распечатываем ведомость с остатками товара по каждому из складов. С ней члены инвентаризационной комиссии проверяют наличие, например, каждой десятой товарной позиции. Такая методика применяется как во время периодических инвентаризаций, так и в период годовой проверки.
ПРИНЦИП № 3. Сопоставление затрат и экономической выгоды.
В случае обнаружения пересортицы товаров в размере до 0,5 процента от проверенных суммарных остатков никаких последствий для материально ответственных лиц не будет. Такая пересортица – обычная практика для наших поставщиков. Как мы в таких случаях избавляемся от пересортицы? С помощью документов в системе автоматизированного учета себестоимости количество отсутствующих товаров превращаем в товары имеющиеся. С точки зрения существенности такие действия, по моему мнению, вполне оправданны.
Еще советы.
Как правильно учесть недостачу
– Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов из-за выявленной при инвентаризации недостачи зависит от различных факторов, в том числе от причины недостачи. Недостача может быть следствием естественной убыли, небрежности, халатности работника компании, перевозчиков, охранников, результатом чрезвычайных ситуаций. Стоимость недостающего имущества, учитываемого на балансе, списывается в дебет счета 94.
Недостача ценностей в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя компании на счета учета затрат на производство. Следует помнить, что убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же обнаружилась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. В налоговом учете потери от недостачи включаются в состав материальных расходов также в пределах норм естественной убыли.
Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. При этом в бухгалтерском учете балансовая стоимость недостающего имущества, отраженная на счете 94, относится в дебет счета 73 или на счет 76.
Если виновное лицо возмещает не балансовую, а рыночную стоимость недостающего имущества, то полученная разница может быть признана прочим доходом. Признание происходит в том отчетном периоде, когда виновный согласился возместить ущерб или когда суд потребовал того же. Такой порядок необходимо утвердить в учетной политике.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки относятся на финрезультат, а в налоговом учете – на расходы в соответствии с подпунктом 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ.
Любовь Полынская, главный бухгалтер ООО «Проксима Плюс»:
– Я советую как можно чаще проводить инвентаризацию того или иного участка. Для этого совсем не надо ждать окончания года. Если есть недостача, надо выяснить, почему она возникла, и наказать виновника. Так есть надежда, что в другой раз недостачи уже не будет.
В процессе проведения инвентаризации проверяют фактическое наличие всего имущества независимо от его местонахождения, а также все виды финансовых обязательств. Имущество – это основные средства, НМА, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы. Финансовые обязательства – кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Кроме того, инвентаризации должны подвергаться производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие компании, но числящиеся в бухгалтерском учете. К примеру, если они находятся на ответственном хранении, арендованы или получены для переработки. Инвентаризовать надо и имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Между тем некоторые компании проводят инвентаризацию только в отношении отдельных активов, например материально-производственных запасов. Такой подход неверен, и отчетность после неполной инвентаризации не может считаться достоверной.
Статья напечатана в журнале "Семинар для бухгалтера" № 12, 2011
Комментарии
2Насчет выборочных инвентаризаций действительно неплохо, но это не поможет отразить фактическую картину. Может на складе не хватает какой-либо позиции вообще, т.е. она числиться в кол-во 100 шт по цене 10000 рублей, а х просто нет. Я тоже работала с запчастями, так что знаю. Во-вторых мне кажется что самое главное это организовать грамотно принятие и отпуск товара, тогда будет минимум недостач и пересортицы. Потому что какой бв ни была замечательной система, елси в нее не вносить документы или неверно забивать номенклатуру, то толко от нее не будет. Должна быть обязательна приемка с пересчетом товра и в случае пересортицы, недостачи составлять акт с поставщиком и требовать замены, досыла и т.д. И еще - хорошо при выборочной инвентаризации обращать внимание на мелкие позиции (с крупными как правило отсутствие или несоответствие очевидно), т.е. в прямом смысле - считать (в запчастя) не коленвалы, а дворники. В мелочах как правило обсчитаться при приемке, отпуске, да и украсть легче.
А опечаток то у меня, прошу прощения