При направлении в командировку на личном транспорте с работником необходимо заключить допсоглашение

Вопрос: Работник едет в командировку на личном транспорте. Какие документы нужно оформить, чтобы компенсировать расходы на содержание транспорта? Учитывается ли пробег автомобиля и расход топлива в данном случае?

Ответ: Трудовое законодательство предусматривает необходимость оформления соглашения сторон трудового договора для того, чтобы компенсировать расходы на содержание транспорта. При его оформлении следует руководствоваться разъяснениями, представленными в обосновании.

Обоснование: Необходимо отметить, что нормами пункта 7 Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» установлено, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

По смыслу приведенной нормы, следует, что факт командировки и ее продолжительность подтверждается командировочным удостоверением, оформленным надлежащим образом.

Однако командировочное удостоверение не подтверждает расходы работника на использование личного имущества во время командировки.

Абзацем 1 части 1 статьи 168 Трудового кодекса установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду.

Нормами статьи 188 Трудового кодекса установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, в рассматриваемой ситуации работнику и работодателю необходимо заключить между собой соглашение, в котором закрепить, какие расходы работника подлежат возмещению работодателем при использовании личного автомобиля для целей командировки: это может быть: отдельная сумма в качестве компенсации за использование личного автомобиля, не привязанная к расходам, связанным с его использованием, а также расходы работника, потраченные на приобретение бензина для целей данной поездки – применительно к таким расходам в соглашении следует закрепить, как определять размер данных расходов, какие подтверждающие документы должен представить работник и т.д.

Таким образом, пробег автомобиля фактически может учитываться при определении расходов, подлежащих возмещению, например, в ситуации, когда в соглашении стороны оговорили, что при решении вопроса о возмещении расходов на приобретение бензина учитываются документы, подтверждающие приобретение бензина, а также показатели спидометра до и после командировки (порядок фиксации данных показателей следует закрепить в соглашении – например, что показатели спидометра фиксируется уполномоченным представителем работодателя).