Уходим в облачную бухгалтерию?

Ранее мы уже с вами обсуждали вариант развития автоматизации и появление в ней элемента связи между бухгалтериями организаций - Бизнес-Сеть. Так же мы говорили о том, как вследствие этого может измениться работа бухгалтера. В этот раз предлагаю обсудить более близкую к современности тему: новый тип программ для ведения учета - “облачные учетные программы”.

Давайте вспомним и попытаемся этапизировать организацию бухгалтерии в зависимости от того как мы хранили учетные данные:

Бухгалтерия - 1.0 - бухгалтерия на бумаге, или на глиняной табличке. На этом этапе все делалось вручную и сохранялось в подручных хранителях информации (бумажные носители, узелковая бухгалтерия), поэтому учетные данные, как и сами материалы, были объектом материальной ценности, если их сжечь или разбить, то бухгалтерия пропадала. Да и отчеты в этом случае очень сложный и трудоемкий процесс, поэтому бухгалтерский баланс являлся основным и ключевым отчетом.

Бухгалтерия - 2.0 - на этом этапе у бухгалтера появляется персональный компьютер с установленной программой для ведения бухгалтерского учета. Программа позволяет оперативно работать с получаемым результатом, пересчитывает результат при изменении данных и формирует большое количество разных отчетов. Хранимая информация относительно защищена, так как пользователь может всегда ее скопировать и сохранить копию, но опять же, все данные в основном доступны только на рабочем месте (в некоторых случаях можно организовать дистанционный доступ, но это достаточно затратно).   

Бухгалтерия - 3.0 - новый этап, в котором программа для ведения бухгалтерского учета - это сервис в интернете. Данная организация работы подразумевает, что бухгалтеру необходим доступ в интернет, все данные хранятся на сервере в дата-центре. Этот тип организации работы программы называется “облачный” (от выражения “облачные вычисления”) и поэтому чаще всего называется “облачная бухгалтерия”. В настоящий момент мы уже имеем большое количество повседневных облачных программ - электронная почта, портал налоговой, где можно сдать отчет, портал госуслуг и т.д.

Что такое облачные вычисления для бухгалтерии

Про облачные вычисления достаточно много написано, я же попробую только резюмировать, как это относится к организации бухгалтерской работы:

• теперь нет нужды приобретать самый мощный компьютер - все основные вычислительные процессы происходят на сервере в интернете;
• это дешевле, чем покупать и обслуживать программу - потому что 1 компьютер уже обслуживает не 1 человека, а в зависимости от нагрузки 10 - 100 человек;
• не надо самостоятельно обновлять программу - все новшества и обновления проходят в автоматическом режиме;
• возможен доступ к данным из любой точки мира, где есть интернет;
• снижаются затраты, связанные с организацией локальной сети и ее поддержкой;
• простое масштабирование работы бухгалтерии - для того, чтобы добавить еще одного сотрудника для работы с данными, нужно просто указать его логин и дать ему определенные права для работы с информацией;
• легкая интеграция с другими сервисами - из года в год облачные технологии начинают интегрировать друг в друга; уже на текущем этапе облачная бухгалтерия изымает понятие файла при сдаче декларации - вы заполняете декларацию в электронном виде и она отправляется в налоговую. Аналогично с другими сервисами - проверки данных контрагентов, проверка контрагента на “однодневность”, проверка данных физических лиц и т.д
• мобильные приложения - интеграция с мобильными устройствами, и получение данных о результатах работы на мобильные устройства на Android и iOs.

Для понимания сути облачных вычислений нужно запомнить, что удаленный рабочий стол не является облачной технологией в полном понимании этого термина. Это всего лишь удаленный доступ к компьютеру.

Кроме того, облачные вычисления для бухгалтерии имеют как свои достоинства, так и недостатки. 

Недостатки облачной бухгалтерии 

Первый и главный: нужен постоянный контакт с интернетом. Но интернет уже стал неотъемлемым элементом нашей жизни. Представьте, если нет интернета, это значит, что вы НЕ можете:

- поговорить по скайпу с ребенком, который учится в другом городе;

- посмотреть новинки в своем любимом интернет-магазине;

- почитать информацию о том, как посадить огурцы… и т.д.

Наше общество вступило в такой период, когда без интернета уже нет нормальной жизни. И если вы боитесь, что перебои с интернетом при работе в облачной бухгалтерии могут повлиять на сдачу отчетности, то я могу вас успокоить: подобные случаи были в региональном масштабе, и всегда вопросы решались - продлевался срок сдачи отчетов, оператор обращался в ИФНС и защищал налогоплательщиков.

