Новый план счетов: готовимся к переходу

Главный бухгалтер ООО "Эдельвейс" А.Д. Крайняя

љ

Прокомментируем отдельные положения утверждаемого плана подготовительных мероприятий.

1. Рабочий план счетов.

Естественно, что при переходе на новый План счетов организацией должен разрабатываться и новый рабочий план счетов, так как часть счетов действующего в организации в 2001 году рабочего плана счетов, составленного на основе Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденного Приказом Минфина СССР от 01.11.91 N 56, аннулирована, некоторые счета изменили свое наименование, изменилась нумерация ряда счетов.

О необходимости составления рабочего плана счетов на основе нового Плана счетов говорится теперь и в Инструкции по его применению.

При переходе на новый рабочий план счетов организация имеет возможность еще раз проработать степень детализации учета, максимально приспособив его к целям и задачам бухгалтерского, управленческого и оперативного учета. Основные рекомендации здесь сводятся к следующему. Рабочий план счетов должен формироваться для отражения аспектов хозяйственной деятельности организации, которые имеются у нее на конец отчетного года, и учитывать те изменения, которые произойдут (или могут произойти) в 2002 году. Если организация "не угадает", то допускается (например, при появлении у нее в 2002 году новых видов деятельности) и в 2002 году внести соответствующие дополнения в уже утвержденный в рамках рассматриваемого перехода рабочий план счетов и положение по учетной политике.

Далее. Помимо отражения специфики деятельности организации, которую рабочий план счетов обеспечивает достаточным набором синтетических и аналитических счетов (субсчетов), рабочий план счетов должен обладать гибкостью, т.е. возможностью "встраивания" в него дополнительных позиций без кардинальной ломки этого плана в целом. Отрицательным примером здесь может служить неиспользование субсчета по какому-либо синтетическому счету ввиду отсутствия на сегодняшний момент потребности в дифференциации данного счета. Однако это может привести к серьезным проблемам при применении некоторых компьютерных систем бухгалтерского учета в том случае, когда необходимость такой дифференциации все-таки появится.

Отметим и то, что в соответствии с Инструкцией по применению нового Плана счетов для учета специфических операций организация может по согласованию с Минфином РФ вводить в рабочий план счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов типового Плана.

При необходимости в рабочий план счетов может быть введена отдельная система счетов для управленческой бухгалтерии (счета 30 - 39). В этом случае должны быть разработаны детальные процедуры увязки такой системы с показателями финансовой бухгалтерии.

Субсчета, предусмотренные в новом Плане счетов, используются исходя из требований анализа, контроля и отчетности. Организации могут уточнять в своем рабочем плане счетов содержание отдельных из них, исключать и обЪединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией исходя из положений Инструкции к новому Плану счетов и нормативных актов по отдельным разделам учета (учета основных средств, производственных запасов и т.д.).

Мы рекомендуем организации составить подробную инструкцию по применению разработанного рабочего плана счетов, содержащую корреспонденции счетов по отражаемым в учете организации (и прогнозируемым к отражению) хозяйственным операциям.

2. Определение корреспонденции счетов по операциям, совершаемым организацией.

Данная позиция плана мероприятий тесно увязана с предыдущей, так уже при составлении рабочего плана счетов бухгалтер должен продумывать предстоящие между ними корреспонденции. Этот вопрос является наиболее сложным, так как новый План счетов во многом изменяет устоявшуюся методологию учета.

Организация должна тщательно продумать и определить состав хозяйственных операций исходя из осуществляемых ею видов деятельности: текущей, инвестиционной, финансовой. При этом учитывается, что в зависимости от вида деятельности организации выручка от продажи относится либо к обычным видам деятельности, либо к операционным доходам и расходам, а также уточняется производственная структура организации, устанавливаются виды производства - основное, вспомогательные, обслуживающие производства и хозяйства, определяются обЪекты учета.

