Совсем недавно вышел документ, касающийся перечня документов, которые подлежат хранению страховщиками, а также правил их хранения. В данной статье предлагаем рассмотреть новые правила в сравнении с действовавшим в 2013 году порядком.
В настоящее время действует Приказ Минфина РФ от 29.12.2010 № 193н «Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов», который, однако, утрачивает силу в связи с изданием Приказа Минфина РФ от 27.05.2013 № 54н «О признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 29 декабря 2010 г. № 193н», вступающего в силу по истечении десяти дней после дня официального опубликования. На момент подготовки материала указанный документ опубликован не был.
Новым является Приказ ФСФР РФ от 06.03.2013 № 13-16/пз-н «Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов» (далее – Приказ ФСФР РФ № 13-16/пз-н) (зарегистрирован в Минюсте РФ 19.06.2013 № 28839, но на дату подготовки материала не опубликован), который согласно п. 2 начнет действовать с момента вступления в силу Приказа Минфина РФ № 54н.
После вступления документов в силу нормативные правовые акты Минфина будут приведены в соответствие с действующим законодательством РФ: ведь согласно п. 5.3.12 Положения о Федеральной службе по финансовым рынкам, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 29.08.2011 № 717, именно ФСФР принимает нормативные правовые акты, устанавливающие перечень документов, сохранность которых обеспечивает страховщик, и требования к обеспечению сохранности таких документов.
Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности этих документов разработаны в соответствии с п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27.11.1992 № 4015-1 «Об организации страхового дела в РФ» (далее – Закон РФ № 4015-1). Данные требования обязательны для выполнения: страховщики обязаны обеспечить сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности, в соответствии с требованиями и в порядке, установленном законодательством РФ для юридических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность, в том числе в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Нет, это не автор ошибся, указав закон о бухгалтерском учете, который уже полгода как не действует. Так написано в Приказе ФСФР РФ № 13-16/пз-н. Интересно, что и Минюст его зарегистрировал… Понятно, что в данном случае страховщикам следует руководствоваться Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Отметим, перечень документов изменился незначительно: в новом правовом акте их наименования уточняются, добавлены некоторые документы. Правила их хранения тоже практически не изменились. С точки зрения законодательной техники, принятие нового документа вполне могло быть заменено внесением уточняющих изменений, если бы не перераспределение полномочий между Минфином и ФСФР. Таким образом, при вступлении в силу Приказа ФСФР РФ № 13-16/пз-н он не внесет каких-либо существенных изменений в уже сложившийся порядок хранения документов страховщиками.
Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики
Документы, явившиеся основанием для выдачи лицензии, и иные документы, связанные с созданием и деятельностью страховщика:
1) учредительные документы, договор об учреждении страховщика;
2) документы о государственной регистрации в качестве юридического лица, в том числе свидетельство о государственной регистрации юридического лица или свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года;
3) свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц, связанные с государственной регистрацией изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, а также с внесением в Единый государственный реестр юридических лиц изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы;
4) свидетельство о постановке на учет в налоговых органах, в том числе обособленных подразделений, о снятии с учета в налоговых органах, в том числе обособленных подразделений;
5) сведения о составе акционеров (участников) (реестр акционеров (участников) страховщика, документы, содержащие сведения о держателе реестра акционеров (участников) страховщика), копии документов о государственной регистрации юридических лиц, являющихся учредителями страховщика, аудиторские заключения о достоверности их бухгалтерской (финансовой) отчетности за последний отчетный период, предшествующий оплате уставного капитала, если для таких лиц в соответствии с Федеральным законом от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» предусмотрен обязательный аудит. Обязанность по обеспечению сохранности данных документов не распространяется на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление взаимного страхования;
6) документы, подтверждающие оплату уставного капитала в полном размере, в том числе содержащие описание и оценку неденежных средств, внесенных в счет оплаты уставного капитала. Обязанность по обеспечению сохранности данных документов на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление взаимного страхования, не распространяется;
7) документы, связанные с эмиссией акций и иных эмиссионных ценных бумаг страховщика. Обязанность по обеспечению сохранности данных документов на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление взаимного страхования, не распространяется;
8) протоколы собраний учредителей (акционеров, участников) об утверждении учредительных документов страховщика и их изменении, протоколы органов управления об образовании исполнительных органов (единоличного исполнительного органа, коллегиального исполнительного органа), иные протоколы общих собраний акционеров (участников) общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа и ревизионной комиссии. Обязанность по обеспечению сохранности данных документов на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление взаимного страхования, не распространяется;
9) сведения о лицах, замещающих должности (исполнявших функции) единоличного исполнительного органа, руководителя коллегиального исполнительного органа, главного бухгалтера, руководителя ревизионной комиссии (ревизоре), в том числе копии документов, подтверждающих их соответствие требованиям Закона РФ № 4015-1 (подлежат хранению в бумажном и электронном виде);
