Расплата за бензин

Материал предоставлен журналом
"Московский бухгалтер" (№5, 2003)

В Москве без машины не обойтись. Практически любая столичная фирма имеет в собственности или арендует автомобили. В свою очередь у бухгалтеров нередко возникают вопросы, связанные с учетом горюче-смазочных материалов.

Безналичный расчет

У предприятия есть несколько возможностей получить горюче-смазочные материалы. Можно заключить договор поставки ГСМ со специализированными фирмами. Ежемесячно они будут присылать накладные и счета-фактуры на приобретаемое горючее. На основании этих счетов-фактур НДС можно принять к вычету. Поступающий бензин учитывается на счете 10-3 "Топливо". К нему следует открыть специальные субсчета 10-3.2 "Учет топлива по талонам" и 10-3.3 "Топливо в баках автомобилей".

Пример 1
ООО "Ромашка" приобрело ГСМ на сумму 99 120 руб., в том числе НДС 20 процентов - 16 520 руб. Согласно договору, право собственности переходит к покупателю при передаче талонов, по которым ГСМ отпускаются водителям через АЗС поставщика. Полученные талоны оприходованы и выданы водителям.
Бухгалтер должен сделать следующие записи:
Дебет 10-3.2 "Топливо" Кредит 60
- 82 600 руб. - оприходованы приобретенные талоны на ГСМ;
Дебет 19 Кредит 60
- 16 520 руб. - учтен НДС на основании счета-фактуры;
Дебет 60 Кредит 51
- 99 120 руб. - оплачены ГСМ поставщику;
Дебет 68 Кредит 19
- 16 520 руб. - принят к вычету НДС;
Дебет 10-3.2 Кредит 10-3.3
- 82 600 руб. - выданы талоны водителям.

Наличный расчет

Для того чтобы приобрести ГСМ за наличный расчет, водитель получает деньги из кассы под отчет:
Дебет 71 Кредит 50
- выдано работнику под отчет на покупку ГСМ.
Через три дня водитель должен отчитаться за выданные ему деньги. Для этого он составляет авансовый отчет по израсходованным суммам. После этого бухгалтер делает проводку:
Дебет 10-3 Кредит 71
Если работник возвращает неиспользованную сумму в кассу, в учете делают запись:
Дебет 71 Кредит 50

Наличный или безналичный?

Елена Илюшина, бухгалтер строительной компании:
- Бензин приобретаем как за наличный, так и безналичный расчет. Конечно, стараемся покупать только по "безналу", но не всегда это получается. У нас есть отдаленные объекты, а карточки действуют не на всех заправках. Поэтому водители довольно часто приносят просто чеки. Я НДС по ним не возмещаю - зачем мне проблемы с налоговой инспекцией? И так забот хватает. Хотя, знаете, суммы-то приличные.

Игорь, бухгалтер фирмы, занимающейся доставкой продуктов:
- Мы приобретаем ГСМ только по безналичному расчету. Так проще. Никаких проблем с возмещением НДС - ведь поставщики нам каждый месяц, как и положено, выставляют счета-фактуры.

Проблемы с НДС
Если ваша фирма покупает бензин за наличный расчет, скорее всего вы столкнетесь с двумя проблемами.
Во-первых, согласно пункту 1 статьи 172 Налогового кодекса, без счета-фактуры зачесть входной НДС нельзя. Если водитель покупает бензин за наличные деньги, счет-фактуру ему не выпишут. Следовательно, возместить НДС не удастся. На практике налоговики отказываются возмещать НДС даже в том случае, если он выделен в кассовом чеке АЗС.
Во-вторых, налоговики считают, что входной НДС нельзя отнести на затраты для целей налогообложения прибыли. Аргументируют они свою позицию тем, что перечень случаев, когда предприятие может отнести входной НДС на затраты, приведен в пункте 2 статьи 170 Налогового кодекса. Этот перечень - закрытый, и нашего случая там нет. Но есть и другая точка зрения. Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса в составе затрат для целей налогообложения прибыли учитываются расходы на содержание служебного транспорта. Единственное требование - эти расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены. Незачтенный НДС удовлетворяет этим требованиям. Если расходы на приобретение ГСМ обоснованны, то обоснованны и расходы на уплату НДС. Документальным подтверждением является кассовый чек. В такой ситуации бухгалтеру придется самому решить, как поступить.

