Электронная библиотека

Данил ПОПОВ

Интернет в столице развивается высокими темпами. Наряду с нужными московскому бухгалтеру бумажными изданиями появляются их аналоги в Глобальной сети. Счетный специалист теперь должен уметь учитывать не только «реальный», но и «виртуальный» библиотечный фонд.

Бухгалтеры большинства московских фирм имеют доступ в интернет на рабочем месте. Для многих из них он жизненно необходим – нужно отслеживать последние налоговые новости и учетные веяния. С помощью Глобальной сети легко получить помощь коллег из разных уголков страны, задав вопрос на специализированном форуме, или загрузить свежие формы отчетности.

Всемирная паутина способна удовлетворить значительную часть информационных потребностей бухгалтера. К сожалению, не бесплатно. За подписку на электронные версии печатных СМИ приходится платить. Многие учетные работники выбирают интернет-издания. Для этого есть несколько причин: во-первых, на «виртуальную» прессу проще подписаться, для этого не нужно отстаивать очереди на почте и вообще куда-то ходить. Во-вторых, электронная библиотека не будет загромождать офис кипами устаревших журналов, с которыми неизвестно, что нужно делать – продолжать хранить или выбросить. В-третьих, среди «виртуальных» текстов возможен быстрый поиск по темам и ключевым словам. Найти нужную информацию можно за считанные секунды. И наконец, в-четвертых, как правило, такая подписка существенно дешевле обычной.

Налоговый и бухгалтерский учет покупки фирмой электронных изданий имеет свои особенности. О них мы расскажем в статье.

«Прибыльные» вопросы

В пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса сказано, что организации и коммерсанты могут уменьшить свои доходы на суммы понесенных расходов. При этом затраты должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Чтобы «скосить» прибыль на сумму расходов на электронную подписку, бухгалтеру необходимо соблюсти оба требования кодекса. С первым проблем у него не будет – нужно всего лишь убедиться, что затраты связаны с деятельностью, приносящей доход. Если это бухгалтерская литература, сомнений в экономической целесообразности таких трат у проверяющих, скорее всего, не возникнет. Чтобы подстраховаться «на всякий пожарный», счетному специалисту можно посоветовать запастить приказом генерального директора обеспечить аппарат бухгалтерии «виртуальной» подпиской в производственных целях.

А вот по документам, подтверждающим расходы, вопросы возникают у большого числа учетных работников. Чтобы ответить на них, нужно прежде всего разобраться, что представляет собой электронная подписка с точки зрения законодательства.

Когда издательство предоставляет фирме или коммерсанту «виртуальную» литературу, оно оказывает им информационные услуги. В налоговом законодательстве определения этому понятию нет. Поэтому бухгалтеру нужно обратиться к терминам гражданского права. Так сказано в пункте 1 статьи 11 Налогового кодекса.

Понятие «информационные услуги» определено в статье 2 Федерального закона от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» – это действия собственников или владельцев по обеспечению пользователей информационными продуктами. Последние в свою очередь представляют собой документированные сведения, подготовленные согласно запросам потребителей. Они должны быть зафиксированы на материальном носителе и иметь реквизиты, по которым их можно было бы идентифицировать.

Следовательно, документальным подтверждением «виртуальных» затрат может послужить договор платного информационного обслуживания с владельцем интернет-сайта. Иногда возможно обойтись и без контракта – его роль способен выполнить оплаченный подписчиком счет, который выставило издательство. Так сказано в пункте 3 статьи 438 Гражданского кодекса. Ведь в момент оплаты счета стороны заключают сделку в письменной форме. Статья 432 кодекса гласит, что договор считается заключенным в момент получения издательством положительного ответа подписчика (проплаты по счету).

Однако, чтобы уменьшить прибыль, бухгалтеру может понадобиться еще один документ – акт об оказанных издательством услугах. Его можно составить в произвольной форме. Акт должны заверить подписями и печатями обе стороны – и подписчик, и издательство.

Что будет, если бухгалтер не смог получить всех подтверждающих расходы документов? В таком случае он не будет иметь права отнести траты на «виртуальную» подписку на уменьшение прибыли.

Учет налоговый...

В налоговом учете траты на информационные услуги счетному специалисту следует отнести на прочие расходы, связанные с производством или реализацией. Об этом говорит подпункт 14 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Организации и коммерсанты, которые согласно своей налоговой политике рассчитывают прибыль кассовым методом, могут признать расходы на электронные издания после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК). Но если компания оплатила подписку одним платежом, что наиболее распространено (издательства, как правило, выставляют единый счет на весь период обслуживания), учетному работнику не следует сразу относить всю его сумму на расходы. Аванс за информационные услуги в этом случае нужно включать в состав расходов для уменьшения прибыли в течение всего срока договора подписки. То есть равномерно. Например, ежемесячно, по мере того, как предприятие получает доступ к новым номерам изданий.

