Хитроумный бухгалтер

Материал предоставлен
журналом "Расчет" №7 2003

Наталья РУДЕНКОВА

Большинство бухгалтерских ошибок можно исправить. Главное при этом - сохранить свою репутацию в глазах руководителя.

Для всех хорошим не будешь

Каждый бухгалтер не раз слышал у себя за спиной: «Вечно эта бухгалтерия придирается к каждой бумажке – цену себе набивает. И чем они там только занимаются? Сократить их, нахлебников, надо». А уж если сослуживцы во главе с директором узнают о ваших промахах, житья вам не будет. Поэтому ради своей безопасности бухгалтер должен скрывать свои ошибки.
Отсутствие ошибок повысит ваш авторитет, поможет добиться если не симпатии, то хотя бы уважения. Представьте реакцию директора, который после вечно ошибающегося бухгалтера берет на работу специалиста, у которого все получается с первого раза. Конечно, он доволен удачным выбором и чувствует себя уверенно: за таким бухгалтером как за каменной стеной.
И наконец, самое главное – у вас появится серьезный шанс улучшить свое материальное положение. Никому не придет в голову выдать премию или повысить оклад сотруднику, который часто делает ошибки. К тому же руководители редко вникают в суть ошибок и адекватно оценивают их. А если главбух никогда или почти никогда не ошибается, то со временем он с полным правом может завести речь о прибавке жалованья.

Маскировка ошибок не единственный путь создания имиджа профессионала высокого класса. Важно учитывать психологию руководителя.

Придя работать на фирму, прежде всего определитесь с приоритетами. Выясните, какая бухгалтерская информация интересует вашего шефа в первую очередь. То, что важно для вас, далеко не всегда интересует директора.
Например, строительным подрядчикам зачастую приходится отчитываться перед заказчиком по использованным материалам – наладьте этот участок бухучета прежде всего. В торговле руководители ревностно следят за погашением дебиторской задолженности. И, конечно, в любой отрасли руководители ежедневно хотят знать, сколько денег у фирмы на расчетном счете.

Не стоит ждать, когда шеф задаст вопросы на любимую тему. Готовить нужную таблицу надо заранее. И даже если вас застали врасплох, забудьте слово «не знаю». Докладывайте обстановку уверенно и спокойно, в случае заминки попросите время для уточнения «некоторых моментов». Это даст шефу лишний повод считать, что вы полностью контролируете ситуацию.

Кто виноват?

Ошибки в бухгалтерском и налоговом учете появляются по разным причинам. В основном их три: ошибки самого бухгалтера, ошибки других сотрудников, ошибки из-за сбоев техники. К сожалению, за все отвечать приходится главбуху.
Часто из-за большой нагрузки и жестких сроков сдачи отчетности бухгалтер торопится поскорее закончить работу. В результате он что-то не проверил, чего-то не учел. Ошибки такого рода, как правило, выявляются вскоре после сдачи отчетности, когда суета позади и можно вздохнуть свободно.

Есть ошибки, которые удивляют самого бухгалтера, когда он вдруг перепутал дебет с кредитом или «повесил» деньги не на того контрагента. Причина таких сбоев в банальной усталости бухгалтера и потере внимания. Это и немудрено, ведь он изо дня в день по 8–10 часов имеет дело с числами и названиями фирм. Временами бухгалтер работает как робот – на автопилоте, так сказать. Эти ошибки он, как правило, находит при закрытии месяца, когда подчищает хвосты, или при сверке взаиморасчетов с клиентами.

Если говорить об ошибках других сотрудников фирмы, то самая распространенная среди них – неграмотно составленный договор. «Звонит мне однажды главбух покупателя и просит выписать хоть какие-нибудь документы на безвозмездно отгруженное им дорогое оборудование, – рассказывает Светлана Русакова, главный бухгалтер ООО “Водотехсервис” из Тамбова. – А по закону подарки между коммерческими организациями запрещены. Оказывается, подарок был предусмотрен договором. Пришлось менять и договор, и накладную со счетом-фактурой».

В бухгалтерию зачастую сдаются неправильно оформленные документы. Их нельзя принимать к учету, но других все равно нет. И бухгалтер вынужден проводить их. Такие документы приходится переписывать или менять на другие. Сделать это непросто, особенно если контрагент находится за тысячи километров от вас.

Часто ошибки в бухучете возникают по техническим причинам. Нет ни одной фирмы, у которой бы время от времени не отключали электроэнергию. В результате – сбои компьютера и потеря данных. Поди узнай, что именно пропало из огромной массы введенных за день документов.

Что делать?

Сложнее всего скрыть ошибки в документах, подписанных руководителем фирмы. Бич бухгалтеров – платежные поручения. Из-за одной неверной цифры или буквы операционистка банка вернет платежку обратно. Этого можно избежать при работе по системе «Банк-клиент».

Впрочем, любую бумагу можно исправить при хороших отношениях с банковскими клерками. Поздравляйте их с праздниками, делайте маленькие презенты. К тому же операционистка тоже может ошибиться. Пойдите ей навстречу и не доводите ее промахи до сведения руководства банка. Тогда в нужный момент она проведет исправленную платежку. А замену можно подвезти позже. Главное – успеть до закрытия банковского дня.

