Новый подход к кассовым операциям: устанавливаем лимит кассы

2012 год для бухгалтеров ознаменуется еще и новым порядком ведения кассовых операций. 18 лет просуществовал предыдущий документ, регулирующий данный вид операций и хорошо изученный счетными работниками. Потребность в новом документе, безусловно, давно назрела, тем более что некоторые приложения к старому документу давно утратили силу в связи с принятием новых нормативных актов.

Какие новшества начали действовать с 1 января 2012 года в учете наличных денежных средств? Как теперь определяется лимит остатка кассы? Должны ли индивидуальные предприниматели соблюдать порядок ведения кассовых операций? Ответы на эти и другие вопросы, связанные с учетом наличных денег, – в предложенной статье.

Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утверждено ЦБ РФ 12.10.2011 № 373‑П (далее – Положение о кассовых операциях). Данный документ, вступивший в силу 1 января 2012 года, является основным документом, определяющим порядок наличного денежного обращения на территории РФ.

Указанием ЦБ РФ от 13.12.2011 №2750‑У «О признании утратившими силу отдельных нормативных актов Банка России» с 1 января 2012 года признаны утратившими силу следующие документы:

– Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 года №18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»;

– Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40;

– Положение ЦБ РФ от 05.01.1998 №14‑П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;

– Указание ЦБ РФ от 31.10.2002 №1201‑У «О внесении изменений в Положение Банка России от 5 января 1998 г. №14‑П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

На кого распространяется
Положение о кассовых операциях?

Положение о кассовых операциях распространяется:

– на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с установленными требованиями (за исключением ЦБ РФ);

– на юридических лиц, перешедших на УСНО;

– на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – индивидуальных предпринимателей.

Отдельно указано, что документ не распространяется на физических лиц, что, безусловно, радует.

Также отдельно прописана обязанность применения этого документа организациями, применяющими УСНО. Напомним, что согласно новому Федеральному закону от 06.12.2011 №402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» «упрощенцы» будут обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме, но только с 1 января 2013 года, видимо, для того чтобы не выпал 2012 год, и особо выделены организации, применяющие УСНО.

И, конечно, нельзя не обратить внимание на то, что теперь все без исключения индивидуальные предприниматели будут обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций. Недолго предприниматели радовались решению судей ВАС, что все‑таки действующим законодательством не предусмотрена обязанность индивидуальных предпринимателей по оприходованию в кассу денежной наличности и соблюдению порядка хранения свободных денежных средств (Постановление Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 №1411/10). И даже уже налоговые органы и Минфин согласились с данным выводом (Письмо ФНС РФ от 02.03.2011 №03‑01‑10/1‑15, Письмо Минфина РФ от 29.09.2011 №03‑01‑15/6-115). На сегодняшний день в этом споре поставлена точка: индивидуальные предприниматели ведут учет кассовых операций в общем порядке и, соответственно, несут ответственность за нарушения при его ведении наравне со всеми.

Основные принципы организации ведения кассовых операций

Основные принципы организации ведения кассовых операций следующие:

– юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны вести кассовую книгу, записи в которой должны быть сделаны на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличных денег);

– не допускается накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением дней выдачи зарплаты;

– хранение свободных денежных средств должно осуществляться на банковских счетах в банках, за исключением дней выдачи зарплаты.

Кассовые операции ведутся у юридического лица, индивидуального предпринимателя кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа своих работников, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассовый работник должен ознакомиться под роспись. Допускается ведение кассовых операций руководителем.

Формы документов для ведения кассовых операций соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011‑93, утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299, то есть применяются все те же знакомые бухгалтерам кассовые документы – приходный кассовый ордер КО-1, расходный кассовый ордер КО-2, кассовая книга КО-4 и другие кассовые документы.

Кассовые операции могут вестись с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю.

Уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель могут вносить наличные деньги для зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет юридического лица, индивидуального предпринимателя:

– в банк;

– в организацию, входящую в систему ЦБ РФ, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки, инкассации наличных денег, а также кассовых операций в части приема и обработки наличных денег;

– в организацию федеральной почтовой связи.

При этом уполномоченный представитель обособленного подразделения может вносить наличные деньги для зачисления, перечисления или перевода на банковский счет юридического лица в вышеуказанные организации в порядке, установленном юридическим лицом, и юридическому лицу.

В новом документе четко прописано, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.

