Обязан ли ИП (общий режим налогообложения) при проведении расчетов с использованием системы «Банк-Клиент» распечатывать платежные поручения на бумажном носителе, или можно хранить их в электронном виде? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Татьяна Каратаева и Светлана Мягкова.
Индивидуальный предприниматель, применяющий общую систему налогообложения, производит платежи через систему "Банк-Клиент". Могут ли платежные поручения в случае проведения расчетов с использованием системы "Банк-Клиент" храниться в электронном виде, или их следует распечатывать на бумажном носителе?
Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и индивидуальные предприниматели (далее - ИП) обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ.
В соответствии с п. 1.1 Положения Банка России от 19.06.2012 N 383-П "О правилах осуществления перевода денежных средств" (далее - Положение N 383-П) одной из форм безналичных расчетов при осуществлении банками перевода денежных средств является платежное поручение.
Расчетными (платежными) документами являются: платежные поручения, инкассовые поручения, платежные требования, платежные ордера, банковские ордера (п. 1.12 Положения N 383-П).
Плательщиками, получателями средств являются, в частности, индивидуальные предприниматели (п. 1.2 Положения N 383-П).
В соответствии с п. 1.10 Положения N 383-П перечень и описание реквизитов платежного поручения, его форма на бумажном носителе, номера его реквизитов устанавливаются Банком России (приведены в приложениях 1, 2 и 3 к Положению N 383-П соответственно).
То есть платежное поручение является банковским документом.
Платежное поручение может составляться, приниматься к исполнению и исполняться как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 5.4 Положения N 383-П).
Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) (далее - Перечень), который подготовлен в соответствии с Законом N 125-ФЗ.
Согласно ст. 362 Перечня первичные учетные документы, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, в том числе, например, кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и другие, должны храниться 5 лет при условии проведения проверки.
В соответствии с п. 1.1 Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П) физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (ИП), обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (смотрите письма Минфина России от 08.08.2012 N 03-11-06/3/56, ФНС России от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@, решение Верховного суда РФ от 13.06.2012 N АКПИ12-491).
Пунктом 1.9 Положения N 373-П указано, что юридическое лицо, ИП обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
Отметим, что согласно части 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом нормами данного закона не уточняется вид электронной подписи.
Регистры бухгалтерского учета также могут составляться в электронном виде и заверяться электронной подписью (часть 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ), а также право на составление кассовых документов в электронном виде закреплено п. 2.5, 5.6 Положения N 373-П, а платежных поручений, как было сказано выше, - п. 5.4 Положения N 383-П).
В письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (смотрите также письма Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24).
В пункте 1.2.2 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее - Основные правила) также указано, что в зависимости от состава документации архив может быть создан и на электронных носителях. Порядок сдачи в архив электронных документов рекомендован п. 2.1.4 Основных правил.
Частью 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
При этом документы учётной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учёта, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности в последний раз (часть 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
В соответствии с частью 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект (в рассматриваемом случае - ИП) должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Согласно частям 6, 8 ст. 9, частям 7, 9 ст. 10 Закон N 402-ФЗ на бумажных носителях копии электронных документов (регистров), хранящихся на машинных носителях, необходимо формировать:
1) по письменному запросу других участников хозяйственных операций и иных органов (лиц) в установленных случаях;
2) по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;
3) если машинные носители, на которых они хранятся, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).
Учитывая вышеизложенное, полагаем, что платежные поручения в случае проведения расчетов с использованием системы "Банк-Клиент" могут храниться в электронном виде без их распечатывания на бумажном носителе.
В заключение отметим, что рекомендации по вопросу хранения документов в электронном виде представлены Минфином России в письме от 25.09.2009 N 02-06-00/4581. Данные рекомендации были адресованы Федеральному казначейству, однако полагаем, что ими может воспользоваться и ИП.
Так, Минфин России считает целесообразным сопровождать хранение электронных документов хранением соответствующих электронных либо бумажных журналов учета, сертификатов ключей подписи, а также средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронной цифровой подписью. Для сертификатов ключей подписи электронных документов целесообразно оформлять и хранить в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи. При этом Минфин России обращает внимание, что "информация, содержащаяся в электронных архивах и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела".
Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется резервную копию сохранять не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэш-карты, диски).
С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.
Начать дискуссию