Второй недостаток: бизнес облачных бухгалтерий сейчас в стадии развития, поэтому в некоторых случаях он не дотягивает до имеющихся программ. Это так, но этот разрыв снижается и достаточно быстро. За последний год облачные бухгалтерии достаточно подросли в своих возможностях.

Надо понимать, что облачные бухгалтерии в целом будут идентичными, так как финансовый учет единый. А вот управленческий в каждой организации свой, поэтому если нужен детальный управленческий учет в разрезе “особенных” аналитических данных, то компания будет вынуждена использовать настраиваемую программу внутри, которая в свою очередь будет передавать финансовые данные в программу финансового учета.

Достоинства облачной бухгалтерии 

Часть достоинств мы уже описали выше, так как достоинства появляются в связи с новым подходом к программному продукту:

1. не надо обновлять программу;
2. легкая настройка;
3. не надо тратиться на мощные компьютеры и нанимать людей для создания локальной сети;
4. легко масштабируется количество участников бухгалтерии;
5. полная интеграция - от ввода до сдачи отчетности без выгрузки в другие программы, интеграция с базами данных других сервисов;
6. доступ в любой точке мира;
7. развитие мобильных приложений, оперативный доступ к результативной информации и др.

Этих достоинств много, каждый может найти свои сам. Но почему мы стоим на месте и боимся использовать новые возможности? Я считаю, что этому мешают идолы, порожденные нашим сознанием.

Сложность перехода на облачную бухгалтерию 

Я боюсь хранить мою информацию у кого-то. 

А как же ваша почта? Там тоже много важных данных, и копия паспорта приложена к одному из файлов, и отчет по деньгам, пароли и т.д.. Многие пользуются облачным диском -  Яндекс.Диск, Google.Drive, DropBox и другими.

Я не хочу, чтобы кто-то видел мои данные.

Раскрою секрет и специфику облачных данных: они все обезличены и представлены в виде цифр, разбросаны по большому количеству таблиц, а базы данных разбросаны по нескольким компьютерам. Это сделано для оптимизации работы, причем делается это в автоматическом режиме. Поэтому только архитектор ПО может вам сказать, где можно найти эти данные и что нужно для этого сделать. В противном случае придется изучить всю работу программы, что потребует как минимум полгода работы исследовательской группы. С развитием программы этот срок только увеличивается. Поэтому даже если кто-то вдруг получит живые цифры, то понять откуда они и что они означают он не сможет. Единственный вариант - получить ваши логин и пароль, который самостоятельно вы посторонним, естественно, не предоставите по доброй воле.

Критика Ричарда Столпмана, который сказал, что  “мною управляют моими же данными”

Данная критика наиболее часто используется противниками облачных технологий - компаниями-разработчиками инсталлируемого ПО. Отчасти Ричард прав, но он прав ровно в том, что манипулировать нельзя. А чтобы не было возможности вами манипулировать, вы должны иметь возможность в любой момент отказаться от программы и перейти со своими данными к конкуренту. Об этом я писал в статье “Халява для бухгалтера”. Данными нельзя управлять. Если же человек хочет выйти из программы и получить свои данные, то у него должна быть такая возможность. Если сервис не позволяет этого делать, то стоит очень хорошо подумать прежде, чем начинать его использовать.

С другой стороны надо понимать, что стандарты выгрузки информации у всех будут разные, так как общей стандартизации нет, поэтому переход будет стоить очень дорого. И при развитии облачных сервисов в будущем однозначно встанет вопрос о стандартизации выгружаемой информации, и ее загрузке в другие системы.

Это наживка!! Как я потом слезу?

Смотрите выше. Вопрос в каком виде вы получите данные, бесспорно важен. И если сервис не предполагает выгрузку данных, то да, это наживка.

Облачная бухгалтерия - ненастраиваемая система, как моя БухПрога, которая может вести учет в часах, в нормах, в килорублях и мегаграммах … у вас такого нет! Наверное, несовершенная система.

Здесь надо четко понимать разделение учета на финансовый и управленческий. Помните, на курсах или в институте писали различия каждого из них? Выше мы уже говорили о том, что управленческий учет в каждой организации свой, а вот финансовый одинаков для всех участников рынка. Поэтому многие страны задумываются  о создании порталов, где будет храниться вся финансовая информация организаций этой страны. Почему? Это просто - позволяет снизить налоговые преступления, повысить собираемость налогов и, главное, уменьшить количество отчетов (статистику можно уже не сдавать) и оперативно реагировать на финансовые изменения. 

А вдруг дата-центр сломается.

Все может быть, именно поэтому мы регулярно сохраняем данные на другом сервере.

Если у вас есть иные идолы, то буду рад обсудить их в комментариях.