Как уложиться в сроки подготовки документов по требованию налоговой инспекции

Зачастую в рамках налоговых проверок инспекторы запрашивают настолько большой объем документов, что его сложно (или невозможно) представить в установленный десятидневный срок со дня получения требования (ст. 93 Налогового кодекса РФ). Так, например, за 2011 год налоговая истребовала у налогоплательщиков 42 038 847 документов, среди которых 41% – счета-фактуры*. При этом несоблюдение сроков представления рассматривается как налоговое правонарушение и влечет за собой штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ). Однако способы, позволяющие исключить из работы даже теоретическую возможность штрафа, существуют.

Так как основное время при представлении бухгалтер тратит на поиск в архивах, заверку копий и физическую доставку документов, соблюдение двух нижеперечисленных принципов позволит сократить срок представления до одного дня.

1. Храните документы в электронном архиве

Сегодня, особенно в больших компаниях, распространена практика хранения всех документов в электронном виде: при работе документы сразу же сканируются и заносятся в электронный архив (это может быть специальная программа с автоматическим распознаванием документов или даже список папок на персональном компьютере).

Хранение документов в виде скан-образов значительно ускоряет их поиск: по названию файла или с помощью разнообразных фильтров любой документ можно найти за несколько секунд.

Таким образом, чтобы сделать копии при представлении, нет необходимости идти в бумажный архив и тратить время на перебор коробок с папками, а при большом объеме документов – и на физическую транспортировку.

2. Отвечайте на требование через Интернет

С 2010 года в России за налогоплательщиком закреплено право представлять документы по требованию в электронном виде (ст. 93 Налогового кодекса РФ). А в конце 2012 года появилась и техническая возможность направить документы по ТКС в любую налоговую инспекцию. При этом представлять можно не только электронные документы (изначально составленные в электронном виде и подписанные электронной подписью, они имеют юридическую значимость и не требуют дублирования на бумаге). Направить по ТКС можно и бумажные документы – в виде скан-образов (Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@).

Точно так же более 10 лет назад появилась возможность сдавать отчетность не на бумаге, а через Интернет. Теперь же, после того как во всех инспекциях в соответствии с последними нормативными актами было обновлено программное обеспечение, документооборот с налоговой можно полностью перевести в электронный вид.

Электронный документооборот между налогоплательщиками и инспекциями значительно упрощает обработку и проверку документов и ускоряет доставку.

Поэтому ФНС выступает инициатором этого процесса: так, через систему электронной отчетности «Контур-Экстерн» с февраля 2012 года из всех электронных требований, направленных налогоплательщикам, 11% было о представлении документов. При этом если обратиться к динамике, то можно увидеть, что каждый месяц число таких требований растет: если в феврале 2012 года их было направлено 1 222, то спустя год – уже 17 797.

Согласно порядку (утвержденному Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@) после получения электронного требования, бухгалтер формирует и отправляет квитанцию о приеме, которая служит уведомлением, что требование дошло. После этого составляется электронная опись (в xml-формате), к ней прикрепляются документы.

Это можно сделать как самостоятельно, так и через спецоператора связи. Электронные документы в утвержденных ФНС xml-форматах выгружаются из системы электронного юридически значимого документооборота или из учетной системы и прикрепляются к описи без каких-либо дополнительных действий. Бумажных же документы после сканирования (или выгрузки из электронного архива) необходимо будет перевести в форматы *tif или *jpg и дополнить необходимой информацией, как-то: тип документа, номер, дата, суммы и другие. После формирования пакет документов подписывается сертификатом электронной подписи и направляется в налоговую по ТКС.

Таким образом

При хранении и представлении документов в электронном виде выполнение требования налогового органа не займет более одного дня. Использование всех технологических возможностей, предоставленных ФНС, и правильная организация работы позволит налогоплательщикам избежать трудностей, связанных с поиском, подготовкой и доставкой документов.

Так, по мнению Татьяны Василенко, начальника отдела по работе с налогоплательщиками межрайонной ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам Ростовской области № 6152, автоматизированный учет исполнения требований значительно уменьшает риск нарушения сроков представления.

* по данным оператора ЭДО СКБ Контур