На основе полученной информации организация разрабатывает схемы корреспонденции счетов всех хозяйственных операций по участкам бухгалтерского учета: внеоборотным активам; заготовлению и использованию материально - производственных запасов; производственным затратам; выпуску и продаже готовой продукции (товаров, работ и услуг); расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками; определению финансовых результатов.

При этом в учете организации появляются новые для нее корреспонденции счетов, например, для отражения выручки от продажи продукции (товаров, работ, услуг), продажи других активов, расходов будущих периодов, долгосрочных финансовых вложений, расчетов по претензиям, имущественному и личному страхованию, с банками и другими заимодавцами по предоставленным организации кредитам и иным займам, дочерними, зависимыми и головными организациями. Кроме того, необходимо иметь в виду, что приведенные в Инструкции по применению нового Плана счетов схемы корреспонденций являются типовыми и не охватывают всего круга возможных хозяйственных и финансовых операций организации. Они включены в указанную Инструкцию в качестве ориентира. Если же в процессе хозяйственной деятельности организация встречается с операцией, корреспонденция счетов по которой не предусмотрена в данной Инструкции, то она должна составить собственную учетную запись, следуя общим методологическим подходам, установленным Инструкцией и другими нормативными документами, регулирующими бухгалтерский учет.

3. Подготовка изменений и дополнений в учетную политику.

Переход на новый План счетов сопровождается существенным изменением учетной политики организации, так как потребуется ее корректировка в вопросах, непосредственно связанных с применением Плана счетов. Например, может потребоваться внести изменения в порядок начисления амортизации по нематериальным активам; отражения в бухгалтерской отчетности запасов материальных ресурсов; классификации финансовых вложений на долгосрочные и краткосрочные; финансирования некоторых расходов; распределения прибыли.

Замена рабочего плана счетов в связи с переходом на новый План счетов может также затронуть правила организации документооборота и другие аспекты учета в организации, что должно найти отражение в ее приказе об учетной политике.

Бухгалтеру следует иметь в виду, что согласно Положению по бухгалтерскому учету ПБУ 1/98 "Учетная политика организации", утвержденному Приказом Минфина РФ от 09.12.98 N 60н, произведенные в связи с переходом на новый План счетов изменения и дополнения в учетной политике организации должны быть отражены в пояснительной записке к отчету за 2001 год.

4. Модификация применяемых учетных регистров.

Модификация применяемых организацией учетных регистров обусловливается, во-первых, изменением методик учета отдельных видов имущества и операций и, во-вторых, перестройкой структуры счетного плана, повлекшей за собой изменения наименований и номеров синтетических счетов. Например, при ведении учета по единой журнально-ордерной форме, необходим пересмотр большинства журналов-ордеров (N 1, 2, 3, 4, 8, 9, 11, 12, 13, 14, 15) и вспомогательных ведомостей (N 1, 2, 7, 16) с точки зрения зафиксированных в них счетов первого порядка, аналитических позиций, а также взаимосвязи регистров (в связи с изменением корреспонденции счетов).

5. Пересмотр форм учетной документации.

Выполняя данный раздел программы перехода, следует еще раз пересмотреть формы первичной учетной документации, имея в виду, во-первых, возможное появление новых участков учетной работы (центров ответственности), а во-вторых, внося исправления в заранее пропечатываемые на бланках первичных документов коды корреспондирующих счетов.

љ6. Модернизация и настройка компьютерных автоматизированных систем учета.

Данный, крайне ответственный этап работы предполагает (помимо корректировки названий и номеров счетов) внесение существенных изменений в алгоритмы ряда учетных операций (например, в порядок формирования и распределения конечного финансового результата деятельности организации), а также проведение тщательной настройки и отладки применяемых организацией компьютерных автоматизированных систем бухгалтерского учета.

7. Обучение сотрудников бухгалтерии и служб, связанных с ведением складского, оперативного и управленческого учета, работе с новым Планом счетов (с представлением нового рабочего плана счетов или соответствующей выписки из него).

На данном этапе работы следует обратить особое внимание учетных работников на методологические особенности отражаемых в соответствии с новым Планом счетов на их участках хозяйственных операций. Учеба должна подготовить работников к проведению учетных операций по существующим, а также прогнозируемым хозяйственным операциям. Службы и сотрудники организации, связанные с ведением бухгалтерского учета, должны быть обеспечены новым рабочим планом счетов (или соответствующей выпиской из него), а также инструкцией по его применению, содержащей корреспонденции счетов по отражаемым в учете организации (и, возможно, прогнозируемым к отражению в ближайшее время) хозяйственным операциям.

8. Проведение инвентаризации имущества и обязательств.

Проведение инвентаризации имущества и обязательств организации при переходе на новый План счетов необходимо для подтверждения полноты и достоверности данных бухгалтерского учета в части остатков по счетам, подлежащим переносу на новые счета бухгалтерского учета. В ходе инвентаризации также возможно выявить и устранить имеющиеся недостатки при осуществлении бухгалтерского учета и контроля за сохранностью имущества организации. Инвентаризацию имущества и финансовых обязательств следует провести в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 N 49. При этом особое внимание следует обратить на инвентаризацию имущества, расчетов, обязательств, отраженных по тем счетам, остатки по которым переносятся на другие счета, либо по тем счетам, которые исключаются из Плана счетов. Это относится, в частности, к МБП, их износу, расчетам по полученным и выданным авансам, финансовым вложениям, расчетам по договорам простого товарищества и с дочерними и зависимыми обществами, оценочным резервам и т.д. Рекомендуется составить отдельные инвентарные описи на малоценные предметы, которые исходя из сроков их полезного использования подлежат переводу в состав основных средств или производственных запасов. Принятие обЪектов к учету в составе основных средств должно оформляться актами приемки-передачи по форме N ОС-1. На каждый такой обЪект должна быть заведена инвентарная карточка учета основных средств (форма N ОС-6).

9. Перенос остатков со счетов и субсчетов всех уровней действующего Плана счетов на счета и субсчета нового Плана счетов.

С учетом новой редакции Плана счетов, включающей в себя перегруппировку счетов по разделам Плана счетов, перераспределение, разделение или слияние операций по счетам учета, исключение отдельных счетов и введение новых счетов, возникает необходимость разработки схемы переноса данных со счетов действующего в организации рабочего плана счетов на счета вновь утвержденного рабочего плана счетов.

При переходе на новый План счетов с 01.01.2002 остатки по новым счетам на дату перехода будут являться одновременно и вступительными остатками по соответствующим статьям бухгалтерской отчетности.

Для закрытия старых счетов и формирования показателей счетов по новому Плану счетов перечень счетов и субсчетов, ранее применявшихся организацией, вначале сопоставляется с новым рабочим планом счетов организации. В результате такого анализа составляется таблица закрываемых и открываемых счетов. По каждому счету определяются остатки на дату перехода. Мы разделяем точку зрения ведущих специалистов, согласно которой при переходе от старого Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденного Приказом Минфина СССР от 01.11.91 N 56, к новому Плану счетов не следует выполнять корреспонденции (проводки) между соответствующими счетами старого и нового Планов счетов. Списание же остатков по старым счетам и перенос их на новые счета должен быть зафиксирован справкой бухгалтерии или другим аналогичным документом за подписями исполнителей и главного бухгалтера организации. В справке приводятся счета по старому Плану счетов, которые закрываются, и вновь открываемые счета по новому Плану счетов.

При закрытии счетов, переносе остатков и учете хозяйственных процессов в практической работе могут возникнуть следующие варианты:

• сохранение номера счета. Со старого счета остатки переносятся на новый счет с прежним номером и наименованием, при этом по отдельным счетам наименование изменяется частично или полностью.

