Учет отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск при УСНО

Организация применяет УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы». Работнику, который был принят в марте 2011 года, в ноябре был предоставлен отпуск (по истечении шести месяцев непрерывной работы). Как включить затраты, связанные с выплатой отпускных, в расходы при УСНО?

Можно ли учесть в расходах компенсацию за неиспользованный отпуск уволившегося сотрудника, который отгуливал только половину ежегодного отпуска в течение последних двух лет?

Право работника на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка определено действующим трудовым законодательством^[1].

Напомним, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст. 122 ТК РФ).

При этом ТК РФ устанавливает особые правила для тех, кому оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен до истечения шести месяцев непрерывной работы по заявлению работника:

– женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

– работникам в возрасте до 18 лет;

– работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

– в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Обратите внимание:

До 17 декабря 2011 года надо составить и утвердить график отпусков на 2012 год (ст. 123 ТК РФ). ФормаТ-7 «График отпусков» утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В силу ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСНО, при определении налоговой базы по налогу могут уменьшать полученные доходы на расходы на оплату труда. Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы на оплату труда учитываются в порядке, предусмотренном для налога на прибыль организаций ст. 255 НК РФ.

В то же время следует иметь в виду, что в соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ налогоплательщиками, применяющими УСНО,
затраты признаются после их фактической оплаты. Расходы на оплату труда признаются в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения.

Исходя из приведенных норм расходы «упрощенцев» на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ, признаются в отчетном (налоговом) периоде, в котором фактически осуществляется их оплата (письма Минфина РФ от 08.06.2011 №03‑11‑06/2/90, от 11.12.2007 №03‑11‑04/2/298).

В нашем случае при выплате отпускных в ноябре 2011 года данные расходы отражаются в Книге учета доходов и расходов^[2] в день выплаты отпускных (из кассы или путем перечисления на карточку).

Если начало отпуска приходится на ноябрь, а конец – на декабрь 2011 года, при выплате отпускных в ноябре 2011 года данные расходы учитываются единовременно в ноябре 2011 года.

НДФЛ, страховые взносы и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний при выплате отпускных исчисляются, уплачиваются и учитываются в расходах при УСНО в общем порядке.

В рассматриваемом случае страховые взносы и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с отпускных будут начислены при расчете заработной платы за ноябрь 2011 года. Страховые взносы должны быть уплачены не позднее 15 декабря
2011 года, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – в срок, установленный для получения (перечисления) в банках или иных кредитных организациях средств на выплату заработной платы за истекший месяц (п. 6 Постановления Правительства РФ от 02.03.2000 №184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»). Соответственно, после того как указанные взносы с отпускных будут перечислены, они будут отражены в Книге учета доходов и расходов.

Отметим, что согласно разъяснениям налоговых органов при выплате отпускных НДФЛ следует уплачивать в бюджет не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках (письма УФНС по г. Москве от 11.02.2009 №20-15/3/011795@, Минфина РФ от 24.01.2008 №03‑04‑07‑01/8, от 06.03.2008 №03‑04‑06‑01/49, ФНС РФ от 10.04.2009 N 3‑5‑04/407@). То есть вместе с выплатой отпускных работнику надо перечислить удержанный с данных сумм НДФЛ в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ). В противном случае могут быть претензии со стороны налоговых органов.

Что касается учета в расходах компенсации за неиспользованный отпуск уволившегося сотрудника, в п. 8 ст. 255 НК РФ сказано, что к расходам на оплату труда относятся денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Статьей 127 ТК РФ установлено, что, если сотрудник не использовал свое право на отпуск, при увольнении ему производится замена всех неиспользованных отпусков (дней отпуска) денежной компенсацией. Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

Таким образом, расходы в виде суммы компенсации за неиспользованные дни отпуска в течение нескольких лет, выплачиваемые сотруднику при увольнении, включаются в расходы на оплату труда, которые учитываются при исчислении налога, уплачиваемого в связи с применением УСНО. Указанная сумма компенсации учитывается в расходах при УСНО после фактической выплаты работнику.

Аналогичные разъяснения приведены в Письме УФНС по г. Москве от 30.12.2010 №16-15/135170@.

Напомним, что суммы компенсации за неиспользованный отпуск облагаются:

– НДФЛ в общем порядке на основании п. 3 ст. 217 НК РФ;

– страховыми взносами в общем порядке на основании абз. «д» пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 №212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»;

– взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в общем порядке на основании пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 №125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» – с 1 января 2011 года.