Тот факт, что нежилое помещение арендуется у "физика"- собственника (не являющегося предпринимателем), зачастую приводит в замешательство бухгалтеров фирм-арендаторов. Разберем основные вопросы, которые возникают в такой ситуации.
Договор аренды помещения с физлицом какой-то особенный?
Самый что ни на есть обычный. Не забудьте прописать в договоре:
- данные, позволяющие точно идентифицировать арендуемое помещение, в частности его точный адрес, месторасположение в здании (этаж, номер комнаты), а также площадь помещения <1>;
- размер, порядок и сроки внесения арендной платы <2>. При этом про НДС упоминать не надо. Ведь "физик"-непредприниматель не является плательщиком этого налога, следовательно, НДС в арендную плату не входит.
Без этих условий договор аренды будет считаться незаключенным <3>.
Если вы будете заключать договор после 1 марта 2013 г., то независимо от того, на какой срок он заключается, регистрировать его в территориальном органе Росреестра не нужно <4>. Что касается договоров аренды, подписанных до указанной даты, то их не придется регистрировать, если они заключены <5>:
<или> на срок менее 1 года;
<или> вообще без указания конкретного срока. В этом случае договор считается заключенным на неопределенное время.
СОВЕТ
Перед тем как подписать договор аренды с физлицом, имеет смысл убедиться в том, что:
- именно он является собственником сдаваемого помещения;
- помещение имеет статус нежилого. Ведь налоговики при проверке могут исключить из "прибыльных" расходов компании платежи за аренду жилого помещения, если оно используется не по назначению <6>.
Для этого попросите будущего арендодателя показать вам свидетельство о собственности на сдаваемое помещение, а еще лучше - свежую выписку из ЕГРП <7>. Так вы точно будете знать, что недвижимость принадлежит именно ему.
Может ли фирма оплачивать аренду физлицу наличными?
Да, вполне. В этом случае арендодателю "наличная" арендная плата передается после предъявления им паспорта через кассу организации по расходному кассовому ордеру (форма N КО-2). Лимит расчетов наличными (100 000 руб. по одному договору) на расчеты между организациями и гражданами не распространяется <8>.
Но конечно же, организации удобнее перечислять арендную плату безналично. Поэтому имеет смысл убедить гражданина-арендодателя открыть какой-нибудь счет, хотя бы завести сберкнижку. Ведь это минутное дело.
СОВЕТУЕМ ФИЗЛИЦУ-АРЕНДОДАТЕЛЮ
Перед открытием какого-либо счета в банке гражданину имеет смысл поинтересоваться, какова будет комиссия за снятие денег, поступивших к нему от организаций. В некоторых банках ее размер довольно велик.
Как без лишних проблем учесть в расходах коммунальные услуги?
Для этого нужно, чтобы коммуналка была включена в состав арендной платы. Это можно оформить двумя способами.
СПОСОБ 1. Коммунальные платежи - невыделенная (фиксированная) часть арендной платы. В этом случае условие о размере платы формулируется в договоре примерно так:
"Арендная плата устанавливается в размере ___ руб. и включает
стоимость потребляемых Арендатором коммунальных услуг".
Однако этот вариант может не устроить арендодателя. Ведь величина коммуналки зависит от объема фактического потребления воды, электроэнергии и других ресурсов. Соответственно, предугадать эти расходы заранее нельзя. А корректировать размер арендной платы по общему правилу можно не чаще одного раза в год <9>.
СПОСОБ 2. Коммунальные платежи - это переменная часть арендной платы. Тогда условие об арендной плате может звучать, к примеру, так:
При таком варианте изменение общей величины арендных платежей не будет считаться изменением арендной платы <10>.
"Арендная плата устанавливается в виде фиксированной части в
размере _______ руб. за месяц и переменной части в размере
стоимости коммунальных услуг, потребленных Арендатором за этот
период. Сумма переменной части определяется по данным приборов
учета, установленных в арендуемом помещении, а также на
основании счетов коммунальных служб и оплачивается на основании
предъявленных Арендодателем копий счетов за коммунальные
услуги".
И при одном, и при другом способе вся сумма арендной платы (как фиксированная, так и переменная) является оплатой услуг арендодателя по предоставлению помещения в аренду. Поэтому организация (в том числе применяющая упрощенку) может полностью учесть арендную плату в расходах <11>.При таком варианте изменение общей величины арендных платежей не будет считаться изменением арендной платы <10>.
Является ли фирма налоговым агентом по НДФЛ при оплате аренды физлицу?
Да. С выплаченной арендной платы организация должна исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ, также необходимо завести на арендодателя карточку учета доходов и подавать на него справки 2-НДФЛ <12>.
Перекладывать обязанность по уплате НДФЛ на гражданина вы не вправе <13>. Условие договора (или дополнительного соглашения к нему), согласно которому эта обязанность возлагается на физлицо, будет считаться ничтожным <14>.
И еще: профессиональный налоговый вычет по доходам от аренды помещения физлицу не положен <15>.
Если фирма арендует помещение у своего же директора, можно ли установить минимальную арендную плату?
Можно. Хотя организация и ее директор признаются взаимозависимыми лицами <16>, бояться ни тому ни другому нечего. Во-первых, эта сделка вряд ли попадет в разряд контролируемых по стоимостному критерию, ведь он поистине гигантский <17>. Во-вторых, даже если сделка вдруг окажется контролируемой, налоговики не смогут доначислить:
- НДФЛ директору, поскольку он не зарегистрирован как ИП <18>;
- налог на прибыль компании, ведь она никоим образом не завышает свои расходы <18>.
* * *
В заключение хотим напомнить вот о чем. Если физлицо-арендодатель через какое-то время зарегистрируется в качестве ИП, то вам не нужно будет больше удерживать НДФЛ <19>. Однако о своем новом статусе арендодатель должен сообщить вам сам - вы следить за этим не обязаны.
-------------------------------
<1> п. 3 ст. 607 ГК РФ
<2> пп. 1, 2 ст. 614, п. 1 ст. 654 ГК РФ
<3> п. 1 ст. 654 ГК РФ; Постановления ФАС ДВО от 17.02.2012 N Ф03-6929/2011; ФАС ВСО от 10.04.2012 N А58-4042/2011
<4> пп. 1, 8 ст. 2 Закона от 30.12.2012 N 302-ФЗ
<5> п. 2 ст. 609, п. 2 ст. 651 ГК РФ; пп. 10, 11 Информационного письма Президиума ВАС от 16.02.2001 N 59
<6> Письмо Минфина от 14.02.2008 N 03-03-06/1/93
<7> приложение N 11 к Приказу Минэкономразвития от 01.09.2011 N 440; п. 3 ст. 7 Закона от 21.07.97 N 122-ФЗ
<8>Указание ЦБ от 20.06.2007 N 1843-У
<9> п. 3 ст. 614 ГК РФ
<10> п. 11 Информационного письма Президиума ВАС от 11.01.2002 N 66
<11> подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
<12> пп. 1, 2 ст. 226, ст. 230 НК РФ
<13> п. 5 ст. 3 НК РФ
<14> Письма Минфина от 29.04.2011 N 03-04-05/3-314, от 15.07.2010 N 03-04-06/3-148
<15> ст. 221 НК РФ
<16> подп. 7 п. 2 ст. 105.1 НК РФ
<17> п. 3 ст. 4 Закона от 18.07.2011 N 227-ФЗ
<18> подп. 2 п. 4 ст. 105.3 НК РФ
<19> подп. 1 п. 1 ст. 227 НК РФ
Комментарии
2