Это относится к счетам по учету:

- внеоборотных активов - 01 "Основные средства", 02 "Амортизация основных средств" (прежнее наименование - "Износ основных средств"), 03 "Доходные вложения в материальные ценности", 04 "Нематериальные активы", 05 "Амортизация нематериальных активов", 07 "Оборудование к установке", 08 "Вложения во внеоборотные активы" (прежнее наименование - "Капитальные вложения");

- производственных запасов - 10 "Материалы", 11 "Животные на выращивании и откорме", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" (прежнее наименование - "Заготовление и приобретение материалов"), 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" (прежнее наименование - "Отклонение в стоимости материалов"), 19 "НДС по приобретенным ценностям";

- затрат на производство - 20 "Основное производство", 21 "Полуфабрикаты собственного производства", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 28 "Брак в производстве", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства";

- готовой продукции и товаров - 41 "Товары", 42 "Торговая наценка", 45 "Товары отгруженные";

- денежных средств - 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" (прежнее наименование - "Расчетный счет"), 52 "Валютные счета" (прежнее наименование - "Валютный счет"), 55 "Специальные счета в банках", 57 "Переводы в пути", 58 "Финансовые вложения" (прежнее наименование - "Краткосрочные финансовые вложения");

- расчетов - 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 68 "Расчеты по налогам и сборам" (прежнее наименование - "Расчеты с бюджетом"), 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 79 "Внутрихозяйственные расчеты";

• изменение номера счета. Со старого счета остатки переносятся на счет с новым номером, при этом по отдельным счетам изменяется их наименование.

В указанном порядке открываются следующие счета (в скобках приводится номер счета по старому Плану счетов): 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)" (37), 43 "Готовая продукция" (40), 46 "Выполненные этапы по незавершенным работам" (36), 80 "Уставный капитал" (85), 82 "Резервный капитал" (86), 83 "Добавочный капитал" (87), 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" (88), 86 "Целевое финансирование" (96 "Целевые финансирование и поступления"), 96 "Резервы предстоящих расходов" (89 "Резервы предстоящих расходов и платежей"), 97 "Расходы будущих периодов" (31), 98 "Доходы будущих периодов" (83);

• разЪединение счетов. Например, остатки по счету 12 "МБП" переносятся на новые счета 01 и 10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности", а остатки по счету 13 "Износ МБП" переносятся на новый счет 02 (в части, не снятой одновременно с остатками на субсчете 12-2 "МБП в эксплуатации");
• обЪединение счетов. Например, остатки по счету 06 "Долгосрочные финансовые вложения", субсчету 08-10 "Вложения в ценные бумаги", счету 58 "Краткосрочные финансовые вложения" переносятся на новый счет 58 "Финансовые вложения", счет 44 "Расходы на продажу" обЪединяет прежние счета 43 "Коммерческие расходы" и 44 "Издержки обращения"), счет 99 "Прибыли и убытки" обЪединяет старые счета 80 "Прибыли и убытки" 81 "Использование прибыли";
• открытие новых счетов первого порядка вместо ранее действовавших субсчетов. Например, открываются счета 59 "Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги" вместо субсчета 82-2, 63 "Резервы по сомнительным долгам" вместо субсчета 82-1, 81 "Собственные акции (доли)" вместо субсчета 56-3. Имеется и принципиально новый счет 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей", применение которого предусмотрено в п. 25 Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" (далее - ПБУ 5/01), утвержденного Приказом Минфина РФ от 09.06.2001 N 44н и вступающего в силу с 01.01.2002.
• открытие принципиально новых по методике учета счетов взамен ранее действовавших. Например, взамен счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" открывается счет 90 "Продажи", взамен счетов 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств", 48 "Реализация прочих активов" и др. - счет 91 "Прочие доходы и расходы";

Покажем в таблице соответствие между счетами и субсчетами старого и нового Планов счетов.

Таблица.