Бухгалтерский учет и налогообложение НДС в учреждении, где заправка автомобилей осуществляется с помощью топливных карт

Заправка автомобилей учреждения осуществляется по топливным картам. Как в данном случае должен быть организован бухгалтерский учет и налогообложение НДС?

Главный бухгалтер учреждения ФСИН, г. Томск

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” и п.7 Инструкции № 157н все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях магнитными и чиповыми картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке техники.

В составе комплекта таких документов обязательно должны присутствовать чеки ККТ, в которых указывается количество отпущенных нефтепродуктов (см. пп. 1.7, 2.2, 35 Технических требований к контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами (приложение 3), утвержденных решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (протокол № 14 от 10 ноября 1994 г.); п. 2.7 Правил технической эксплуатации АЗС, утвержденных приказомМинэнерго России от 01.08.2001 № 229; письма управления МНС России по г. Москве от 30.04.2004 № 29-12/29514, от 13.02.2004 № 29-12/9543).

Как правило, поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на автозаправочных станциях, за определенный период времени и оформляет единую накладную (счет-фактуру, лимитно-заборную карту и т. д.).

В то же время для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления оправдательных документов, подтверждающих получение ими нефтепродуктов (например, одновременно с путевыми листами).Такой порядок документооборота позволит оперативно отражать в учет учреждения полную и достоверную информацию по поступлению топлива. При этом сводные документы, оформляемые поставщиками, могут использоваться для сверки показателей, ранее отраженных в бухгалтерском учете учреждения. В тех случаях, когда будут выявлены расхождения с данными сводных документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004).

А вот списание всех видов топлива должно осуществляться исключительно на основании путевых листов, оформленных в установленном порядке. Кроме того, на основании данных документов при осуществлении контрольных мероприятий может определяться служебный характер использования автомобильного транспорта. Списание топлива производится в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенными в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, или же в соответствии с нормами расхода, утвержденными приказом (распоряжением) руководителя учреждения (письмо Минфина России от 08.07.2011 № 02-06-10/3056).

Из содержания п. 169 Инструкции № 157н, по сути, следует, что топливная карта может учитываться в составе денежных документов –в качестве стоимости денежного документа в данном случае может рассматриваться денежное выражение объема прав на получение нефтепродуктов, предоставляемого по данной карте. Однако специфика использования таких карт (в т. ч. возможность их многоразового применения) делает их учет на счете 201 35 “Денежные документы” громоздким и неэффективным. Поэтому наиболее оправданным представляется организация их учета с использованием забалансового счета 03 “Бланки строгой отчетности”. Тем более что обоснованность применения подобного подхода подтверждается специалистами финансового ведомства и многими независимыми экспертами (см. письмо Минфина России от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611).

Учетной политикой учреждения может быть предусмотрено требование об учете топливных карт по стоимости их приобретения (п. 337 Инструкции № 157н). Учет таких карт может быть организован в разрезе лиц, ответственных за их использование. При этом обособленно должны учитываться карты, хранящиеся в кассе учреждения. Кроме того, в качестве дополнительного аналитического показателя для учета топливных карт может быть предусмотрено денежное выражение объема прав на получение нефтепродуктов, предоставляемого по данной карте.

Рассмотрим корреспонденции, которые могут применяться субъектом учета при заправке автомобилей с использованием топливных карт, на примере казенного учреждения:

• увеличение по аналитическому забалансовому счету 03.1“Топливные карты в кассе” – в учреждение поступили топливные карты:

Дебет КРБ 1 401 20 226

Кредит КРБ 1 302 26 730;

• оплачена стоимость изготовления топливных карт:

Дебет КРБ 1 302 26 830

Кредит КРБ 1 304 05 226;

• поставщику топлива перечислен аванс:

Дебет КРБ 1 206 34 560

Кредит КРБ 1 304 05 340;

• увеличение по аналитическому забалансовому счету 03.2“Топливные карты у сотрудников” с одновременным уменьшением по аналитическому забалансовому счету 03.1 “Топливные карты в кассе” – топливные карты выданы сотрудникам;
• оприходовано топливо, отпущенное сотрудникам учреждения на АЗС:

Дебет КРБ 1 105 33 340

Кредит КРБ 1 302 34 730;

• на основании путевых листов списано израсходованное топливо:

Дебет КРБ 1 401 20 272

Кредит КРБ 1 105 33 440;

• произведен зачет аванса, перечисленного за топливо:

Дебет КРБ 1 302 34 830

Кредит КРБ 1 206 34 660;

• произведена сверка данных о полученных нефтепродуктах, содержащихся в отчетах ответственных лиц, с данными поставщика. Расхождений не выявлено:

Дебет КРБ 1 302 34 830

Кредит КРБ 1 206 34 660;

• по итогам периода, предусмотренного контрактом, произведен окончательный расчет с поставщиком топлива:

Дебет КРБ 1 302 34 830

Кредит КРБ 1 304 05 340;

• увеличение по аналитическому забалансовому счету 03.1“Топливные карты в кассе” с одновременным уменьшением по аналитическому забалансовому счету 03.2 “Топливные карты у сотрудников” – в кассу учреждения сданы топливные карты.

Из содержания инструкций № 174н и 183н следует, что при заправке автомобилей с использованием топливных карт в бюджетных и автономных учреждениях могут применяться аналогичные бухгалтерские записи. При этом стоимость использованного топлива в зависимости от конкретной ситуации может списываться не только на расходы текущего финансового года, но и в дебет счета 0 109 00 000 “Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг”.

Сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В таких случаях сумма входного НДС в фактическую стоимость топлива не включается и учитывается по дебету счета 0 210 01 000 “Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам” в корреспонденции со счетом 0 302 34 000 “Расчеты по приобретению материальных запасов”. Списание суммы НДС, принятой в качестве налогового вычета, отражается по дебету счета 0 303 04 000 “Расчеты по налогу на добавленную стоимость” и кредиту счета 0 210 01 000 “Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам”.

Аналогичным образом решается вопрос учета входного НДС при оплате изготовления топливных карт.

Отвечала  Ю.А. Кошелева, эксперт Международного центра  финансово-экономического развития

Опубликовано в журнале «Бюджетный учет и отчетность в вопросах и ответах» №5, май  2012 г.