Расходы на представительские мероприятия в автономных учреждениях: как запланировать и учесть

Проведение официальных встреч, приемов, переговоров с различными организациями для обсуждения вопросов сотрудничества, обмена опы­том - важная составляющая деятельности многих бюджетных и авто­номных учреждений. О том, сколько можно потратить на представи­тельские мероприятия, как запланировать и учесть данные расходы, читайте в статье.

Что можно отнести

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит понятия "представительские расходы". Оно дается только в п. 2 ст. 264 НК РФ и применяется в целях налогообложения прибыли. Согласно данно­му пункту представительские расходы — это расходы налогоплатель­щика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установле­ния и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участ­ников, прибывших на заседания руководящего органа налогопла­тельщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

В этом же пункте приведен и перечень расходов, которые могут быть отнесены к представительским.

Для целей бухгалтерского учета законодательство позволяет при­нимать к учету любые расходы, связанные с проведением представи­тельского мероприятия и подтвержденные первичными учетными документами.

Документальное подтверждение

Организация мероприятия, для проведения которого потребуется осуществить представительские расходы, должна сопровождаться определенной подготовительной работой. В частности, необходимо выполнить следующие действия:

1.   Издать приказ (распоряжение) руководителя учреждения с указанием целей и программы мероприятия, ответственных за его проведение, места и даты, а также состава участников —официальных лиц принимающей стороны и приглашенных организаций.

1. Определить источник финансового обеспечения мероприятия.
2. Составить смету расходов на данное мероприятие для расчета потребности в его финансовом обеспечении и последующего кон­троля расходования средств.

По результатам проведения меро­приятия составляется отчет о предста­вительских расходах с указанием це­лей и результатов мероприятия, даты и места его проведения, программы, состава приглашенной делегации и участников принимающей стороны, а также потраченных сумм. В отчете приводится информация обо всех рас­ходах, совершенных в связи с данным мероприятием, например стоимость доставки участников к месту его про­ведения, стоимость обеда, услуг пере­водчиков и др.

Финансовое обеспечение

В первую очередь учреждению важно определить, для какой дея­тельности осуществляются представительские расходы — для целей выполнения государственного (муниципального) задания или в рамках деятельности, приносящей доход. В первом случае источ­ником их финансового обеспечения будет субсидия на выполнение госзадания, во втором — собственные доходы учреждения. В любом случае стоит помнить о принципе эффективности: достигнутый ре­зультат должен быть соизмерим с понесенными расходами.