Учет израсходованного бензина
Чтобы затраты на ГСМ учитывались при определении налога на прибыль, необходимо подтвердить их документами. В данном случае это путевой лист*. Его выписывают только на один день (сутки). В исключительных случаях этот срок может быть увеличен (например, если работника отправляют в командировку или на спецзадание). В листе обязательно проставляют порядковый номер, дату выдачи, печать организации, указывают пробег автомобиля, его марку, количество горючего, показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. При проверке налоговые органы будут обращать внимание на то, как оформлены путевые листы и насколько экономически обоснованны затраты. То есть, для того чтобы не дать возможности налоговикам "подкопаться" к вашей фирме, нужно правильно оформить листы и доказать, что бензин действительно использовался для деловых поездок.

* Форма путевого листа содержится в альбоме унифицированных форм учета документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Юлия БУЛАТОВА

Мнения экспертов

Павел Исаев, налоговый консультант компании "Русаудит Дорнхоф, Евсеев и партнеры":
- Если приобретенные за наличный расчет горюче-смазочные материалы были куплены для операций, которые признаются объектами налогообложения, то покупатель, не получив на руки счет-фактуру, не должен принимать к вычету НДС по этим материальным ценностям.
Однако следует отметить, что, если потенциально НДС может быть принят к вычету, но не хватает документов, организация вправе, собрав полный пакет необходимых бумаг, принять к вычету суммы НДС в следующем отчетном (налоговом) периоде.
Если горюче-смазочные материалы приобретены с применением ККМ, собрать необходимый пакет документов, включая счет-фактуру, невозможно.
Если суммы НДС по материальным ценностям не приняты к вычету, то их, по моему мнению, нужно включить в состав расходов в целях исчисления налога на прибыль. Поскольку данный вопрос не урегулирован действующим законодательством, сказать однозначно, будет НДС самостоятельным косвенным расходом или включаться в стоимость основного актива, в настоящее время невозможно.

Наталья Горбылева, директор департамента аудита компании "Гориславцев и Ко":
- Счет-фактура является основанием для принятия предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению.
Согласно пункту 7 статьи 168 Налогового кодекса, при реализации товаров за наличный расчет требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
При этом данной нормой указанной статьи кодекса организациям не запрещается в случаях применения контрольно-кассовых машин при реализации товаров (работ, услуг), в том числе горюче-смазочных материалов, за наличный расчет оформлять счета-фактуры.
В соответствии со статьей 171 Налогового кодекса вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг). Налоговые вычеты, предусмотренные этой статьей, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171.
В соответствии с пунктом 1 статьи 172 кодекса принятие к вычету сумм налога на добавленную стоимость, уплаченных налогоплательщиками при приобретении товаров (работ, услуг), в том числе горюче-смазочных материалов через автозаправочные станции, производится в общеустановленном порядке при наличии счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг).
Таким образом, для вычета (возмещения) сумм налога на добавленную стоимость, уплаченных по горюче-смазочным материалам, приобретенным за наличный расчет, покупателю необходимо получить от автозаправочной станции не только кассовые чеки, но и счета-фактуры.
Теперь что касается включения суммы НДС в расходы.
В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 254 кодекса стоимость товарно-материальных ценностей, включаемых в материальные расходы, определяется исходя из цен их приобретения (без учета сумм налогов, подлежащих вычету либо включаемых в расходы в соответствии с НК РФ).
В соответствии с пунктом 1 статьи 170 суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 2 статьи 170.
В этом пункте предусмотрено четыре случая, в которых суммы НДС предъявлены покупателю при приобретении товаров (работ, услуг). Случая, касающегося приобретения ГСМ за наличный расчет, там нет.
Таким образом, сумма уплаченного налога на добавленную стоимость не может быть включена в состав материальных расходов для целей налогообложения налогом на прибыль.
Сумма уплаченного НДС также не может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ), так как суммы предъявленного налога не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций в соответствии с требованиями статьи 170 Налогового кодекса.

Юрий Воробьев, заместитель директора департамента налогов и права компании "ФБК":
- НДС по приобретенным за наличный расчет ГСМ можно принять к вычету. В первую очередь это основано на том, что пунктом 6 статьи 168 Налогового кодекса предусмотрено, что организация считается исполнившей все требования статей 168 и 169 о выдаче счета-фактуры, если она выдает кассовый чек или иной документ установленной формы, в котором содержатся все необходимые реквизиты. Этот документ является надлежащим подтверждением расходов и основанием для применения вычета по НДС. Инспекция отказывается возмещать НДС, но, на мой взгляд, никаких законных оснований для этого нет. Хотя никакой практики по таким случаям еще не сложилось.
Я также считаю, что этот НДС нельзя включать в расходы. Мы не можем применить статью 264, так как она касается затрат, а не НДС.