Напомним, что ранее действовали рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке и единые требования по технической укрепленности к оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий. Также был регламентирован порядок ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Таким образом, с 2012 года юридические лица и индивидуальные предприниматели должны внутренними документами определить порядок обеспечения сохранности ведения кассовых операций, в том числе порядок их хранения и транспортировки, а также порядок и сроки проведения ревизии кассы.

Лимит остатка наличных денег

Принципиально ничего не поменялось: как и раньше организации и индивидуальные предприниматели должны иметь установленный лимит остатка наличных денег в кассе на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы должны храниться на банковских счетах в банках.

Но если до 2012 года лимит остатка кассы устанавливался банком согласно определенному расчету, то теперь он устанавливается самими организациями и индивидуальными предпринимателями тоже по конкретным правилам. Для этого необходимо издать распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом. В новом документе ничего не говорится об обязанности согласовывать лимит остатка кассы с банком, соответственно, этого делать и не надо.

Лимит остатка наличных денег определяется в соответствии с приложением к Положению о кассовых операциях (рассмотрим дальше).

Если у организации есть обособленные подразделения…Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях, за исключением случая, когда обособленное подразделение имеет свой банковский счет. Для такого обособленного подразделения устанавливается отдельный лимит в порядке, аналогичном юридическому лицу.

Платежные агенты. Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 03.06.2009 №103‑ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами», банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27.06.2011 №161‑ФЗ «О национальной платежной системе», при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые ими при осуществлении указанной деятельности.

Когда можно превысить лимит остатка кассы? Как и раньше, накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат заработной платы и стипендий, а также выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера.

В расчет таких дней включается день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также выходные и нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.

Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости. Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости. При этом Положением о кассовых операциях ограничивается максимальный срок выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам: он не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Напомним, что раньше давалось только три рабочих дня, а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – пять дней.

Обратите внимание:

В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.

Расчет лимита остатка наличных денег

Новым документом предусмотрено два варианта расчета лимита кассы: для тех предпринимателей, которые имеют наличную выручку, и для тех, кто ее не имеет и работает только по безналичным расчетам.

Для тех, кто имеет наличную выручку, лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L – лимит остатка наличных денег в руб.;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в руб.;

Р – расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях;

N_c – период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.

Обратите внимание:

Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями, за исключением случая, когда обособленное подразделение имеет свой расчетный счет в банке и устанавливает свой лимит кассы.

При расчете лимита кассы могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет, но при этом расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя. Например, в IV квартале 2011 года – 64 рабочих дня при пятидневной рабочей неделе.

Напомним, что ранее при расчете лимита кассы речь шла о трех последних месяцах.

Период времени между днями сдачи в банк выручки не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы N_c определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня N_c равен трем рабочим дням. При определении N_c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

В данном случае сам предприниматель определяет частоту сдачи выручки в банк. Накопление большой суммы денежных средств в кассе не всегда целесообразно, надо исходить из конкретной ситуации, не забывая о необходимости обеспечения их сохранности.

Таким образом, при наличии выручки в виде наличных денежных средств лимит кассы зависит от объема выручки, как это и было раньше. Для вновь созданных организаций и только что зарегистрированных предпринимателей учитывается ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Принципиально новым является то, что теперь можно установить лимит кассы, отличный от нулевого, при отсутствии наличной выручки. Хотя теоретически и раньше также можно было рассчитать среднедневной расход, но на практике, если не было наличной выручки, банки устанавливали нулевой лимит остатка кассы. И бороться с этим было практически бесполезно.

В этом случае при расчете учитывается объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель – ожидаемый объем выдачи наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L – лимит остатка наличных денег в руб.;

R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в руб.;

Р – расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (как и в первом случае можно учитывать периоды пиковых объемов выдач наличных денег, но расчетный период также составляет не более 92 рабочих дней);

N_n – период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях (указанный период времени, как и в первом случае, не должен превышать семи и 14 рабочих дней).

Для юридических лиц, в состав которых входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением, когда обособленные подразделения устанавливают свой лимит кассы.

Также отметим, что в новом лимите кассы ничего не сказано о том, на какие цели можно расходовать выручку, раньше и это регулировалось.

В заключение еще раз напомним, что на 2012 год лимит остатка кассы устанавливается самими организациями и индивидуальными предпринимателями. Для этого надо сделать расчет лимита кассы и издать приказ руководителя. При отсутствии таких документов лимит кассы будет считаться нулевым.

От редакции:

В следующем номере мы рассмотрим документальное оформление и обязанности руководителей и кассиров по ведению кассовых операций.