Перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на счет пластиковой карты работника имеет определенные преимущества по сравнению с традиционным способом – выдачей через кассу. В этом случае нет необходимости оформлять кассовые документы. А также у учреждения появляется возможность выдать деньги под отчет даже тому сотруднику, который находится в другом городе.

Однако на практике нередко возникают налоговые риски. При налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные на зарплатные банковские карты, признавались заработной платой. Соответственно на эти суммы налоговые органы обязывали доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Важно

Для того, чтобы избежать проблем с налоговиками, необходимо:

• предусмотреть в локальном нормативном акте (например, в коллективном договоре или учетной политике учреждения) возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления на счет банковской карты сотрудника
• указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами
• иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.

Также на практике возникают ситуации, когда некоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег на счет банковской карты работника из-за того, что в назначении платежа указаны подотчетные суммы на хозяйственные, командировочные или представительские расходы.

По этому поводу в письме Центробанка России от 24.12.2008 № 14-27/513 были даны разъяснения о том, что вопрос о допустимости возмещения расходов, в частности связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников, находится в плоскости применения трудового законодательства.