Те фирмы и предприниматели, которые используют метод начисления, также не могут отнести к расходам аванс за подписку на еще не полученные экземпляры специализированной литературы. В пункте 1 статьи 272 Налогового кодекса сказано, что учетным работникам таких организаций нужно признавать расходы для целей налогообложения в периоде, к которому они относятся по условиям договора, независимо от фактической оплаты. Бухгалтеру придется выбирать между датой оплаты подписки, представления контрагентом расчетных документов по договору информационного обслуживания и последним днем отчетного или налогового периода во время действия подписки (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК).

...и бухгалтерский

Многие счетные специалисты задаются вопросом, отнести ли траты на подписку в бухгалтерском учете к расходам будущих периодов или выданным авансам. Сразу оговоримся – однозначного ответа на него не существует.

С одной стороны, некоторые бухгалтеры придерживаются мнения, что такие затраты нужно относить на расходы будущих периодов на одноименный 97-й счет. Они подкрепляют свое мнение письмом УМНС по г. Москве № 03-12/41321 от 10 сентября 2001 г., в котором изложена аналогичная точка зрения.

Но такой подход, по нашему мнению, не является безусловно правильным. Пункт 16 ПБУ 10/99 определяет требования, при которых организация может признавать расходы в бухгалтерском учете. Напомним их: траты должны производиться в соответствии с конкретным договором, их сумма может быть определена, имеется уверенность, что экономические выгоды организации уменьшатся. Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, бухгалтеру следует показать в учете дебиторскую задолженность на потраченную сумму.

Как правило, подписку фирма оплачивает до того, как получает доступ к содержимому интернет-сайта. Поэтому речь идет об авансе. А расходами будущих периодов проплаты по контракту могут считаться только в том случае, если они имели место после того, как издатель уже начал предоставлять подписчику литературу, что на практике встречается крайне редко.

Затраты или основные средства?

Еще один волнующий бухгалтеров вопрос – надо ли учитывать «виртуальные» газеты и журналы в составе основных средств или материалов в зависимости от срока полезного использования подобно их бумажным аналогам? По нашему мнению, этого делать не нужно.

Действительно, статья 24 Закона от 27 декабря 1991 года № 2124-1 «О средствах массовой информации» говорит о том, что для хранящихся в компьютерных банках и базах данных текстов, которые периодически распространяются тиражом более 1000 экземпляров, применяются те же правила, что и для бумажных изданий. Но этот закон не имеет прямого отношения к порядку бухгалтерского учета «виртуальной» подписки.

Кроме того, имеются различия в гражданско-правовом смысле подписки на бумажные издания и их электронные аналоги. Подписка на бумажные издания с точки зрения законодательства выглядит в виде заключения договора купли-продажи экземпляров периодических изданий (гл. 30 ГК). Как мы упоминали выше, подписку на электронную информацию оформляют в виде договора возмездного оказания информационных услуг (гл. 39 ГК). Поэтому подписчику в данном случае не будет передана в собственность вещь или товар (ст. 454 ГК). А ПБУ 6/01 «Учет основных средств» при отсутствии объекта основных средств к потребленным фирмой услугам неприменимо. Аналогичным образом электронные издания не могут быть и материалами.

Поэтому так же, как и в налоговом учете, в бухгалтерском подписку на электронные ресурсы нужно списывать на затраты по мере получения доступа к информации по дебету счетов затрат (20, 26, 44 и др.).

«Материальный» носитель

Отдельно следует упомянуть случай, когда по условиям договора издательство предоставляет подписчику экземпляры изданий, записанные на материальных носителях (обычно лазерных дисках). Издательство может продавать как архив номеров на диске, так и присылать копию информации на этом носителе вместе с предоставлением доступа к электронной версии на интернет-сайте.

Поскольку в данном случае материальный носитель (диск) будет присутствовать, по нашему мнению, в бухгалтерском учете в зависимости от стоимости и срока полезного использования он может быть как материалом, так и основным средством в зависимости от учетной политики организации.

Напомним: требования для принятия основных средств к бухгалтерскому учету – использование их фирмой в процессе производства или для управленческих нужд в течение как минимум одного года и способность приносить доход в будущем.

Поэтому если компания планирует применять диск более одного года, это будет означать, что она приобрела основное средство (п. 4 ПБУ 6/01). Но мы советуем оформить диск как поступивший материал – никто не запрещает организации установить в учетной политике срок полезного использования приобретаемых электронных архивов менее года. В таком случае бухгалтеру не нужно будет составлять такие документы, как акт о приемке-передаче по форме ОС-1, инвентарную карточку учета ОС-6, списывать диск по форме ОС-4 и столкнуться со многими другими «прелестями» учета основных средств. Например, регулярно проводить инвентаризацию (ст. 12 Федерального закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете») и обеспечивать их сохранность (п. 18 ПБУ 6/01).

Напомним: для того, чтобы принять к учету диск, необходимы подтверждающие документы – накладная, а также счет-фактура для зачета НДС. Поступившие экземпляры дисков бухгалтеру нужно учитывать в составе материалов по дебету счета 10, с последующим списанием на счета затрат (20, 26, 44 и др.).