Порядок отражения транспортных средств на забалансовом счете 09

Если на балансе учреждения числится автотранспорт, обязательно должны быть данные на забалансовом счете 09 “Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных”. Для того чтобы правильно вести учет операций на забалансовом счете 09, бухгалтеру, прежде всего, необходимо четко понять, для чего предназначен этот счет.

Одной из задач бухгалтерского учета материальных ценностей является контроль за их сохранностью. В составе автотранспорта есть несколько видов легкосъемных узлов, не типизированных для конкретной марки автотранспорта, которые при отсутствии должного контроля могут быть легко заменены на более дешевые, в частности, автошины, колесные диски, аккумулятор. Именно для обеспечения контроля за сохранностью таких узлов и следует обеспечивать их учет.

Чтобы учет на забалансовом счете 09 имел смысл, легкосъемные узлы следует отражать с указанием полной номенклатуры, например:

для автошин: марка, модель, размер, тип (зимняя/летняя/всесезонная), например, Bridgestone Ice Cruiser 7000 195/65 R15 91T (зима/шип);
для аккумуляторов: марка, модель, мощность, например, Varta Blue Dynamic 45 а/ч.

В соответствии с п. 350 Инструкции № 157н нужно также указывать производственные номера узлов (при их наличии).

Если в учреждении, имеющем на балансе один легковой автомобиль, на счете 09 числятся девять безымянных автошин и один аккумулятор без указания марки, можно считать, что учет по счету 09 не ведется вообще, поскольку он не позволяет проконтролировать, не произошла ли замена.

В соответствии с п. 349 Инструкции № 157н перечень видов узлов, которые подлежат отражению на счете 09, учреждению нужно утвердить в рамках учетной политики (если это не определено отраслевыми или территориальными учетными стандартами).

Следует отметить, что описание этого счета в Инструкции № 157н (как и в действовавших ранее инструкциях по бюджетному учету) не вполне точно отражает его смысл и содержит ряд логических неточностей:

В описании говорится только о запасных частях, выданных взамен изношенных, т. е. о втором комплекте и последующих. Однако легкосъемные узлы важно контролировать с самого момента поступления автомобиля в учреждение. Если автомобиль поступил по акту приема-передачи от другого государственного (муниципального) учреждения, кроме самого основного средства должны быть переданы также и данные по счету 09 (как минимум, автошины и аккумулятор). Если же автомобиль был приобретен, то инвентарной комиссии учреждения нужно произвести приемку и предоставить данные для отражения в учете легкосъемных узлов: какие автошины, диски и какой аккумулятор были установлены на автомобиле первоначально. В учете узлы могут быть отражены либо в условной оценке (1 руб. за штуку) либо по рыночной цене в зависимости от порядка, установленного в учетной политике учреждения.
В описании счета упоминаются двигатели. Принимая во внимание назначение счета 09 – контроль за легкосъемными нетипизированными узлами – становится понятно, что в специальном учете двигателей нет смысла. Двигатель в соответствии с российскими правилами регистрации автотранспорта является номерным агрегатом и его номер отражается в регистрационных документах, поэтому материально ответственное лицо практически не имеет возможности незаметно подменить двигатель.
В Инструкции № 157н указано единственное обстоятельство для списания запасных частей со счета 09 – замена узлов на основании акта приема-сдачи выполненных работ. В то же время списание со счета 09 также следует производить при выбытии самого автомобиля (при передаче, продаже, хищении, чрезвычайных обстоятельствах).
В описании счета 09 отдельно упомянуты и шины, и покрышки, что на самом деле одно и то же.

Обоснование необходимости списания автошин

У бухгалтеров нередко возникают вопросы, как документально обосновать необходимость списания автошин, числящихся на забалансовом счете 09, для приобретения новых на замену списанных.

Списание автошин по достижении какого-либо пробега оправдать достаточно сложно, поскольку качество автошин очень сильно различается, и установить какие-либо реальные нормы пробега не представляется возможным. С одной стороны, производятся автошины класса Run Flat, которые могут проехать до 50 км полностью спущенными. С другой стороны, некоторые недорогие модели автошин после первого же удара от дорожных неровностей получают такие повреждения боковой поверхности (изломы), что дальше их эксплуатировать уже опасно.

Вместе с тем, при ревизионных проверках достаточно часто фиксируются замечания о нарушении правил учета работы шин.

В первую очередь следует отметить, что указанные в акте ревизии из примера 7 Правила эксплуатации автомобильных шин действовали только до 31.01.2007 (п. 3 распоряжения Минтранса России от 21.01.2004 № АК-9-р). Таким образом, любые требования соблюдать эти Правила после указанной даты незаконны (если иное не установлено локальными учетными стандартами).

Обоснованием необходимости списания шин может служить только невозможность или недопустимость их дальнейшего использования. При этом следует руководствоваться приложением «Перечень неисправностей и условий, при которых запрещается эксплуатация транспортных средств» (далее – Перечень неисправностей) к Основным положениям по допуску транспортных средств к эксплуатации и обязанностям должностных лиц по обеспечению безопасности дорожного движения (Утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения»).

Согласно Перечню неисправностей запрещается эксплуатация автомобилей, на которых:

шины легковых автомобилей имеют остаточную высоту рисунка протектора менее 1,6 мм, грузовых автомобилей – 1 мм, автобусов – 2 мм (п. 5.1 Перечня неисправностей);
шины имеют внешние повреждения (пробои, порезы, разрывы), обнажающие корд, а также расслоение каркаса, отслоение протектора и боковины (п. 5.2 Перечня неисправностей);
на одну ось транспортных средств установлены шины различных размеров, конструкций (радиальной, диагональной, камерной, бескамерной), моделей, с различными рисунками протектора, ошипованные и неошипованные, морозостойкие и неморозостойкие, новые и восстановленные (п. 5.5 Перечня неисправностей).

Таким образом, если автошина износилась или получила повреждения, не допускающие ее дальнейшее использование, ее следует снять с автомобиля и списать. Но при этом согласно требованиям п. 5.5 Перечня неисправностей учреждение вынуждено заменить также и вторую шину на той же оси, ведь даже если удастся приобрести автошину той же марки и модели, степень износа и фактический размер шин будут разные. При этом оснований для списания второй шины нет, ее еще можно использовать как запаску или передать для этих же целей в другое учреждение.