Представительские расходы. Документальное оформление и особенности налогового учета

Для поддержания крепких деловых связей с контрагентами необходимы не только деловые встречи и переговоры, проводимые в офисе, но и обсуждение совместных проектов в неформальной обстановке.

Такое общение способствует установлению приятельства, что в свою очередь переводит деловые отношения между представителями компаний на новый, более высокий уровень.

Кроме того, проведение деловых переговоров в неформальной обстановке способствует снятию напряжения между сторонами и скорейшему достижению совместных договоренностей.

Для установления неформальных отношений при проведении деловых встреч используются:

• совместные обеды и ужины (зачастую включающие в себя распитие спиртных напитков) – банкеты, приемы и т.д.,
• посещение различных культурных и развлекательных мероприятий,
• прочие тому подобные встречи.

Кроме того, при проведении переговоров, к представительским расходам относятся:

• буфетное обслуживание,
• оплата услуг переводчика.

При организации таких встреч организация-устроитель может понести значительные расходы. Такие расходы называются представительскими.

В соответствии с пп.22 п.1 ст.264 Налогового кодекса, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы налогоплательщика, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

При этом, в соответствии с п.2 ст.264 НК РФ, к представительским расходам относятся не только расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и/или поддержания взаимного сотрудничества,
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика,

независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся расходы:

1. На проведение официального приема:

• завтрака,
• обеда,
• иного аналогичного мероприятия

для вышеуказанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

2. Транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

3. Буфетное обслуживание во время переговоров.

4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию:

• развлечений,
• отдыха,
• профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В нашей статье будут рассмотрены:

• порядок оформления  представительских расходов,
• особенности налогового учета представительских расходов.

НАЛОГОВЫЙ  УЧЕТ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

Порядок налогового учета представительских расходов регламентируется 264 статьей Налогового кодекса.

При этом, налогоплательщик должен быть готов к тому, что у налоговых органов возникнут вопросы, связанные с целесообразностью крупных представительских расходов, понесенных компанией.

Соответственно, заранее нужно позаботиться об аргументах, подтверждающих обоснованность произведенных расходов.

Особое внимание нужно обратить на:

• виды производимых расходов,
• состав участников встречи,
• место ее проведения,

а также на документы, подтверждающие понесенные расходы.

Чаще всего под представительскими расходами понимаются затраты на проведение деловых встреч с представителями компаний-контрагентов (либо уже действующих, либо потенциальных).

Такие встречи проводятся либо для поддержания и продолжения уже имеющегося взаимовыгодного сотрудничества, либо для его установления.

Соответственно, встречи связаны либо с текущей предпринимательской деятельностью организации, либо нацелены на перспективное сотрудничество.

Таким образом, проведение деловых встреч преследует следующие цели:

• Обсуждение условий текущего сотрудничества и его перспектив.
• Пролонгация имеющихся договоров и согласование их условий.
• Предварительное обсуждение условий предлагаемых сделок.
• И т.п.

Несмотря на то, что Налоговым кодексом не предусмотрены ограничения по целям и предметам проводимых мероприятий, затраты на встречи с представителями компаний, сотрудничество с которыми так и не установлено, могут быть оспорены представителями налоговых органов.

В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде. При этом, суды довольно часто принимают сторону налогоплательщика.

Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 05.03.2008г. по делу №А05-5668/2007 указывается, что специальной нормой п.2 ст.264 Налогового Кодекса «не установлено ограничений представительских расходов в зависимости от предмета переговоров».

В данном постановлении также не отрицается возможность, что переговоры могут быть приурочены к какому-либо знаменательному событию (празднику, годовщине): «тот факт, что представительские мероприятия, в рамках которых проведены переговоры производственного (экономического, делового) характера, приурочены к празднованию 60-летия Дня Победы, не исключает их экономическую обоснованность».

Для целей налогового учета не имеет особенного значения название проводимого мероприятия.

Так, представительские расходы могут осуществляться при проведении:

• официального приема,
• деловой встречи,
• переговоров,
• совещаний,
• собраний,
• конференций,
• прочих подобных мероприятий.

Как уже упоминалось выше, в соответствии  положениями ст.264 НК РФ, в составе представительских расходов могут учитываться расходы на официальный прием или обслуживание участников, прибывших на заседания:

• совета директоров,
• правления,
• иного руководящего органа налогоплательщика.

Представительские расходы на проведение данных мероприятий могут быть подтверждены документами, подтверждающими принятие решения и содержащем информацию:

• о цели (повестке дня),
• месте заседания,
• времени проведения заседания руководящего органа компании,
• составе участников заседания.

При этом такие расходы, как:

• расходы связанные с арендой помещений,
• подготовкой и рассылкой необходимой информации,

иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания:

• акционеров,
• пайщиков,
• участников,

учитываются в составе внереализационных расходов организации в соответствии с пп.16 п.1 ст.265 Налогового кодекса.

