Важные мелочи: как оформлять первичные документы по торговым операциям, чтобы получить с покупателя просроченную дебиторку

Судебные разбирательства между поставщиками и покупателями возникают нередко – зайдите ради любопытства на сайт  www.arbitr.ru - объем и суммы исков по неоплаченным отгрузкам впечатляют. Причина этих судебных споров заключается в том, что одна из сторон (а возможно, и обе)  не выполняет обязательств перед другой стороной.

Например, отгруженный товар оказался некачественным. Или по истечении отсрочки покупатель не производит оплату поставок из-за отсутствия денежных средств. Или он просто решил не платить. Как выиграть судебный спор с покупателем – вопрос, который интересует многих. Нередки случаи, когда «пострадавший» оказывается не у дел, несмотря на то, что формально был прав по всем статьям. Ну, или практически по всем. От чего же зависит успех арбитражного дела? Дьявол кроется в деталях, а «арбитражный» дьявол - в оформлении документов. Будь компания трижды права, но если документы по сделке оформлены не надлежащим образом, усилия по восстановлению справедливости могут быть сведены к нулю. 

Первый шаг к благополучному для поставщика разрешению вопроса в суде – это  правильно составленное исковое заявление и надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие исковые требования. В  российском законодательстве с 1 января 2013 года  вступает в силу Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и утрачивает силу существовавший ранее 129-ФЗ. Если в первичных документах соблюдаются требования закона «О бухгалтерском учете», сложностей в суде возникнуть не должно. 

Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации. К ним относятся товарная накладная (унифицированная форма ТОРГ-12), спецификация (форма №ТОРГ-10) и товарно-транспортная накладная (форма №1-Т). Одним из отличий № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» является то, что вместо унифицированных форм организации будут разрабатывать свои формы и утверждать их в учетной политике компании. Тем не менее, собственные формы организации обязаны содержать все необходимые реквизиты. 

Далее мы рассмотрим обязательные реквизиты, которые должны быть отражены в первичных документах на бумажных носителях, а также причины, по которым эти документы могут быть признаны недействительными. 

1. Наименование документа

Первое, на что важно обращать внимание, это реквизиты договора в накладной. Часто в графе «Основание» товарной накладной можно встретить надпись «договор поставки» или «основной договор». Это неверно.  Графа должна содержать ссылку на реквизиты Договора поставки (номер договора и дату его составления), если поставка осуществляется в рамках определенного договора.  В противном случае, такая отгрузка считается внедоговорной. И в суде взятки гладки. 

2. Дата составления документа  Необходимо внимательно отслеживать дату составления входящих и исходящих первичных документов. «Первичка» должна выписываться строго в момент совершения хозяйственной операции, либо сразу после ее окончания. Вполне возможно, документ с опозданием поступит в компанию, но дата выписки должна соответствовать дню, когда проведена операция. 

3. Наименование организации, от имени которой составлен документ

Здесь все предельно понятно, вопросов возникнуть не должно.  

4. Содержание хозяйственной операции В накладной должен быть отражен именно тот товар, который является предметом договора. Если вы занимаетесь оказанием услуг, то необходимо подробно описать их суть. То же касается и товаров, например, сувенирной продукции. Просто записи «Сувенирная продукция» недостаточно. Нужно перечислить наименование и количество каждой позиции.  

5. Измерители операции в натуральном и денежном выражении

Вся первичная документация составляется строго в рублях. Недопустимо использовать в качестве измерителя «у.е.» или валюту. При необходимости компания может внести в собственную или унифицированную форму документов дополнительный реквизит для отражения суммы в иной валюте, кроме рублей. Также дополнительными реквизитами могут быть логотип компании и др.  

6. Личные подписи и наименование должностей сотрудников, которые ответственны за совершение операции

Примерами некорректного оформления первичных документов могут служить несоответствие подписи уполномоченного* лица в расшифровке или отсутствие расшифровки, а также подписание первичных документов неустановленным лицом или использование факсимильной подписи. Эти нарушения могут выглядеть по-разному, но последствия всегда имеет неприятные. Закон N 402-ФЗ не регламентирует порядок предоставления права подписи первичных учетных документов, не содержит перечня должностей лиц, подписывающих документы, которыми оформляются операции с денежными средствами. Очевидно, данные вопросы могут решаться внутри компании по-разному. Сделка, в которой стоит подпись неуполномоченного лица, может быть признана заключенной от имени и в интересах подписанта.  Следовательно, ответственность в данном случае несет физическое лицо, а не организация. 

Если уполномоченное лицо, визируя документ, 1) не указывает номер приказа (доверенности), наделяющего его такими полномочиями 2) не делает расшифровки своей подписи (фамилия и инициалы), оставляя незаполненным вбитые в печатную форму Ф.И.О. генерального директора и/или главного бухгалтера, считается, что подпись поставлена неустановленными лицами. В случае, когда документы подписывает индивидуальный предприниматель, необходимо указать реквизиты свидетельства о его государственной регистрации. 

Факсимильное воспроизведение подписи покупателя не является доказательством поставки товара, если возможность использования факсимиле не предусмотрена договором.   