Подписать новую платежку можно разными способами. Например, получить визу у заместителя директора. Но в целях конспирации лучше использовать чистый лист, подписанный шефом. Такие листы должны быть в сейфе главбуха обязательно.

Многие ошибки приводят к искажению налоговой базы. После их исправления приходится сдавать уточненную декларацию с сопроводительным письмом. Естественно, вся отчетность должна быть подписана руководителем или его заместителем.
Если директор не читает бухгалтерские документы, сразу подписывая их, то ничего объяснять не нужно. Просто скажите: «Это обычный плановый документ для налоговой». Для искушенного в тонкостях налоговой отчетности шефа используйте другую тактику. Сошлитесь на то, что вам наконец сдали недостающие документы за прошлый отчетный период или, наоборот, не сдали и никогда уже не сдадут. Поэтому пришлось делать корректировку и сдавать уточненный расчет.
Для подготовки директора к подобным ситуациям нелишне время от времени докладывать ему (в том числе письменно) о не сданных сотрудниками документах или их низком качестве. При этом обратите его внимание на сумму налогов, которые из-за этого придется заплатить. Тогда ваш шеф будет психологически готов к тому, что несчастный бухгалтер всеми силами радеет о благе фирмы и вынужден исправлять чужие ошибки.

Время от времени возникновение уточненных расчетов можно объяснить сбоем программы и потерей данных.
При визировании шефом уточненных деклараций не заостряйте его внимание на оплате налогов и пеней. Чтобы не бояться незапланированных платежей, опытные бухгалтеры слегка хитрят. «Я всегда немного переплачиваю налоги, – делится опытом Ольга Калугина, главный бухгалтер из Перми. – Тогда при сдаче уточненных расчетов и доплачивать ничего не приходится».

Ошибки или умысел?

Нередко руководитель под угрозой увольнения заставляет бухгалтера проводить незаконные операции или исправлять отчетность. Ошибки такого рода квалифицируются как умысел и грозят бухгалтеру не только административным штрафом или запретом на работу главбухом, но даже лишением свободы. Так что не стоит слепо идти на поводу у руководителей. Иногда их требования основаны на элементарной некомпетентности.

Особенно осторожно надо подходить к оформлению банковского кредита. Стремясь получить его любой ценой, руководители подчас фальсифицируют бухгалтерские документы. Но, к сожалению, не все банки тщательно проверяют их достоверность. Так что если ваш шеф поддерживает приятельские отношения с руководством банка, то фирма легко может получить кредит без обязательной предварительной проверки. Однако такая легкость обманчива. Если фирма не вернет кредит, а залоговые документы окажутся липой, то спрашивать будут не только с руководителя.

В таких случаях попытайтесь аргументировать свой отказ, а главное – предложите альтернативный вариант решения проблемы. Служебные записки на имя директора здесь не помогут. Даже при наличии его письменного распоряжения вы не снимете с себя ответственности за подлог. Суд может признать бухгалтера соучастником преступления, а распоряжение – лишь смягчающим вину обстоятельством.

Вот какую историю мы услышали от московского бухгалтера Татьяны Ф.: «Заявки на получение кредитов мы всегда оформляли задним числом. Однажды в банковском пакете я обнаружила не только кредитный договор, но и договор залога основных средств на сумму 45 миллионов рублей. Представьте мой ужас, когда по балансу их всего 20 миллионов! К тому же кредит был небольшой и для его обеспечения этого нам бы вполне хватило».

Руководитель был очень удивлен возмущением бухгалтера. Он, дескать, и не думал обманывать банкиров. Просто дал им перечень основных средств по всем организациям, входящим в холдинг. При этом он наивно полагал, что действует вполне законно. Кончилось дело тем, что Татьяна все-таки подписала злополучный договор, но лишь после возврата кредита.

Береженого Бог бережет

Умелая маскировка ошибок и быстрое реагирование на запросы руководителя поможет вам завоевать авторитет. Тогда и с просьбами будет обращаться проще. Например, о приеме на работу еще одного бухгалтера. Обоснуйте это необходимостью ведения управленческого учета, который как воздух нужен руководству. Потребуйте взять в штат специалиста по налоговому учету. Выбив штатную единицу, используйте нового сотрудника в соответствии с реальными потребностями бухгалтерии.
Точно так же можно аргументировать и покупку новой «умной» программы с индивидуальной настройкой. Она позволит иметь оперативные данные, необходимые руководителям фирмы, а заодно и обеспечит высокое качество бухгалтерского труда. Хорошо бы иметь в бухгалтерии источники бесперебойного питания. Тогда ваша база данных будет надежно защищена.
Чтобы уметь найти нужные аргументы, а главное – альтернативные решения в спорных ситуациях, нужно постоянно повышать квалификацию. Настоящий бухгалтер учится каждый день в течение всей жизни. Тогда маскировать свои ошибки вам придется лишь в самом крайнем случае.