К вам пришел Пенсионный Фонд…

Материал предоставлен редакцией бератора «К вам пришла проверка»

Проверяя фирмы и предпринимателей, Пенсионный фонд РФ (ПФР) руководствуется Методическими рекомендациями, утвержденными им 30 января 2002 г. № 11п.

Кого и что проверяют инспекторы из ПФР

Инспекторы фонда могут появиться на любом предприятии.

Они проверяют, достоверны ли сданные в фонд индивидуальные сведения о трудовом стаже и заработке сотрудников. Никаких других проверок фонд проводить не вправе.

Обратите внимание: проверять, как вы исчисляете и платите страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, могут только налоговые инспекции.

Вот какие документы могут посмотреть сотрудники фонда:

• учредительные документы;
• штатное расписание, список внештатных работников, список работников, нанятых по гражданско-правовым договорам;
• информацию о страховых свидетельствах, имеющихся у работников;
• списки работников, выходящих на пенсию в текущем году и в ближайшие два года;
• расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости;
• лицевые счета работников;
• кассовые документы;
• банковские документы;
• договоры гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг (с актами приема-сдачи работ);
• приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и др.);
• трудовые книжки работников;
• личные карточки по форме № Т-2;
• табель учета рабочего времени;
• документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда;
• карточки налогоплательщика.

Проверяемый период и продолжительность проверки

Сведения о стаже и заработке работников инспекторы проверяют за два предшествующих года. Если число работников фирмы не превышает 30 человек, проводится сплошная проверка индивидуальных сведений по всем работникам. Если работников больше, инспекторы проводят выборочную проверку, то есть проверяют сведения не менее чем по 7% работников. Однако имейте в виду: если информация об этих работниках вызовет у ревизоров сомнения, они проверят всех сотрудников предприятия.

Длительность проверки не может превышать двух месяцев. Еще по месяцу прибавляется на проверку каждого филиала (представительства).

Как и в случае с налоговыми проверками, Пенсионный фонд не может дважды проверять одно и то же предприятие по одним и тем же вопросам за один и тот же период.

Как проходит проверка

Перед началом проверки инспекторы обязаны предъявить вам решение руководителя отделения о ее проведении и свои служебные удостоверения. Без этих документов проводить проверку они не вправе.

В первую очередь сотрудники фонда проверят сведения по гражданам, которые выйдут на пенсию в ближайшие два года. Также повышенное внимание они уделят работникам, имеющим право на льготную пенсию, и тем, кто привлекался к работе на основе гражданско-правовых договоров.

В ходе проверки инспекторы должны изучить три основных вопроса.

Во-первых, они проверят наличие у работников страховых свидетельств. На этом этапе контролеры будут смотреть штатное расписание, приказы о приеме на работу и увольнении, трудовые и гражданско-правовые договоры с работниками.

Во-вторых, ревизоры обязаны проверить достоверность отраженных в индивидуальных сведениях данных о выплатах, начисленных застрахованным работникам.

Для этого им потребуются расчетные (расчетно-платежные) ведомости, лицевые счета и прочие бухгалтерские документы, связанные с начислением заработной платы.

И в-третьих, ревизоры проверяют сведения о трудовом стаже. В первую очередь они будут смотреть первичные документы по учету кадров и использованию рабочего времени. Так что приготовьте личные карточки работников, трудовые книжки, табели учета рабочего времени и зарплаты, приказы об отпусках, справки о простоях и т. д.

Полный перечень этих документов указан в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. По гражданско-правовым договорам, заключенным с сотрудниками, проверяющие потребуют акты приема-сдачи работ (услуг).

Как оформляются результаты проверки

Результаты проверки оформляются актом. Его заверяют печатями фонда и фирмы и подписывают проверяющие, руководитель и главный бухгалтер.

Акт должен быть составлен в двух экземплярах (включая все приложения к нему). Один экземпляр остается в отделении фонда, другой инспекторы передают руководителю фирмы или предпринимателю.

Ваша подпись на акте – это формальность. Она не означает, что вы согласны с выводами, изложенными в нем. Если вы отказались подписывать акт, инспектор просто поставит на нем соответствующую отметку – на дальнейшее развитие событий это никак не повлияет.

Поэтому, если вы не согласны с выводами, изложенными в акте, вы можете не подписывать его или подписать, но сделать оговорку о своем несогласии.

Если вы уклоняетесь от получения акта, проверяющие отправят его вам по почте заказным письмом. В этом случае датой вручения акта считается шестой день, начиная с даты отправки письма.

Если сотрудники фонда не вручили вам акт, вы можете в дальнейшем сослаться на это в суде как на нарушение ваших прав и выиграть спор. Если в ходе проверки ревизоры выявили ошибки в представленных индивидуальных сведениях, вам придется в двухнедельный срок сдать в отделение фонда исправленные формы. Об этом сказано в пункте 29 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования (постановление Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318).

За что могут оштрафовать

Предприниматель обязан встать на учет в ПФР, если он заключил с работниками трудовые или гражданско-правовые договоры (ст. 11 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Для этого нужно не позднее 30 дней с момента заключения таких договоров подать в территориальное отделение Пенсионного фонда заявление.

Если индивидуальный предприниматель вовремя не встал на учет в Пенсионном фонде РФ, его могут оштрафовать:

• на 5000 рублей – за опоздание более чем на 30 дней;
• на 10 000 рублей – за опоздание более чем на 90 дней.

Так сказано в пункте 1 статьи 27 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ.

Если вы не представили вовремя или представили неполные (недостоверные) сведения о стаже и заработке сотрудников, ПФР вправе оштрафовать вашу фирму или вас как предпринимателя на 10% от суммы пенсионных взносов. Имеется в виду та сумма, которую вы заплатили в ПФР за отчетный период (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования»).

Этот штраф фонд может взыскать только в судебном порядке.

Обратите внимание: за то, что фирма не представила в Пенсионный фонд РФ необходимые сведения, могут быть наказаны и ее должностные лица (руководитель, главный бухгалтер).Решение об этом принимает районный или мировой судья на основании протокола, составленного сотрудниками фонда. Размер штрафа – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Кроме того, фонд через суд может взыскать недоимку по страховым взносам и пеням, но только на основании данных, полученных от налоговых инспекций. Самостоятельно проверять уплату взносов Пенсионный Фонд не вправе (ст. 25 Федерального закона от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ)