К вам пришел ФСС…

Проверяя фирмы и предпринимателей, Фонд социального страхования РФ (ФСС) руководствуется Методическими рекомендациями, утвержденными им 4 декабря 2003 г. № 134 и 17 марта 2004 г. № 24. Первые посвящены проверкам уплаты взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, а вторые – проверкам расходования денег фонда.

Кого проверяет ФСС

Работники фонда могут проверить любую фирму. Каждый квартал они составляют план проверок. Как сказано в Методических указаниях, в первую очередь туда попадают фирмы, которые потратили значительные суммы на выплату пособий или резко поменяли размер страховых выплат при неизменном количестве работников, ну и, конечно, те, кто частенько не представлял в фонд расчетную ведомость. Кроме того, готовиться к выездной проверке придется должникам по взносам в ФСС и фирмам, получившим в ходе камеральной проверки замечания.

Ревизоры должны проверять каждую фирму не реже чем раз в три года. Так что, если за последние пару лет контролеры из ФСС ни разу не приходили, ждите их в этом году.

Что проверяет ФСС

Сотрудники ФСС проверяют, как фирма или предприниматель расходуют средства фонда на выплату пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и др.) и приобретение путевок. Кроме того, ФСС контролирует, как вы исчисляете и платите взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Помните: проверки исчисления и уплаты единого социального налога (ЕСН), перечисляемого в ФСС, – это прерогатива налоговиков.

Проверяемый период и продолжительность проверки

Длительность проверки не может превышать двух месяцев. Еще по месяцу прибавляется на проверку каждого филиала (представительства).

Количество дней, необходимых на проверку конкретной фирмы, устанавливает руководитель отделения фонда.

Проверкой могут быть охвачены три предыдущих года. Кроме того, контролеры вправе посмотреть документы законченного отчетного периода текущего года, но только в одном случае: если фирма попала в план выездных проверок по рекомендации камеральщиков, которым что-то не понравилось в сданных с начала года расчетных ведомостях.

ФСС не вправе дважды проверять фирму по одним и тем же вопросам за один и тот же период.

Исключения – ликвидация или реорганизация предприятия или проверки в порядке контроля отделения фонда за деятельностью своего филиала.

Как проходит проверка

Перед началом проверки сотрудники фонда должны предъявить вам решение о ее проведении и свои служебные удостоверения. Без этих документов проводить проверку они не вправе.

Обратите внимание: в решении должны быть указаны период проверки, Ф.И.О. проверяющих и вопросы проверки («расходы страхователя по государственному социальному страхованию» или «начисление и уплата страхователем взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходование этих средств»).

Решение о проведении проверки принимает и подписывает руководитель филиала ФСС (или его зам). Если вам предъявили решение, подписанное другим сотрудником, а на самом решении нет печати фонда, вежливо откажите проверяющим в доступе на свою территорию.

Проверка уплаты взносов

Представителей ФСС будут интересовать:

• перечисления в фонд;
• использование средств, предназначенных на выплаты по несчастным случаям на производстве и профзаболеваниям.

Методичка предписывает контролерам начинать проверку с изучения устава и документов, имеющих отношение к выплатам в пользу работника. Поэтому бухгалтеру лучше заранее проверить правильность составления:

• штатного расписания;
• приказов о выплате заработной платы, материальной помощи и других вознаграждений;
• коллективных, трудовых и гражданско-правовых договоров;
• положений о системе оплаты труда, премировании и т. д.

Чтобы проверить, правильно ли установлен тариф, по которому фирма начисляет страховые взносы, ревизоры изучат показатели расшифровки к строке 010 формы № 2 Отчета о прибылях и убытках.

Затем контролеры проанализируют первичные бухгалтерские документы и сверят их с записями в регистрах бухгалтерского учета (журналах-ордерах, Главной книге), расчетных ведомостях по средствам фонда и расчетно-платежных ведомостях по начислению заработной платы.

Если обнаружат расхождения данных расчетной ведомости и данных по кредиту счета «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», а также дебету счетов учета затрат на производство, то будут выяснять, на все ли выплаты в пользу работников начислены страховые взносы. Для этого ревизоры посмотрят:

• приказы о приеме на работу;
• табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
• договоры гражданско-правового характера, по условиям которых на выплачиваемые вознаграждения начисляются страховые взносы;
• расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости;
• лицевые счета.

Следующий шаг контролеров – проверка выплат работнику, пострадавшему в результате несчастного случая на производстве или получившему профзаболевание. К таким выплатам относятся:

• пособие по временной нетрудоспособности;
• страховые выплаты;
• расходы на реабилитацию работника (затраты на дополнительное питание, медицинские препараты, санаторно-курортное лечение, протезирование и т. д.).

И последнее, на что обратят внимание проверяющие, – это правильность финансирования предупредительных мер по сокращению несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

К ним относятся:

• периодические медицинские осмотры работников в медицинских учреждениях, находящихся в собственности фирмы;
• профилактическое санаторное лечение работников в санаториях-профилакториях, находящихся в собственности фирмы.

Проверка расходования денег фонда

Проверяющие могут потребовать любые документы, касающиеся выплаты пособий и приобретения путевок.

Пособие по временной нетрудоспособности можно выдавать только по основному месту работы. Поэтому трудовая книжка сотрудника, которому выдано пособие, должна храниться у вас. Если человек уволился, проверяющим нужно показать приказы о приеме его на работу и увольнении. Это пособие начисляется на основании листка нетрудоспособности. Листок должен храниться в бухгалтерии. Если он потерян, то вам нужно получить его дубликат.

Контролеры обратят внимание на правильность реквизитов больничного листа.

Обратите внимание: с 1 августа 2005 года фирмы могут оплачивать больничные своим сотрудникам только на основании листков нетрудоспособности нового образца. Его форма утверждена приказом Министерства здравоохранения и социального развития от 6 июня 2005 года № 384. Если работнику после 31 июля все же выдадут старый бланк больничного, его нужно будет поменять. Иначе компания не сможет вернуть из ФСС пособие, выплаченное по нему. Решение о замене принимает врачебная комиссия медицинского учреждения на основании справки с места работы о том, что пособие по данному листку не выплачено. Об этом, кстати, ФСС сообщило в письме от 20 июля 2005 г. № 02-18/11-6502.

Больничный лист должен иметь разборчивые записи медицинских работников, четкие печати и название лечебного учреждения. Любые исправления должны быть заверены печатями поликлиники.

Листок нетрудоспособности должен соответствовать инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан. В противном случае инспекторы его не примут и расходы на его оплату фирме не возместят. В частности, это произойдет, когда:

• не указан вид нетрудоспособности или место работы заболевшего;
• врач выдал больничный лист на срок более 10 дней;
• лист нетрудоспособности выдан частником, у которого нет лицензии на проведение экспертизы временной нетрудоспособности.

При проверке оплаты больничных листов ревизоры в первую очередь поинтересуются системой оплаты труда: штатным расписанием, трудовыми договорами и т. д. Далее проверяющие посмотрят, правильно ли исчислен трудовой стаж и рассчитана сумма пособия.

Напомним: первые два дня болезни сотрудника оплачивает работодатель. А ФСС начинает платить только с третьего дня. Однако это касается лишь компаний, которые применяют общеустановленную систему налогообложения. Для тех же, кто перешел на «упрощенку» или ЕНВД, действует совершенно другой порядок. А именно: если фирма не перечисляет взносы в ФСС добровольно, то фонд компенсирует больничные в пределах 1 МРОТ в месяц на человека ( статья 2 Федерального закона от 31 декабря 2002 г. № 190-ФЗ). Поэтому контролеры будут проверять, не поставил ли «упрощенец» или «вмененщик» к возмещению сумму пособия больше этого ограничения.

«Спецрежимникам», которые уплачивают добровольные взносы (в размере 3 % от выплат, начисленных работникам), фонд возмещает больничные полностью: ограничение в 1 МРОТ на них не распространяется.

Сотруднице, у которой родился ребенок, положен отпуск по беременности и родам на 140 дней: 70 дней – до даты предполагаемых родов и 70 дней – после. Так сказано в статье 255 Трудового кодекса РФ. На все время такого отпуска выписывается больничный лист.

Пособие по беременности и родам предоставляется по больничному листу и оплачивается ФСС (не более 12 480 рублей в месяц).

Чтобы подтвердить обоснованность расхода средств фонда, контролерам нужно показать:

• заявление сотрудницы о предоставлении отпуска;
• больничный лист;
• приказ о предоставлении отпуска;
• копию свидетельства о рождении ребенка.

Кроме того, выдается единовременное пособие при рождении или усыновлении ребенка в возрасте до трех месяцев (4500 рублей). Это пособие также компенсирует ФСС.

Если вы выдавали это пособие, то в бухгалтерии должны быть:

• расходный кассовый ордер на выплату пособия;
• заявление о выплате пособия, составленное сотрудником;
• справка о рождении ребенка. Ее работнику должны выдать в загсе вместе со свидетельством о рождении ребенка;
• справка с места работы другого родителя о том, что ему такое пособие не выплачивалось.

