Электронные счета-фактуры

С 23 мая  вступил в силу новый порядок применения электронных счетов-фактур. Возможность обмениваться электронными счетами-фактурами законодатель предусмотрел еще в Федеральном законе № 229-ФЗ от 27июля 2010 г.  Порядок выставления (получения) счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом Минфина России № 50н от 25 апреля 2011 г.

Однако применение порядка на практике затягивалось. Все ждали момента, когда ФНС России утвердит формат электронного документа. И вот приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@ от 5 марта 2012 г. "Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде" появился, 11 апреля 2012 г. он зарегистрирован в Минюсте России и 12 мая 2012 г. опубликован в Российской газете.  Попробуем разобраться, как повлияет на практику новый порядок и на что следует обратить внимание при его применении.

Электронные счета-фактуры

Счета-фактуры могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Не будем вдаваться в тонкости заполнения полей счета-фактуры. Общий порядок составления и выставления счетов-фактур (корректировочных счетов-фактур) установлен Правилами заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г. Отметим некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание при формировании счетов-фактур в электронном виде. 

Во-первых, формат электронного документа определен ФНС России. Формат счета-фактуры (на отгрузку и на аванс), выставляемого в электронном виде, установлен приложением № 1 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138 от 5 марта 2012 г. Формат корректировочного счета-фактуры, выставляемого в электронном виде, установлен приложением № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138 от 5 марта 2012 г.

Во-вторых, счет-фактура в электронном виде, должен быть выставлен по взаимному согласию сторон сделки. При этом необходимым условием является наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленным форматом и порядком (абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Форматы представления ряда документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде (например, форматы информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами, извещения о получении электронного документа), утверждены Приказом ФНС России № ММВ-7-6/36 от 30 января 2012 г.

В-третьих, счет-фактура в электронном виде должен быть заверен квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ее уполномоченного лица. При этом показатель "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не формируется.

Подтверждение: абз. 2 п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ, ст. 6, ч. 2 ст. 19, ч. 2 ст. 20 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г., п. 8 Правил заполнения счета-фактуры и п. 7 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г., п. 1.5, 1.6 Порядка, утв. Приказом Минфина № 50н от 25 апреля 2011 г.

Электронная подпись соответствует следующим признакам (п. 4 ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г.):

– получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

– позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

– позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

– создается с использованием средств электронной подписи;

– ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате

(следует отметить, что до 1 июля 2012 г. к квалифицированной электронной подписи  приравнивается электронная цифровая подпись (ЭЦП) (ч. 2 ст. 19, ч. 2 ст. 20 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г.).

Полученным, счет-фактура в электронном виде считается тогда, когда продавцу поступит от покупателя извещение. Извещение – это технологический документ, который составляется покупателем, когда он подтверждает получение документа в электронном виде. Поэтому если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, то составляется счет-фактура на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного счета-фактуры в электронном виде, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж в электронном виде

Говоря об электронных документах по расчетам по НДС нельзя не остановиться на журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур. Теперь форма журнала, которая утверждена Правительством РФ, является обязательной для организаций. Это относится и к документу в электронном виде. Как следует из  п. 1 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г., журнал составляется на каждый налоговый период – квартал.

Журнал на бумажном носителе не позднее 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом, распечатывается, подписывается руководителем (уполномоченным им лицом), прошнуровывается, страницы пронумеровываются, скрепляется печатью и хранится в течение четырех лет.

А что же с электронным документом?

Журнал учета, составленный в электронном виде, подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) только тогда, когда он  передается  в налоговую инспекцию. Хранится электронный документ, также как и бумажный, в течение четырех лет с даты последней записи.

Подтверждение: п. 13  Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.

Перейдем к регистрации электронных счетов-фактур в журнале. Напомним, что журнал заполняется в соответствии с порядком, который  предусматривает хронологический порядок регистрации счетов-фактур. В части 1 журнала "Выставленные счета-фактуры" – по дате выставления либо составления (исправления), в части 2 "Полученные счета-фактуры" – по дате их получения покупателем. В регистрации счетов-фактур в электронном формате есть некоторые особенности. Так, электронные счета-фактуры регистрируются в журнале только при наличии извещения покупателя о его получении. Если извещения нет, ни продавец, ни покупатель электронный счет-фактуру в журнале не регистрируют (подп. б п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.). Если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, в частях 1 и 2 журнала продавец и покупатель соответственно должны регистрировать только счет-фактуру на бумажном носителе. Как было отмечено ранее, такой документ составляется путем переноса данных из электронного счета-фактуры.

Приказом ФНС России утверждены также электронные форматы книги продаж и книги покупок. Эти документы хранятся в электронном виде и заверяются квалифицированной электронной подписью руководителя организации (или иного уполномоченного им лица) при отправке в налоговую инспекцию. Формат книги покупок в электронном виде установлен приложением № 4 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138 от 5 марта 2012 г. Формат книги продаж в электронном виде – приложением № 6 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138 от 5 марта 2012 г.

Новый порядок применения счетов-фактур в электронном виде только первая ласточка в глобальном переходе на электронный документооборот. Новый закон о бухгалтерском учете (Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.), который вступит в действие в следующем году, предусматривает возможность составления первичных учетных документов в электронном виде. В настоящее время в ФНС России ведется работа по стандартизации и созданию шаблонов электронных форматов таких документов. В перспективе – разработка универсального первичного документа на базе счета-фактуры для оформления реализации ТМЦ.