В процессе становления деловой активности каждого современного предприятия неотвратимо встает вопрос расширения его кадрового потенциала. Условно процесс подбора кадров можно разделить на два  основных направления: самостоятельный подбор кадров; подбор новых специалистов через профессиональное кадровое агентство.

В целях налогообложения прибыли расходы по подбору кадров учитываются в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией (подпункт 8 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

1. Самостоятельный подбор специалистов 

 В этом случае в составе затратной части приоритет будут иметь расходы по размещению рекламного материала в средствах массовой информации.

Напомним, что в соответствии с действующим законодательством  «реклама – это информация о предприятии, которая формирует или поддерживает к нему интерес и способствует реализации его товаров, идей и начинаний» (статья 2 Федерального закона от 18 июля 1995 года № 108-ФЗ «О рекламе».)

 В объявлениях о наборе кадров предприятие указывает информацию об имеющихся вакансиях (должность, оклад, профиль деятельности предприятия), а также излагает требования,  предъявляемые к кандидатам. Следовательно,  подобное объявление является чисто информационным и не будет признано материалом рекламного характера.

Для исключения споров с МНС РФ в акте выполненных работ и в счете-фактуре  должно быть указано, что в СМИ было размещено объявление о трудоустройстве, а не рекламный материал. В данном случае МНС РФ не  сможет предъявить претензии и доначислить налог на рекламу.  Если это не было сделано, то лучше всего сохранить периодическое издание, где было опубликовано данное объявление.

2. Поиск специалистов через кадровое агентство

В данном случае фирма, исправно уплачивающая налоги, заключит договор с кадровым агентством.

Внимание! Если кадровое агентство предложило не заключить договор, а  лишь заплатить ему, то это должно насторожить фирму, подбирающую персонал.

В договор  на оказание услуг кадровое агентство должно обязательно включить такие пункты: профессиональная направленность необходимых специалистов; уровень профессиональной подготовки соискателя на должность - образование, стаж работы по направлению (в приложении к договору, как правило, указываются дополнительные требования фирмы к  претенденту,  например, пол, возраст, стаж, знание иностранных языков и т. д.); в каких случаях данная услуга считается оказанной, а договор исполненным.

Для организации данный пункт договора (с точки зрения налогообложения) будет иметь особое значение, потому что именно от него зависит, в какой момент можно будет принять расходы по подбору кадров для целей налогообложения прибыли. Из практики следует, что договор считается исполненным, а обязательства кадрового агентства выполненными, если работодатель принял на работу претендента и назначил срок  его выхода на рабочее место. 

Однако фирма в договоре с кадровым агентством может указать и такой вариант исполнения договора:  подтверждение профессионализма  кандидата после прохождения испытательного срока. 

В соответствии с действующим законодательством по налогам и сборам (главой 25 НК РФ) отражение затрат в налоговом учете   зависит от метода учета доходов и расходов, который использует налогоплательщик. Если налогоплательщик применяет метод начисления, то момент отражения затрат по подбору кадров в налоговом и в бухгалтерском учете будет совпадать. Если же налогоплательщик в целях налогообложения прибыли использует кассовый метод определения доходов и расходов, то затраты по подбору кадров будут отражены в налоговом учете только в момент их фактической оплаты.

В целях бухгалтерского учета затраты налогоплательщика, связанные  с поиском сотрудников, будут отнесены к управленческим расходам. Производственные предприятия отразят такие расходы на счете 26 «Общехозяйственные расходы», торговые организации - на счете 44 «Расходы на продажу».

Пример 1.

ООО «Меридиан» 25 марта 2003 года заключило с кадровым агентством договор, в соответствии с которым агентство должно подобрать для налогоплательщика специалиста на должность финансового директора. Договор считается исполненным и услуга оказанной  после выхода претендента на работу.

В соответствии с договором стоимость услуг кадрового агентства - 12 000 рублей, в том числе НДС – 2000 рублей.

Кадровое агентство выполнило свои обязательства, подобрав налогоплательщику соответствующую требованиям кандидатуру. Специалист приступил к исполнению своих обязанностей 1 апреля 2003 года. На основании условий договора с кадровым агентством 1 апреля 2003 года   был подписан акт выполненных работ. ООО «Меридиан» оплатил услуги кадрового агентства 2 апреля 2002 года.

В целях налогообложения прибыли предприятие работает по методу начисления, авансовые платежи по налогу на прибыль  перечисляет ежеквартально.

Бухгалтерское отражение операции:

1 апреля 2003 года   

Дебет 26 Кредит 60 – 10 000 рублей (12000 – 2000) – отражены затраты на оплату  услуг кадрового агентства;

Дебет 19 Кредит 60 – 2000 рублей – учтен НДС по услугам кадрового агентства.

2 апреля 2003 года 

Дебет 60 Кредит 50 – 12000 рублей – оплачены услуги  кадрового агентства согласно условиям договора;

Дебет 68/субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 1000 рублей – предъявлен НДС к налоговому вычету.

В целях налогообложения прибыли  затраты на оплату услуг кадрового агентства по подбору финансового директора организация отразит в день подписания акта о выполненных работах. Следовательно, эти затраты будут учтены в составе расходов II квартала 2003 года.

В соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ за предприятиями закреплено право устанавливать испытательный срок для вновь принятых специалистов (статья 57). В данном случае испытательный срок необходим для подтверждения профессиональных качеств претендента. 

Согласно статье 70 ТК РФ испытательный срок не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев, если иное не установлено законодательством.

В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

 Следует помнить, что кадровые агентства для привлечения  клиентов  в условия договора часто включают такой пункт: если претендент в период испытательного  срока не подтвердит свои профессиональные качества и будет уволен как не прошедший испытательный срок, то кадровое агентство обязуется бесплатно подобрать еще одного кандидата на эту должность  или вернуть клиенту часть полученного вознаграждения.

В рассматриваемом случае организация-наниматель в целях налогообложения прибыли   скорректирует состав затрат на сумму, которую ей выплатит кадровое агентство. Сумму НДС, ранее принятую к налоговому вычету, необходимо восстановить и заплатить в бюджет в том отчетном периоде, когда был уволен кандидат.

При данном варианте  сумму расходов организации следует  скорректировать, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Пример 2.

Используем условия из примера 1 и допустим, что финансовый директор  не выдержал испытательный срок и был уволен 30 мая 2003 года. На основании дополнительного соглашения к договору кадровое агентство возвращает предприятию часть вознаграждения.

В бухгалтерском учете организации были сделаны следующие записи:

30 мая 2003 года 

Дебет 26 Кредит 60 – 10 000 рублей – восстановлены расходы по подбору        кандидата на должность финансового директора.

Дебет 19 Кредит 60  – 2 000 рублей – сторнирована сумма НДС;

Дебет 68/субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 –  2000 рублей – сторнирована сумма НДС, предъявленная к налоговому вычету;

Дебет 76/субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 60 – 12 000 рублей – отражена сумма задолженности кадрового агентства.

31 мая 2003 года 

Дебет 51 Кредит 76/субсчет «Расчеты по претензиям» – 12 000 рублей – возвращена сумма оплаты от кадрового агентства.

В целях налогообложения прибыли  сумма расходов II квартала 2003 года скорректирована на  10 000 рублей.