10) сведения о страховых актуариях, в том числе копии документов, подтверждающих их соответствие требованиям Закона РФ № 4015-1 (подлежат хранению в бумажном и электронном виде). Обязанность по хранению данных сведений, за исключением образцов документов, используемых при перестраховании, не распространяется на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление перестрахования. Обязанность по обеспечению сохранности указанных документов на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление взаимного страхования, не распространяется;
11) сведения о лицах, замещающих должности (исполняющих функции) руководителей и главных бухгалтеров в представительствах и филиалах страховщика (подлежат хранению в бумажном и электронном виде);
12) положения о филиалах и представительствах страховщика (подлежат хранению в бумажном и электронном виде);
13) списки аффилированных лиц страховщика. Обязанность по обеспечению сохранности этих документов на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление взаимного страхования, не распространяется;
14) документы, подтверждающие права страховщика на все имущество, находящееся на его балансе, а также оценку имущества (если она проводилась);
15) правила страхования по видам страхования, предусмотренным Законом РФ № 4015-1, и образцы используемых документов (подлежат хранению в бумажном и электронном виде). Обязанность по хранению данных сведений, за исключением образцов документов, используемых при перестраховании, не распространяется на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление перестрахования. Кроме того, обязанность по обеспечению сохранности названных документов на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление взаимного страхования, не распространяется в случае осуществления взаимного страхования обществом на основании устава;
16) расчеты страховых тарифов с приложением используемой методики актуарных расчетов и указанием источника исходных данных, а также структуры тарифных ставок (подлежат хранению в бумажном и электронном виде). Обязанность по хранению данных сведений, за исключением образцов документов, используемых при перестраховании, не распространяется на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление перестрахования. Помимо этого, обязанность по обеспечению сохранности данных документов на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление взаимного страхования, не распространяется;
17) положения о формировании страховых резервов с момента получения лицензии страховщика (подлежат хранению в бумажном и электронном виде);
18) экономическое обоснование осуществления видов страхования (подлежит хранению в бумажном и электронном виде). Обязанность по обеспечению сохранности таких документов на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление взаимного страхования, не распространяется;
19) документы в соответствии с перечнем, установленным нормативными правовыми актами Минфина, подтверждающие источники происхождения денежных средств, вносимых учредителями субъекта страхового дела – физическими лицами в его уставный капитал. Обязанность по обеспечению сохранности данных документов на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление взаимного страхования, не распространяется;
20) согласие в письменной форме соответствующего органа по надзору за страховой деятельностью страны места пребывания на участие иностранных инвесторов в уставных капиталах страховых организаций, созданных на территории РФ (для субъектов страхового дела, являющихся дочерними обществами по отношению к иностранным инвесторам (основным организациям) или имеющих долю иностранных инвесторов в своих уставных капиталах более 49%). Обязанность по обеспечению сохранности данных документов на субъектов страхового дела, имеющих только лицензию на осуществление взаимного страхования, не распространяется.
Документы, подтверждающие право на осуществление страховой деятельности, а также связанные с осуществлением страхового надзора за деятельностью страховщика:
1) лицензии на осуществление страхования, перестрахования, взаимного страхования;
2) акты об ограничении, приостановлении или возобновлении действия лицензии на осуществление страховой деятельности (если имело место ограничение или приостановление действия лицензии или возобновление действия лицензии) (ранее – документы, подтверждающие ограничение или приостановление действия лицензии);
3) акты об отзыве лицензии на осуществление страховой деятельности (если имел место отзыв лицензии) (ранее – документы, подтверждающие отзыв лицензии);
4) выданные органом страхового надзора предписания и документы, полученные от органа страхового надзора в связи с предписанием, представленные страховщиком в орган страхового надзора документы, подтверждающие устранение выявленных нарушений, и уведомления органа страхового надзора об исполнении (снятии) предписаний (ранее указывались только предписания, выданные органами страхового надзора, и уведомления об исполнении (снятии) предписаний);
5) письменные сообщения о согласовании с органом страхового надзора документов, подлежащих согласованию в соответствии с действующим страховым законодательством;
6) заключения ревизионной комиссии (ревизора) страховщика, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
7) судебные акты по спорам, связанным с осуществлением страховой деятельности, спорам о праве использования субъектом страхового дела наименования (фирменного наименования), созданием общества, управлением им или участием в нем, иным спорам;
8) документы, подтверждающие членство в профессиональных объединениях, если оно является необходимым условием осуществления страховой деятельности;
9) акты проверок, проведенных органом страхового надзора, и иные документы, связанные с проверками деятельности страховщика органом страхового надзора.