Налогоплательщикам следует знать, что если компания при проведении налоговой проверки не сможет предоставить подтверждение обоснованности произведенных представительских расходов (объяснить цель проведения встреч), то первичных документов, подтверждающих произведенные затраты, будет недостаточно для признания таких расходов для целей налогового учета.

В таком случае и в суде свою позицию компании будет отстоять затруднительно.

Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 09.10.2007г. по делу №А26-691/2006-216 указано, что «из содержания представленных Предпринимателем счетов, выставленных ресторанами, кафе, барами, не следует, что лица, воспользовавшиеся услугами заведений общественного питания, являются деловыми партнерами налогоплательщика».

В результате суд принял решение в пользу налогового органа.

Ниже мы рассмотрим некоторые вопросы, возникающие у налогоплательщиков при учете представительских расходов в налоговом учете и позицию Минфина, отвечающего на эти вопросы.

Частные ситуации – разъяснения Минфина.

1. Затраты на организацию развлекательной программы для участников бизнес-семинара не учитываются в расходах для целей налогового учета.

Для поддержания делового сотрудничества и для увеличения количества заключаемых договоров компания организовала бизнес-семинар для своих клиентов.

В рамках семинара проходила презентация нового продукта, а также подведение итогов работы за 2010 год с основными дилерами.

После официальной части семинара компания провела развлекательную программу для участников:

• прогулка на теплоходе,
• выступление артистов,
• фуршет.

В результате у организации возник вопрос - можно ли включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль расходы на фуршет, теплоход и артистов, а также проживание гостей.

Отрицательный ответ Минфина в Письме от 01.12.2011г. №03-03-06/1/796 был вполне ожидаем:

«В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Кодекса в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются в том числе представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 Кодекса.

Согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса к представительским расходам относятся в том числе расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Учитывая изложенное, расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара, а также расходы на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как указанные расходы не предусмотрены положениями пункта 2 статьи 264 Кодекса.»

2. Расходы на ужины с контрагентами в позднее ночное время, в том числе расходы на ужины в командировках при проведении переговоров, могут учитываться в составе представительских расходов для целей налогового учета.

Для учета таких расходов, они должны быть оформлены должным образом и документально подтверждены.

Такие разъяснения дал Минфин в своем Письме от 01.11.2010г. №03-03-06/1/675:

«Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Что касается проведения переговоров в рамках производственных командировок, то, по нашему мнению, следует применять аналогичный порядок признания таких расходов.

Учитывая вышеизложенное, соответствующие расходы учитываются в составе представительских расходов согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе и с потенциальными, во время служебных командировок, при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 Кодекса.»

3. При учете представительских расходов на проведение мероприятий, нужно обеспечить возможность отделения принимаемых расходов для целей налогового учета от не принимаемых:

3.1. Расходы на организацию официальной встречи с клиентами, включая продукты питания и спиртные напитки, учитываются в составе представительских расходов.

3.2. Расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала, не могут быть учтены в составе расходов для целей налогового учета.

Такой позиции придерживается Минфин в своем Письме от 25.03.2010г. №03-03-06/1/176:«Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Учитывая изложенное, расходы налогоплательщика на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров на 2010 год согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ учитываются в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков.

Расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала пунктом 2 статьи 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.»

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

В соответствии с п.1 ст.252 Налогового кодекса, в целях налогообложения налогом на прибыль, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

При этом, расходами для целей налогового учета, признаются:

• обоснованные,
• документально подтвержденные

затраты, понесенные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:

• оформленными в соответствии с законодательством РФ,
• оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы,
• косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, экономическая оправданность и документальное подтверждение необходимы для всех видов расходов.

А для признания представительских расходов в налоговом учете нужно особенно внимательно подходить к их документальному оформлению.

В соответствии с положениями ст.313 НК РФ, данные налогового учета должны отражать:

• порядок формирования суммы доходов и расходов,
• порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде,
• сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах,
• порядок формирования сумм создаваемых резервов,
• сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1. Первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2. Аналитические регистры налогового учета;
3. Расчет налоговой базы.

Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы, являющиеся документами для налогового учета, в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

• наименование регистра;
• период (дату) составления;
• измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
• наименование хозяйственных операций;
• подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Итак, рассмотрим, какие документы необходимы для оформления представительских расходов.

Согласно рекомендациям Минфина, изложенным в Письмах от 01.11.2010г. №03-03-06/1/675, от 22.03.2010г.  №03-03-06/4/26:

«Согласно статье 313 Кодекса основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль служат данные первичных документов, сгруппированных в порядке, предусмотренном Кодексом.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.»

Следуя данным рекомендациям, налогоплательщик сможет избежать претензий налоговых органов, при проведении ими проверки обоснованности уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на суммы представительских расходов.

Ссылки по теме:

• Представительские расходы в стоимости ОС – Клерк.Ру, 20.07.12
• Тонкости совершения представительских расходов – Клерк.Ру, 16.11.11
• СРО не относит затраты на проведение собрания участников к представительским расходам – Клерк.Ру, 21.02.11