7. Наличие оттиска печати

Первичные документы, как правило, заверяются печатями. Печать должна содержать полное фирменное наименование юридического лица на русском языке и указание на его место нахождения. Именно такая печать должна стоять рядом с аббревиатурой «М.П.»  в самой форме товарной накладной. 

Печати, которые используются организациями в своих филиалах и обособленных подразделениях, должны содержать все обязательные реквизиты: ИНН организации, полное наименование организации на русском языке, местонахождение организации и наименование структурного подразделения. Порядок использования печатей уполномоченными лицами должен быть утвержден распорядительным документом по организации. 

Именно эти реквизиты важно проверять в первую очередь как в той «первичке», которую разрабатывает компания самостоятельно, так и в той, которую она принимает от своих контрагентов. 

Особенности взаимодействия при использовании стороннего грузоперевозчика

Также важно знать некоторые нюансы  использования услуг транспортных компаний. Если при осуществлении поставок привлекались сторонние грузоперевозчики, в накладной указывается ссылка на реквизиты документа, подтверждающего принятие  грузоперевозчиком товара к перевозке  (Квитанция РЖД,  Накладная Грузоперевозчика и др.) Если поставщик отгружает продукцию доверенному лицу транспортной компании, он должен располагать копией доверенности грузоперевозчика на доверенное лицо.  

При выдаче грузоперевозчиком доверенности на свое доверенное лицо для приемки груза, отметка этого лица о принятии груза к перевозке (дата, подпись, расшифровка подписи) может быть проставлена в приемопередаточном документе Грузоперевозчика, либо в накладной Поставщика. Для подтверждения факта получения товара покупателем (грузополучателем) Поставщику может понадобиться товарно-транспортная накладная (форма №1-Т) с заполненным разделом №2: «Транспортный раздел». 

Исправления в первичных документах

При необходимости в любые первичные учетные документы, кроме банковских и кассовых, можно вносить исправления. Для этого неправильный текст/сумма зачеркивается горизонтальной линией, а над ним указывается верный, ставится дата исправления, печать и подпись. Исправление должно быть оговорено надписью «исправлено». Править документы можно только в момент их выписки, а заверять исправления должны исключительно те лица, которые их подписывали. 

Подводные камни

• Одна из распространенных ошибок – отражение в накладной транспортных, складских услуг, а также услуг за погрузку. Все это является не товаром, а услугами, которые  должны либо входить в стоимость товара (и отражаться в договоре), либо оплачиваться дополнительно (и оформляться актом оказанных услуг). В этом случае поставщик может выдать одну счет-фактуру, накладную на товар и акт оказанных услуг. Если поставщик настаивает на том, чтобы вписывать в накладную транспортные услуги, знайте, что услуги не подтверждаются накладными.
• В строках «Грузоотправитель» и «грузополучатель» товарной накладной  необходимо вписывать реальные данные. К примеру, если отгрузки осуществляются непосредственно с завода-изготовителя, минуя поставщика, в товарной накладной должны стоять данные завода-изготовителя. Они должны быть занесены в счет-фактуру. Если поставщик сообщает покупателю об отправке груза с адреса грузоотправителя письмом, переписку, нужно распечатать и приложить к договору.
• Также адрес доставки может не совпадать с адресом плательщика. В этом случае, в графе «Плательщик» должен быть указан юридический адрес организации, а в графе «Грузополучатель» – фактический адрес доставки.
• Зачастую товарные накладные с отметкой о получении груза к Поставщику не возвращаются,  а поскольку покупатель исправно платит по счетам, Поставщика отсутствие «первички» не тревожит. А зря. Ведь покупатель в любой момент может заявить о неполучении товара и потребовать деньги назад. Как в таком случае доказать, что была отгрузка? Никак. Товарная накладная без подписи получателя не подтверждает факт передачи товаров. 

Бухгалтеру на заметку 

При работе с покупателями первичные документы, которые не содержат все обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. А на нет, как говорится, и суда нет.  Дабы избежать неприятностей, есть несколько простых правил оценки первичного документа. Необходимо проверить: 

- наличие номенклатуры и количества товара в товарной накладной (не должно быть никаких «канцтоваров» и «транспортных услуг»; 

- наличие «живой» подписи и печати, потому как, если в расшифровках стоят разные фамилии, а подпись в обоих случаях одна, вероятнее всего, это подпись доверенного лица, но без указания приказа или доверенности она может быть  признана недействительной; 

- полноту реквизитов грузополучателя, грузоотправителя, поставщика и плательщика, в том числе банковских. В принятие компанией формы первичной учетной документации (за некоторыми исключениями), организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, сохранив при этом все обязательные реквизиты.   

Эти простые правила помогут Вам держать руку на пульсе и быть уверенными в том, что при обращении в суд, ваша правота будет подкреплена документально и найдет поддержку со стороны блюстителей закона.  Если у вас возникнут вопросы по оформлению первички, обращайтесь в НФК – сложно найти другую отрасль, где проходит столько документов по торговым операциям. 

*Уполномоченное лицо - лицо, наделенное официальными полномочиями совершения определенных действий.