Д. Аборин, ведущий эксперт компании ПРАВОВЕСТ
Мы уже говорили об ошибках, которые могут допустить бухгалтеры при расчете с подотчетниками. Однако нюансов у этой, казалось бы, на первый взгляд, несложной операции гораздо больше. Что подтверждают и письма налоговых служб.
Выдаем суточные
ФНС разработала методические указания для внутреннего пользования по проверке НДФЛ (письмо от 11 мая 2005 г. № ГИ-14-04/ 187дсп). При ревизии подотчетных суточных налоговая служба по-прежнему самым решительным образом рекомендует включать в доход сотрудников суммы, выдаваемые сверх норм. А что считать нормой? При выяснении отношений с инспектором бухгалтерам следует помнить о революционных постановлениях ВАС РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04, Президиума ВАС РФ от 26 апреля 2005 г. № 14324/04. Согласно им, фирмы могут устанавливать нормы суточных внутренними документами.
О сроках
Перечень лиц, имеющих право на получение денег под отчет, утверждает приказом руководитель фирмы. Если же такого документа нет, то срок выдачи подотчетных сумм считается неустановленным. То есть работник должен вернуть деньги в этот же день. Такое мнение высказало налоговое ведомство (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).
В то же время в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденого решением Совета Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40, указано другое правило. Сотрудники, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и рассчитаться.
Таким образом, в распоряжении у подотчетного лица есть как минимум три дня. Требование инспекторов рассчитаться по подотчетным суммам день в день сложно назвать правомерным.
А что же будет, если работник задержится с отчетом на несколько дней или даже месяцев? Для инспекторов это означает, что деньги остались в распоряжении работника. То есть он получил доход, который облагается ЕСН и НДФЛ.
Мнение же судей по данному вопросу неоднозначно. Одни считают, что выдача денежных средств под отчет работникам организации не относится к объекту обложения ЕСН, а является задолженностью работника перед предприятием (постановление ФАС Центрального округа от 8 января 2004 г. по делу № А54-2875/03-С21, Уральского округа от 19 августа 2004 г. по делу № Ф09-3354/04-АК). Иначе решил ФАС Восточно-Сибирского округа (постановление
от 18 января 2005 г. по делу № А74-1931/ 04-К2-Ф02-5672/04-С1). Здесь судьи указали, что несвоевременный возврат подотчетных сумм приводит к возникновению объекта по ЕСН. Правда, такую точку зрения арбитры никак не аргументировали.
И если ситуация не столь однозначна с ЕСН, то в случае с НДФЛ у инспекторов не возникает и тени сомнения, поскольку этим налогом облагаются абсолютно любые выплаты в пользу физических лиц.
Указанные налоги скорее всего придется уплатить с сумм задолженности, перешедшей на следующий календарный год, поскольку налоговый период будет закрыт (ст. 216, 240 НК РФ).
Для безответственных
В другом письме налоговая служба уделила внимание проверкам фактов передачи подотчетных сумм третьим лицам. Также инспекторы рассмотрели вопрос выдачи наличных денежных средств подотчетникам, которые полностью не отчитались по ранее полученным суммам (письмо УФНС по г. Москве от 5 апреля 2005 г. № 21-08/22742). Запрет на совершение таких действий установлен пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Чем же это может грозить работодателю?
Передача выданных под отчет сумм другому лицу не приводит к возникновению объектов налогообложения по ЕСН или НДФЛ при условии, что по этим суммам отчитается само подотчетное лицо (постановление ФАС Поволжского округа от 5 октября 2004 г. по делу № А55-1517/04-29). Административной же ответственности за такое нарушение нет.
Случай выдачи новых подотчетных сумм при отсутствии отчета по старым также рассматривался в суде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. по делу № А56-33543/04). По мнению судей, и за это нарушение фирме расплачиваться не придется.
Понятие «недобросовестность»
Не секрет, что под видом подотчета может быть предоставлен заем. Кроме того, часто фирмы маскируют превышение остатка денежной наличности в кассе, выдавая деньги под отчет. Этим они избегают нарушения пунктов 6, 7 Порядка ведения кассовых операций. Причем доказать, что подотчет выдан именно с таким умыслом, практически невозможно. Однако с учетом последних тенденций в судебной практике доказательства проверяющим могут и не понадобиться. Разобраться в ситуации им поможет понятие «недобросовестность».
На сегодняшний день законодательного определения недобросовестности нет. В то же время судебные и налоговые структуры все активнее пользуются этим понятием при проведении проверок. Ежегодный рост числа арбитражных дел по этому вопросу составляет в среднем 50 процентов. Также есть письма, в которых изложены возможные признаки недобросовестности (письмо ВАС РФ от 11 ноября 2004 г. № С5-7/уз-1355, УФНС по г. Москве от 4 марта 2005 г. № 09-15/13517).
Использование подотчета для сокрытия займа или для соблюдения кассовой дисциплины явно носит признаки недобросовестности, но в то же время внешне рамки закона соблюдены. Поэтому если подобные операции не носят регулярного характера, то скорее всего проблем у фирмы не возникнет. Но если инспектору покажется, что такой подотчет выдается слишком часто, то организация может быть признана недобросовестным плательщиком (например, постановление Президиума ВАС РФ от 7 июня 2005 г. № 924/05).
Нет платежных документов
По-прежнему одним из популярнейших нарушений, выявляемых инспекторами при проверках подотчетных сумм, является отсутствие платежных документов. И, несмотря на то что товарно-материальные ценности уже лежат на складе, суммы, израсходованные на их приобретение, включаются в доход работников.
Вместе с тем судебная практика по данной теме говорит следующее. Если по приобретенным ТМЦ отсутствует документ, подтверждающий оплату, но факт их оприходования фирмой доказан, то полученные работником под отчет суммы не включаются в его доход (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июня 2005 г. по делу № Ф08-2438/2005-989А, Уральского округа от 6 июня 2005 г. по делу № Ф09-2366/05-С2).
В последнем случае инспекторы пытались доказать, что фирма не имела права принять деньги от подотчетника по приходно-кассовому ордеру, в котором были указаны не все реквизиты. По мнению проверяющих, такой документ нельзя назвать первичным. Однако судьи встали на сторону фирмы. Наличие даты и печати на приходнике они посчитали достаточным для подтверждения факта оплаты.
внимание
Если организация попадет в такую ситуацию, то аргументами против уплаты НДФЛ и ЕСН может служить следующий факт: деньги не переходят в собственность работника, а числятся за ним в качестве задолженности. Работодатель может потребовать ее вернуть в любой момент или удержать из заработка.
Начать дискуссию