Нарушения при ведении кассовых операций

Автор: Наталия Никишина, бухгалтер ГОУ СОШ № 213

Казалось бы, что может быть сложного в учете кассовых операций. Однако практика показывает, и в этом разделе бюджетного учета далеко не все так очевидно, как кажется на первый взгляд.

Недостача в кассе

СИТУАЦИЯ. При проведении внезапной ревизии наличных денежных средств в кассе была выявлена недостача.

Ошибка бухгалтера: Недостача была в тот же день списана из кассы на основании расходного кассового ордера (ф. № КО-2) на кассира в дебет счета расчетов по недостачам.

Как правильно: Недостачу наличных денег в кассе следует доку­ментально оформлять иначе согласно требова­ниям Инструкции № 157н.

КОММЕНТАРИЙ. В описанной ситуации следует обратить внимание на два обстоятельства.

1. Насколько оправдано оформление недостачи на кассира?

Согласно п. 222 Инструкции № 157н аналитический учет по счету 209 00 «Расчеты по ущербу имуществу» ведется в разрезе лиц, ответственных за возмещение причиненного ущерба (виновных лиц). Таким образом, оформив недостачу расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) на кассира в дебет сче­та расчетов по недостачам учреждение «назначило» кассира виновным. Это противоречит принципу презумпции невиновности, закрепленному в ст. 49 Конституции РФ. Согласно указанной статье каждый обвиняемый в совер­шении преступления считается невиновным, пока его виновность не будет доказана в предусмотренном федеральным законом порядке и установлена вступившим в законную силу приговором суда. Это же утверждают ст. 14 УПК РФ, ст. 1.5 КоАП РФ, ст. 5 УК РФ.

Полная материальная ответственность кассира еще не означает, что он автоматически должен нести ответственность за возмещение ущерба по недостаче. Даже если кассир признает свою вину, возможны разные си­туации. Например, в рамках той же ревизии может быть выявлено наличие неучтенных дубликатов ключей от сейфа. Следовательно, иметь доступ к сейфу мог любой сотрудник. В такой ситуации для определения виновного в недостаче должно быть проведено служебное расследование. Или же дубли­каты ключей учтены, хранятся у руководителя, но требования, установ­ленные п. 30 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителей в опечатан­ных кассирами пакетах, шкатулках и др.), не выполнены. Следовательно, руководитель имел неконтролируемый доступ к содержимому сейфа.

Отразить недостачу наличных денежных средств на счете 0 209 81 000 на кассира учреждения допустимо только после того как его вина будет установлена.

2. Насколько оправдано списание недостачи наличных средств из кассы расходным кассовым ордером (ф. КО-2)?

Согласно пп. 14 и 27 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, постановлению Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об ут­верждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций» расходный кассовый ордер (КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы.

Само понятие выдачи предполагает, что есть конкретное лицо, которое берет в руки деньги (о чем расписывается и пишет в документе сумму прописью). Но при недостаче никакой «выдачи» не происходит. Если на не­достачу оформить Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), то согласно со­ставу его показателей окажется, что кассир получил (графа называется так) деньги из кассы с разрешения руководителя и главного бухгалтера. Если же не заполнить в расходном кассовом ордере (ф. № КО-2) хотя бы одну обязательную графу, то в соответствии с положениями п. 8 Инструкции № 157н такой первичный документ не может быть принят к учету.

Очевидно, что законодательство по учету операций с наличными денеж­ными средствами не учитывает никаких иных вариантов уменьшения ос­татка наличных денежных средств в кассе, кроме выдачи кому-либо (физи­ческому или юридическому лицу (его уполномоченному представителю)). Как и во всех прочих случаях, когда законодательство не устанавливает соот­ветствующей унифицированной формы первичного документа для какой-либо хозяйственной ситуации, возможны два варианта:

разработать форму первичного документа (с учетом требований п. 7 Инструкции № 157н);

использовать первичный документ - Справку (ф. 0504833).

Запись о выявленной недостаче также должна быть отражена и в кассо­вой книге. Пункты 23-24 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации не содержат запрета отражать в кассовой книге иные первичные документы, кроме кассовых ордеров.

Таким образом, для отражения недостачи наличных денежных средств в кассе следовало:

• использовать Справку (ф. 0504833). В соответствии с требованиями п. 8 Инструкции № 157н Справка (ф. 0504833), отражающая движение денежных средств, должна быть подписана руководителем;
• отразить недостачу проводкой: Дебет счета 0 209 81 560 - Кредит счета 0 210 34 610, не указывая в составе аналитических признаков виновное лицо;
• запись об уменьшении остатка наличных денежных средств в кассе в ре­зультате недостачи отразить в кассовой книге на основании Справки (ф. 0504833).

Таким же образом следует оформлять документально и иные операции уменьшения остатка наличных денежных средств, не связанные с выдачей:

• уничтожение в результате стихийных бедствий;
• уничтожение в результате террористических актов, иных действий, про­изведенных вне зависимости от воли учреждения как правообладателя;
• отрицательной курсовой разницы по наличным денежным средствам в иностранной валюте.