Особенности депонирования заработной платы

Накопление в кассе организации наличных денег сверх установленных лимитов допускается только в дни выплат зарплаты, включая день получателя денег (). Если по каким-то причинам не все сотрудники получили зарплату в день выплаты, невыданные суммы нужно депонировать. На расчет зарплатных налогов и страховых взносов факт депонирования зарплаты не влияет, так как налоги и взносы рассчитывают в момент начисления зарплаты.

() п. 1.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П

Однако наступает день, когда сотрудник возвращается на место работы и его волнует вопрос: как получить свои деньги? Специальный срок для выплаты депонированной зарплаты законодательством не установлен. Если сотрудник хочет получить депонированную зарплату, он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением (устным или письменным). Он в любом случае имеет право на получение своей зарплаты, и депонирование не должно препятствовать этому. организации не нужно дожидаться дней выплаты зарплаты, чтобы рассчитаться с работником, изъявившим желание получить свои деньги.

Бухгалтерия не всегда может быстро заказать деньги в банке для выплаты. Поэтому, чтобы не нарушить права и избежать трудовых споров, сроки выплаты депонированных сумм лучше закрепить в локальных документах организации (трудовом, коллективном договоре, положении об оплате труда и т. д.).

Пример

В трудовые договоры, заключаемые организацией, включены положения о сроках выдачи депонированных зарплат. Ранее начисленная зарплата выдается по письменному заявлению сотрудника:

• если в кассе достаточно средств — в день обращения за выплатой;
• если необходимую сумму нужно заказывать в банке — в течение 5 дней со дня обращения за выплатой.

В организации установлен день выдачи зарплат — 5-е число каждого месяца. Этот срок предусмотрен положением об оплате труда. 5 февраля получены деньги из банка для выплаты зарплаты, в этот же день суммы были выплачены работникам.

Водитель Иванов был в этот день в рейсе, не смог явиться для получения зарплаты и не получил причитающуюся ему сумму. Она была депонирована. Иванов вернулся из рейса 9 февраля и написал заявление в бухгалтерию, в котором сообщил о своем желании получить зарплату. 13 февраля бухгалтер получил в банке деньги на выплату депонента, в этот же день депонированная зарплата была выплачена.

Мнение специалиста

Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с установленной даты ее выдачи. Если за эти три дня кто-то из работников не получил заработную плату, то неполученную сумму депонируют, а ведомость закрывают. Работник может обратиться в кассу за получением депонента в устной или письменной форме. В первом случае кассир сообщает об этом бухгалтеру, который учитывает заявку при планировании денежных поступлений в кассу. Во второй ситуации работник подает письменную заявку в секретариат предприятия. Секретарь регистрирует полученный документ в журнале учета входящей корреспонденции, ставит отметку о регистрации на экземпляре сотрудника и передает заявку главному бухгалтеру.

Депонированная зарплата выдается работникам по расходному кассовому ордеру при наличии соответствующих средств в кассе или в дни выдачи заработной платы, что может быть оговорено в локальном нормативном акте организации.

Б. Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник РФ II класса

В результате депонирования заработной платы у организации возникает кредиторская задолженность перед работником. Порядок списания такого долга (если заработная плата так и не была получена сотрудником) в бухгалтерском учете организации регулируется ПБУ 9/99 «Доходы организации» () и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (). На основании ПБУ 9/99 сумма кредиторской и депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности, является прочим доходом и включается в доход организации в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации.

() утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н

() утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н

Поскольку для целей бухгалтерского учета депонированная заработная плата включается в состав или, другими словами, приравнивается к кредиторской задолженности (), к ней применяется общий трехлетний срок исковой давности, установленный гражданским законодательством (). По истечении этого срока кредиторская задолженность включается во внереализационные доходы (). Аналогичной точки зрения придерживается и Минфин России ().

() План счетов, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н

() ст. 196 ГК РФ

() ст. 250 НК РФ

() письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161

По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки