Командировка работника: какими документами сопроводить и как не ошибиться с расчетом суточных

Как правильно начислять суточные, если сотрудник командирован за границу? Заместитель начальника отдела трудовых отношений Минтруда России Диана Конькова напомнила нашей редакции о нормах суточных. А также о том, какие документы обязательны для служебных поездок и когда работнику следует подтвердить израсходованные суммы.

— Диана Николаевна, с 2013 года компании могут не применять унифицированные формы первички, а разрабатывать свои. А имеют ли право предприятия отказаться от унифицированных бланков кадровых документов — командировочного удостоверения, служебного задания?

— Да, новое правило распространяется и на документы по оформлению командировок. Только не забудьте, что разработанные формы документов, в том числе связанные с направлением работников в служебные командировки, должен утвердить руководитель компании.

— Предположим, компания собирается разработать собственные бланки по командировкам. Можно ли сократить количество документов, включив, например, в командировочное удостоверение сведения из служебного задания?

— Действительно, подобным образом можно поступить. Законодательство не запрещает компаниям объединять несколько первичных документов в один. Вы можете, к примеру, не оформлять отдельное служебное задание, а включить в командировочное удостоверение данные о поездке, ее цель. Главное не забудьте предусмотреть в документах все обязательные для первички реквизиты.

— А можно ли выписывать одно командировочное удостоверение на несколько поездок?

— Нет, так делать нельзя. Из Положения о командировках следует, что такой документ надо выписывать строго на одну поездку. Имеется в виду тот маршрут, который ограничен по датам билетами в место командировки и обратно. А вот в рамках такой поездки работник вполне может посетить несколько предприятий. Если же сотрудник побывал в одной компании, вернулся на работу, а затем отправился в поездку снова, то речь идет о двух командировках. И выдать деньги на вторую служебную поездку вы не сможете, пока работник не отчитается по первой (п. 4.4 Положения Центробанка о порядке ведения кассовых операций).

— В какой срок командированным сотрудникам надо сдавать авансовый отчет?

— В течение трех рабочих дней после того, как работник вышел на службу после поездки. Подчеркну: отсчет надо вести именно с первого рабочего дня, а нес даты возвращения из командировки. То есть если после служебной поездки сотрудник сразу же взял отпуск, то срок для сдачи авансового отчета переносится.

— Обязательно ли работникам писать заявления с просьбой предоставить деньги на командировки, если компания перечисляет средства на банковские карты?

— Нет. Заявление с просьбой выдать деньги на командировку сотруднику необходимо писать, только когда речь идет о наличных расчетах. Такой вывод содержит пункт 4.4 Положения Центробанка о прядке ведения кассовых операций. Более того, заявление на выдачу наличных необходимо только в том случае, если работник собирается самостоятельно оплатить билеты и проживание вовремя командировки. А вот для получения суточных брать с работника заявление необязательно. Ведь их придется выплатить в любом случае независимо оттого, написал сотрудник заявление или нет.

— До командировки компания обязана выдать работнику аванс. В какой сумме?

— Законодательство не уточняет размер такого аванса. Компания принимает решение самостоятельно.

— Компании должны платить работникам суточные за все дни командировки. В том числе за дни, проведенные в дороге. Скажем, сотрудник был в командировке на Украине. При этом российские таможенники проставили отметки в загранпаспорт вечером 13июля. А украинские — утром 14июля. Какое число считать днем пересечения границы?

— Ориентируйтесь на более позднюю дату, то есть на14 июля. Отметка российских таможенников еще не означает, что сотрудник прибыл на территорию Украины. Поэтому суточные за13 июля выдавайте по нормам, утвержденным для российских командировок. А суточные за14 июля — день пересечения границы — рассчитывайте по нормам зарубежных поездок. Отмечу, что в случае, когда при пересечении границы в страны СНГ таможенники не ставят в паспорте отметок, надо оформлять командировочное удостоверение по правилам поездок по России.

— Предположим, работник полетел на самолете в зарубежную командировку. Скажем, из Москвы в Германию. Но по пути сотрудник сделал пересадку на Украине, причем там ему пришлось переночевать. Для разных стран компания утвердила свои нормы суточных. Надо ли при расчете суточных брать нормы Украины?

— Давайте разберемся с расчетом суточных, когда речь идет о зарубежной командировке. Если работник пересекает границы нескольких иностранных государств, то суточные надо платить по норме той страны, куда он следует. То есть тот день, когда работник прилетел на Украину, надо оплатить по нормам именно этой страны.