Как оформить движение и списание материалов в казенном учреждении

Учет материалов - процесс достаточно трудоемкий. Сложность его заключается в том, что материальные запасы, которые учреждение использует в своей деятельности, могут иметь абсолютно разное назначение, сроки службы и ценность. Соответственно, порядок хранения, учета и списания для различных категорий материалов не может быть единым.

Перечень учетных документов

Перечень документов, которыми казенное учреждение может пользовать­ся при отражении операций по движению материальных запасов, приведен в пп. 24 и 25 Инструкции № 162н.

Перемещение материальных запасов внутри учреждения, передача их в эксплуатацию оформляется следующими первичными документами:

• Требование-накладная (ф. 0315006);
• Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
•  Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
• Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Списание материалов и продуктов питания производится на основании:

• Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
• Ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
• Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
• Путевого листа (ф. 0340002, ф. 0345001, ф. 0345002, ф. 0345004, ф. 0345005, ф. 0345007) - для списания в расход всех видов топлива;
• Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
• Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) - для списания мягкого инвентаря и посуды.

Условие, предъявляемое к неунифицированным докумен­там, это обязательное наличие следующих реквизитов:

• наименование и дата составления документа;
• наименование учреждения и его идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО и код главы по БК);
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выра­жении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровка.

Такие правила приведены в пп. 6 и 7 Инструкции № 157н.

Общий порядок документального учета

При разработке общего порядка учета материальных ценностей их сле­дует условно разделить на две категории:

1) материалы, которые после их выдачи в эксплуатацию требуют даль-
нейшего учета;

2) материалы, наличие которых не нужно контролировать.
Расходование второй группы материалов, как правило, производится на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учрежде­ния (ф. 0504210). Ведомость применяется для оформления выдачи матери­алов в пользование сотрудникам и одновременно является документом-основанием для их списания с учета в момент выдачи в эксплуатацию. Об этом сказано в Методических указаниях по применению форм первичных учетных документов, приведенных в Приложении № 5 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее - Методические указания № 173н). Осно­ванием для выдачи, например, канцтоваров, могут служить заявки от со­трудников, оформленные в письменной форме.

Оформление выдачи в эксплуатацию материальных ценностей, которые требуют дальнейшего учета, производится обычно на основании Требова­ния-накладной (ф. 0315006). В ней указываются наименование материалов и материально ответственное лицо (структурное подразделение), которому передан объект учета.

Дальнейшее списание материальных запасов оформляется актами (ф. 0504230, ф. 0504143). К Акту о списании материальных запасов (ф. 0504230) прилагаются документы, утвержденные руководителем учре­ждения, подтверждающие расход материалов. Акт о списании мягкого и хо­зяйственного инвентаря (ф. 0504143) применяется для оформления решения комиссии о списании указанных материальных ценностей. Эти акты служат основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения фактическо­го выбытия материалов. Такие правила установлены в Методических указа­ниях № 173н.

Аналитический учет материалов ведется по их группам (видам), наиме­нованиям, сортам и количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения. Материально ответственные лица в свою очередь ведут учет материалов в Книге (ф. 0504042) или Карточке (ф. 0504043) уче­та материальных ценностей (п. 119 Инструкции № 157н).

Кроме общего порядка движения и списания материалов, в учетной по­литике следует отразить частный порядок учета для различных групп од­нородных материалов.

Вопрос организации документооборота по первичному учету материаль­ных запасов имеет большое значение для деятельности учреждения. Рацио­нально выстроенный документооборот позволяет эффективно контролиро­вать наличие ценностей, упрощает работу бухгалтерии и дисциплинирует материально ответственных лиц. Именно поэтому целесообразно как можно подробнее отразить в учетной политике все нюансы, касающиеся учета мате­риалов. Кроме того, учетная политика учреждения, являясь локальным нор­мативным актом, помогает избежать возможных разногласий с контролиру­ющими органами по поводу организации учета материальных запасов.