Обратите внимание: единовременное пособие при рождении ребенка не облагается налогом на доходы физлиц, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Такое пособие назначается работнику, который ухаживает за ребенком (мать, отец, бабушка, дедушка, опекун и т. д.).

Помимо перечисленного, сотрудникам выплачивают ежемесячное пособие по уходу за ребенком младше полутора лет (500 руб.) – также за счет средств ФСС.

Бухгалтеру нужно иметь:

• заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия;
• копию приказа о предоставлении отпуска;
• копию свидетельства о рождении ребенка.

Обратите внимание: пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет не облагается налогом на доходы физлиц, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Пособие на погребение выдается в случае:

• смерти сотрудника. Пособие выплачивается супругу (супруге) иди другим лицам, которые хоронят умершего;
• смерти несовершеннолетнего ребенка сотрудника.

Если вы выдавали такое пособие, то проверяющим нужно показать:

• заявление сотрудника (его родственника) о выплате пособия;
• справку загса о смерти;
• счет на оплату похоронных услуг;
• платежное поручение или квитанцию к приходному ордеру на оплату похоронных услуг.

По желанию родственников умершего сотрудника фирма может оплатить услуги похоронных агентств.

В этом случае в бухгалтерии должны храниться:

• справка загса о смерти;
• счет на оплату похоронных услуг;
• платежное поручение или квитанция к приходному ордеру на оплату похоронных услуг.

За счет средств фонда фирма может приобрести путевки:

• в детские оздоровительные лагеря;
• на долечивание своих работников после стационарного лечения по заболеваниям, указанным в постановлении Правительства РФ от 21 апреля 2001 г. № 309.

Стоимость путевки в детские оздоровительные лагеря оплачивается только в пределах норм, установленных федеральным законом о бюджете Фонда социального страхования. Такой закон принимается ежегодно.

Каких-либо ограничений по оплате путевок на долечивание не установлено, поэтому ФСС компенсирует стоимость таких путевок полностью.

Санаторно-курортное лечение других сотрудников может быть оплачено только за счет средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Однако должно быть выполнено одно условие: фирме предоставлена скидка или надбавка к страховому тарифу.

Если вы оплачивали путевки, то работникам ФСС надо представить:

• заявление сотрудников фирмы о предоставлении путевки;
• договор на ее приобретение;
• счет на оплату;
• платежное поручение или квитанцию к приходному кассовому ордеру на оплату путевок;
• приходную накладную;
• отрывной талон к путевке (его должен представить работник, вернувшийся с отдыха);
• список работников, получивших путевки, с их подписями. Он составляется в произвольной форме;
• расчетную ведомость по средствам Фонда.

Как оформляют результаты проверки

По окончании проверки работники фонда выдают бухгалтеру справку о ее проведении.

Затем в течение двух месяцев со дня окончания проверки (либо во время проверки) составляют акт. Страницы акта должны быть пронумерованы, в нем не должно быть никаких исправлений.

Акт подписывают проверяющие и руководитель фирмы. Вы можете отказаться подписать документ или подписать его с оговоркой: «С актом не согласен».

Закон предоставляет вам две недели, чтобы представить в отделение фонда свои возражения по акту проверки. Если в ходе проверки соцстраховцы не выявили никаких нарушений, то составлением акта все и ограничится. В противном случае руководитель территориального отделения фонда в течение 10 дней выносит решение по итогам проверки.

Если проверяющие выявили нарушения расходования средств фонда, то его руководитель решает не принимать к зачету расходы страхователя на цели соцстраха. При этом страхователь должен скорректировать суммы не принятых к зачету расходов в бухгалтерском учете и расчетной ведомости и сдать уточненный расчет по авансовым платежам по ЕСН в налоговую инспекцию.

Все данные о выявленных нарушениях ФСС передает в налоговую инспекцию.

Если ревизоры обнаружили недоимку по взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, то руководитель фонда принимает решение о взыскании недоимки и пеней.

Кроме того, он может наложить штраф.

На сумму недоимки и пеней фонд выставит инкассовое поручение, а за взысканием штрафа обратится в суд (если фирма не заплатит его добровольно).

За что могут оштрафовать

Штрафы, которые может назначить фирме ФСС, установлены в Федеральном законе от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Вот они:

ШТРАФЫ

СРОК УПЛАТЫ СТРАХОВЫХ ВЗНОСОВ И ПЕНЕЙ

Кроме того, мировой судья на основании протоколов, составленных сотрудниками фонда, может оштрафовать должностных лиц фирмы (руководителя, главного бухгалтера) за непредставление расчетной ведомости.

Размер штрафа – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).