Мобильные разговоры за счет фирмы

Н.Д. Пашутова, обозреватель «Федеральной бухгалтерской газеты»

На многих фирмах сотрудники используют мобильную связь для поиска клиентов, ведения переговоров, оформления заказов. В этом случае руководство оплачивает расходы работника. Бухгалтер, в свою очередь, должен правильно отразить эти затраты в учете.

Часто фирмы покупают мобильные телефоны своим работникам для выполнения ими должностных обязанностей. Если у сотрудника уже есть аппарат, то можно использовать его. В таком случае организация выплачивает компенсацию и возмещает расходы работника по оплате услуг связи. О том, как учесть такие затраты и не ошибиться с налогами, рассказали эксперты журнала «Практическая бухгалтерия».

Компенсационные выплаты не являются доходом работника, следовательно, они не облагаются налогом на доходы физических лиц и ЕСН (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Об этом говорится в письме Минфина от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72. В нем также сказано, что компенсация за использование телефона сотрудника не облагается в пределах норм амортизационных отчислений, а стоимость телефонных переговоров нужно экономически обосновать. При этом в организации может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи.

Если налоговые инспекторы настаивают, что компенсацию нужно облагать ЕСН и НДФЛ, знайте – арбитры их не поддерживают. В качестве примера можно привести постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 18 января 2005 г. № А49-6290/04-540А/2.

Где упомянуть про мобильники

В каком документе должна быть указана производственная необходимость использования мобильного телефона и размер компенсации? Сотрудники финансового ведомства выразили несколько мнений.

Так, в письме от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275 говорится, что запись о служебном использовании мобильника нужно сделать в должностной инструкции работника. Второй вариант – это должно быть отражено в письменном соглашении между фирмой и сотрудником (письмо от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72). Третий вариант – соответствующую запись нужно сделать в трудовом договоре (письмо от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/194).

С учетом того, что трудовой договор сам по себе является соглашением и заключается в письменной форме (ст. 56, 67 ТК РФ), можно было бы все указать в нем. Однако здесь могут возникнуть сложности. Если налоговые инспекторы включат такую компенсацию в расчет базы по ЕСН, свою правоту придется отстаивать в суде.

Чтобы избежать проблем, необходимость использования телефона и сумму компенсации лучше всего закрепить в отдельном соглашении, а также в должностной инструкции работника.

Оплата услуг связи, возмещаемая сотруднику, входит в состав прочих расходов при исчислении налога на прибыль (подп. 25 п.1 ст. 264 НК РФ). Для этого организации следует документально подтвердить производственный характер таких затрат. Налоговое ведомство заявляет, что фирме понадобится договор с оператором мобильной связи, детализированные счета, приказ об утверждении перечня сотрудников, которым по служебным делам приходится пользоваться мобильником, номера телефонов абонентов (письмо УФНС по г. Москве от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153).

Мнение Минфина по перечню документов такое же (письмо № 03-03-01-04/1/275), за исключением одного нюанса: приказом руководителя утверждается перечень не самих работников, а их должностей, что выглядит более разумно.

Хотя законодательством не определен список бумаг, подтверждающих телефонные переговоры, суды склоняются к тому, что именно плательщик обязан доказать их производственный характер. Например, к такому выводу пришли арбитры Западно-Сибирского (постановление ФАС от 4 мая 2005 г. по делу № Ф04-2733/2005(10928-А27-40)) и Восточно-Сибирского округов (постановление ФАС от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1). Поэтому детализацию переговоров нужно иметь обязательно.

Разговоры в разумных пределах

Многие организации устанавливают лимит телефонных разговоров. Его утверждают приказом директора. В таком случае затраты на оплату переговоров включают в расходы только в рамках утвержденных норм, а превышение лимита работник оплачивает сам.

Встречаются ситуации, когда организация оплачивает услуги мобильной связи в полном объеме, а позже получает от работников возмещение за превышение норматива. Если фирма отнесла на расходы всю стоимость переговоров, то деньги, полученные от сотрудников, будут считаться доходом (письмо Минфина от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275). В итоге прибыль уменьшит только нормированная величина расходов на мобильные разговоры.