Документы, подтверждающие принятие и исполнение обязательств по договорам страхования, взаимного страхования, сострахования и перестрахования:
1) страховые полисы и иные документы строгой отчетности (в прежнем документе указывались только бланки страховых полисов и иные документы (бланки) строгой отчетности);
2) договоры страхования, приложения и дополнительные соглашения к ним;
3) письменные заявления о заключении (изменении, прекращении) договоров страхования, если законодательством РФ пре-дусмотрено их оформление, и иные документы, явившиеся основанием для заключения (изменения, прекращения) договоров страхования, а также копии предъявляемых при заключении (изменении, прекращении) договоров страхования документов, предусмотренных законодательством. Необходимо обратить внимание на то, что ранее обязанность по хранению относилась исключительно к заявлениям о заключении, изменении или прекращении договора и других документов, явившихся основанием для таких действий. Отныне требуется также хранить указанные копии документов;
4) документы, подтверждающие требования страхователей (выгодоприобретателей) о страховых выплатах (выкупных суммах) и принятие решений об удовлетворении или отказе в удовлетворении требований о страховых выплатах (выкупных суммах);
5) договоры и документы, связанные с передачей и (или) продажей страхового портфеля, как это было ранее, а также документы и договоры, связанные с приемом страхового портфеля (дополнение из нового документа);
6) копии лицензий и документов страховщика, передающего и (или) продающего страховой портфель, оригиналы которых не подлежат передаче;
7) документы, подтверждающие уведомление страхователей об отзыве лицензии, о досрочном прекращении договоров страхования, договоров перестрахования и (или) о передаче обязательств, принятых по договорам страхования (страхового портфеля), с указанием страховщика, которому этот страховой портфель передан;
8) документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающегося со стороны страховщика на страховых полисах и договорах страхования и документах, подтверждающих оплату страховой премии (страховых взносов) и осуществление страховых выплат, выплату выкупных сумм. Новым является положение о хранении еще и документов, подтверждающих полномочия страхового брокера на представление интересов страхователя;
9) документы, подтверждающие заключение (изменение, прекращение) договоров со страховыми агентами и страховыми брокерами, расчеты с этими лицами, их отчеты о выполнении договорных обязательств;
10) журнал учета страховых полисов и иных бланков строгой отчетности (подлежат хранению в бумажном и электронном виде). Срок хранения данных документов соответствует сроку хранения документов, указанных в ст. 358 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам» разд. II Перечня типовых архивных документов ;
К сведению:
Согласно ст. 358 разд. II Перечня типовых архивных документов бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам хранится постоянно. Этот срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
11) статистическая отчетность, консолидированная финансовая отчетность, бухгалтерская (финансовая) отчетность и отчетность в порядке надзора, представленная страховщиком в органы государственной власти и профессиональные объединения,
аудиторские и актуарные заключения (подлежат хранению в бумажном и электронном виде);
12) журналы учета договоров страхования, сострахования, журналы учета убытков и досрочно прекращенных договоров страхования, сострахования, журналы учета договоров, принятых в перестрахование, и журналы учета убытков по договорам, принятым в перестрахование по иному страхованию, чем страхование жизни (подлежат хранению в бумажном и электронном виде). Срок хранения данных документов соответствует сроку хранения документов, указанных в ст. 358 разд. II Перечня типовых архивных документов;
13) журналы учета договоров страхования и страховых выплат по страхованию жизни (подлежат хранению в бумажном и электронном виде). Срок хранения данных документов соответствует сроку хранения документов, указанных в ст. 358 разд. II Перечня типовых архивных документов;
14) расчеты страховых резервов в соответствии с положением о формировании страховых резервов и документы, содержащие данные, необходимые для расчета страховых резервов (подлежат хранению в бумажном и электронном виде). Срок хранения этих документов соответствует сроку хранения документов, указанных в ст. 358 разд. II Перечня типовых архивных документов;
15) первичные учетные документы по страховым операциям, в том числе документы, подтверждающие оплату страховой премии (страховых взносов) и осуществление страховых выплат (выплату выкупных сумм), и приложения к ним, а также по хозяйственным операциям, регистры бухгалтерского учета, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы по учетной политике, процедурам кодирования, программам машинной обработки данных. В прежнем правовом акте данная категория документов была указана в более общих формулировках;
16) договоры и другие документы, на основании которых производилось размещение собственных средств страховщика и средств страховых резервов;
17) номенклатура и описи дел.
Требования к обеспечению сохранности документов
Требования к обеспечению сохранности документов, по сравнению с предыдущими, не изменились. Приведем только внесенные дополнения:
– в обязательные меры для страховщиков включено соблюдение не только порядка выдачи дел из архива, но и порядка передачи дел в архив;
– уточнены сроки представления документов по запросу органов государственной власти – не более трех рабочих дней с даты получения страховщиком запроса (предписания) для документов, хранящихся не более двух лет до даты запроса, и семи рабочих дней с даты получения страховщиком запроса (предписания) для документов, хранящихся более двух лет до даты запроса;
– теперь хранение бланков страховых полисов (свидетельств, сертификатов, квитанций), являющихся бланками строгой отчетности в соответствии с законодательством РФ, осуществляется не только в сейфах, но и в металлических шкафах в охраняемых помещениях, исключающих доступ посторонних лиц и оборудованных системами видеонаблюдения и пожарной безопасности.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Начать дискуссию