Спасайте документы! Порядок действий при изъятии. Как подготовиться к изъятию документов. Кто, зачем и как имеет право изымать документы компании?

Источник: «Делис Архив»

Ни одна компания не застрахована от санкционированного изъятия документов. Главная опасность процедуры так называемой выемки заключается в ее внезапности. Однако знание закона и своевременно принятые меры, которые можно провести задолго до начала изъятия, позволят избежать нежелательных последствий для бизнеса и репутации компании.

Изъятие документов – мероприятие заурядное, если к нему как следует подготовиться. В обратном случае вы рискуете оказаться в эпицентре далеко не самых благоприятных событий, когда решения приходится принимать необдуманно, а действовать – на скорую руку. Но даже с внезапностью можно бороться. Для этого достаточно знать права и обязанности обеих сторон, а также законные способы того, как можно отсрочить или вовсе избежать неприятного момента изъятия документов.

Как показывает практика, документы могут стать легкой «добычей» не только сотрудников компании и ее контрагентов, но и некоторых органов, которые обладают правом санкционированной выемки документов. Закон есть закон. При осуществлении контрольной и оперативно-розыскной деятельности, в ходе административного и уголовного процессов представители государственных служб могут истребовать документы с их последующим изъятием.

Кто имеет право изымать документы? Во-первых, налоговые органы. Во-вторых, государственные службы, задействованные в оперативно-розыскной деятельности. Кроме того, таким правом обладают органы, уполномоченные на проведение административного и уголовного процессов, а также Счетная палата при проведении контроля за исполнением бюджета и органы государственного контроля за геологическим изучением и разведкой месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, их добычей, производством, использованием и обращением с целью получения сведений о получении, расходовании, учете, хранении драгоценных металлов и камней и др.

В силу обширности темы в рамках данной статьи мы рассмотрим, на каких основаниях и как регламентирован порядок изъятия в деятельности налоговых органов и служб, задействованных в оперативно-розыскной деятельности.

Изъятие документов налоговыми органами

Для осуществления контрольной деятельности налоговые органы имеют право производить выемку документов у налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента при проведении налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены (п. 3 ст. 31 НК РФ; ст. 7 Закона РФ от 21.03 1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации»).

Следует отметить, что порядок изъятия документов налоговыми органами определяется только Налоговым кодексом РФ. Это требование было введено с 1 января 2007 года, когда в силу вступили изменения к закону от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации».

В статье 94 НК РФ установлено, что изъятие документов, именуемое выемкой, не может быть произведено вне рамок выездной налоговой проверки (п. 1 ст. 94 НК РФ). Выемка документов в порядке налогового контроля имеет место быть в том случае, если налогоплательщик в рамках выездной налоговой проверки не предоставил налоговому органу затребованные документы в течение 5 дней. При этом налоговый орган обязан предъявить соответствующее постановление о производстве выемки, подписанное руководителем или его заместителем.

Порядок проведения выемки документов:

1. Перед началом выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки. Он также должен разъяснить присутствующим лицам их права и обязанности.

2. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их. В случае отказа он производит выемку принудительно.

3. Если лицо, у которого производится выемка, отказывается вскрыть помещения или иные места, где предположительно хранятся подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно. При этом нужно избегать причинения повреждений (запоров, дверей и других предметов), не вызванных реальной необходимостью.

4. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности – стоимости предметов (ст. 99 НК РФ).

Кроме того, существует ряд специальных правил, регламентирующих проведение выемки:

1. В ночное время производство выемки документов и предметов исключено.

2. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. При необходимости для участия в производстве выемки приглашают специалиста.

3. Документы и объекты, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки, изъятию не подлежат.

Отметим, что первичные бухгалтерские документы имеют специальный режим изъятия. В соответствии с п. 8 ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Копии и подлинники: какие документы изымают налоговые органы

Общее правило для выемки документов налоговыми органами: изыматься должны копии документов. Подлинники разрешается изымать лишь в тех случаях, когда у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что они будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Если налоговые органы изымают подлинники, с них изготавливаются копии, которые заверяются должностным лицом уполномоченного органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать сделанные копии одновременно с изъятием документов в течение пяти дней после изъятия налоговый орган передает их лицу, у которого были изъяты документы (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Если по прошествии пяти дней с момента изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого были изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением. Об этом в протоколе делается соответствующая запись с указанием номера почтового отправления.

Копии документов отправляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, которое указано в протоколе.

Несоблюдение должностными лицами государственной налоговой инспекции порядка выемки (изъятия) документов или оформления протокола может послужить поводом к обжалованию в суде. В судебной практике существуют случаи, когда суд принимал сторону налогоплательщиков.

Изъятие документов в ходе оперативно-розыскных мероприятий

Изъятие документов может быть произведено в ходе оперативно-розыскной деятельности. В данном случае законным основанием для выемки являются п. 1 ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 №144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» и п. 10 ст. 13 Закона «О полиции» № 3-ФЗ от 7 февраля 2011 года.

Полный перечень органов, правомочных осуществлять изъятие документов при проведении оперативно-розыскных мероприятий, установлен ст. 13 закона «Об оперативно-розыскной деятельности». На территории России право осуществлять такую деятельность предоставляется оперативным подразделениям:

Органов внутренних дел РФ;
Органов Федеральной службы безопасности;
Федеральных органов государственной охраны;
Таможенных органов РФ;
Службы внешней разведки РФ;
Федеральной службы исполнения наказаний;
Органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

При осуществлении оперативно-розыскной деятельности уполномоченные органы имеют право:

1. Проводить гласно и негласно оперативно-розыскные мероприятия, перечисленные в статье 6 Федерального закона, производить при их проведении изъятие документов, предметов, материалов и сообщений, а также прерывать предоставление услуг связи в случае возникновения непосредственной угрозы жизни и здоровью лица, а также угрозы государственной, военной, экономической или экологической безопасности РФ.

2. В случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства РФ.

В соответствии с п. 5 ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» законные требования должностных лиц органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, обязательны для исполнения физическими и юридическими лицами, к которым такие требования предъявлены.

Неисполнение законных требований должностных лиц органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, либо воспрепятствование ее законному осуществлению влекут ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Действия сотрудников при осуществлении оперативно-розыскной деятельности регламентированы ведомственными нормативными актами, известными только узкому кругу лиц.

Указом Президента РФ от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», сведения об оперативно-розыскной деятельности (силы, средства, источники, методы, планы, результаты) отнесены к государственной тайне.

Основания для проведения оперативно-розыскных мероприятий

1. Наличие возбужденного уголовного дела.

2. Ставшие известными органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, сведения о:

признаках подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного деяния, а также о лицах, его подготавливающих, совершающих или совершивших, если нет достаточных данных для решения вопроса о возбуждении уголовного дела;
событиях или действиях, создающих угрозу государственной, военной, экономической или экологической безопасности Российской Федерации;
лицах, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда или уклоняющихся от уголовного наказания;
лицах, без вести пропавших, и об обнаружении неопознанных трупов.

3. Поручения следователя, органа дознания, указания прокурора или определения суда по уголовным делам, находящимся в их производстве.

4. Запросы других органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, по основаниям, указанным в настоящей статье.

5. Постановление о применении мер безопасности в отношении защищаемых лиц, осуществляемых уполномоченными на то государственными органами в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

6. Запросы международных правоохранительных организаций и правоохранительных органов иностранных государств в соответствии с международными договорами РФ.

Кроме того, органы, осуществляющие оперативно-розыскную деятельность, в пределах своих полномочий вправе собирать данные, необходимые для принятия решений:

О допуске к сведениям, составляющим государственную тайну.
О допуске к работам, связанным с эксплуатацией объектов, представляющих повышенную опасность для жизни и здоровья людей, а также для окружающей среды.
О допуске к участию в оперативно-розыскной деятельности или о доступе к материалам, полученным в результате ее осуществления.
Об установлении или о поддержании с лицом отношений сотрудничества при подготовке и проведении оперативно-розыскных мероприятий.
По обеспечению безопасности органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность.
О выдаче разрешений на частную детективную и охранную деятельность.

Важно! Если возбуждено уголовное дело, любое мероприятие (включая изъятие документов) проводится по правилам Уголовно-процессуального кодекса. Однако органы, которые перечислены в ст. 13, имеют право осуществлять изъятие документов без возбуждения уголовного дела согласно п. 2 ст. 7 Федерального закона от 12.08 1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности».

Практические рекомендации в ходе оперативно-розыскных мероприятий

1. Не паникуйте и постарайтесь оттянуть время, при этом не отказывая органам в выдаче документов. Все переговоры желательно записывать с помощью звукозаписывающего устройства.

2. Попросите сотрудников предъявить личные документы (удостоверения). Перепишите все указанные в них данные.

3. Потребуйте предъявить документ на изъятие с печатью, подписанный руководителем. Если такого документа нет, а сотрудники настаивают на выполнении своих действий, попросите их связаться с руководителем.

4. Если в предоставлении документа на изъятие вам отказано, позвоните 02 (они записывают все вызовы) и попросите помочь разобраться в ситуации.

Как подготовиться к изъятию документов

Чтобы сотрудники контролирующих органов не застали вас врасплох, заранее позаботьтесь о самом важном – о документах компании. В долгосрочной перспективе расходы на превентивные меры окажутся не сопоставимыми с той ценой, которую вам, возможно, придется заплатить за халатное отношение к корпоративному архиву. Что можно предпринять?

Во-первых, решить проблему нехватки времени и тем самым снизить эффект внезапности можно благодаря созданию территориально распределенного архива, то есть передачи документов на внеофисное хранение. Такой способ хранения предполагает, что архивная компания вывозит архив документов за пределы вашего офиса и размещает их в специализированном помещении с повышенным уровнем безопасности.

Преимущество внеофисного хранения очевидно: у компании появляется бесценный запас времени. Контролирующие органы приезжают по месту фактического пребывания компании (не в архив), что позволяет оттянуть момент выемки документов, а руководству – пригласить адвоката или иным образом позаботиться о снижении рисков изъятия. Другое менее очевидное – экономическое – преимущество: создание территориально распределенного архива способно снизить издержки на содержание и обслуживание аналогичного архива в офисе. Помимо этого, в специализированном архиве документы будут чувствовать себя в полной безопасности благодаря высокому технологическому оснащению.

Во-вторых, не забывайте вовремя уничтожать документы с истекшими сроками хранения. Согласно российскому законодательству вы имеете на это право, но для грамотного уничтожения документов важно не ошибиться в определении сроков хранения. Своевременное выделение дел к уничтожению позволит компании минимизировать риски, возникающие вследствие доступа уполномоченных органов к документам с истекшими сроками хранения, которые являются потенциальным компроматом.

В-третьих, существует комплексное решение для выхода из ситуации, когда изымаются подлинники документов. По иронии судьбы в один и тот же момент они могут понадобиться не только представителям контролирующих органов, но и вашим ключевым партнерам, инвесторам и прочим сторонним службам. С целью решения этой проблемы российские компании все чаще прибегают к созданию системы электронного архива. С одной стороны, она позволяет всегда иметь под рукой копии документов независимо от того, где находятся их оригиналы. С другой, не только ваша компания, но и налоговые и иные органы по запросу могут получить информацию из базы электронного архива.

Обращение к поставщикам архивных услуг может стать настоящим спасением в случае с изъятием документов, однако следует помнить, что ни одна архивная компания не застрахует вас от ответственности, которая наступает вследствие неправомочных действий, в том числе в отношении контролирующих органов.