Использование неквалифицированной электронной подписи следует закрепить внутренним документом компании

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Ирины Олеговны (г. Киров)

На предприятии планируют заменить часть первичных бумажных документов внутреннего документооборота электронными: требования-накладные, приходные ордера, отпускные записки, табеля учета рабочего времени и т. п. Какую электронную цифровую подпись (ЭЦП) необходимо использовать, чтобы документы внутреннего документооборота (именно внутреннего!) имели юридическую силу: усиленную цифровую подпись или усиленную квалифицированную цифровую подпись? Пожалуйста, укажите основание (приказ, закон) использования определенного вида ЭЦП при создании электронных первичных документов внутреннего документооборота.

1 июля 2013 года утратил свою силу Федеральный закон от 10.01.2002 N 1 «Об электронной цифровой подписи». Вместе с этим понятие ЭЦП больше не используется. Одновременно с утратой силы ФЗ N 1 вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2011 N 63 «Об электронной подписи», который вместо ЭЦП ввел 3 вида подписи. Теперь согласно новому Закону выделяют простую и усиленную подписи, при этом усиленная подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.

Чтобы ваши внутренние документы обладали юридической силой, вы можете выбрать любой вид электронной подписи, но следует учесть некоторые нюансы.

1. Если ваши документы необходимо представлять в государственные органы, то следует воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью. Так, например, специалисты налоговой службы сообщают об этом на своем официальном сайте. Получить сертификат такой подписи можно в любом удостоверяющем центре (УЦ), входящем в сеть доверия ФНС России. Список аккредитованных УЦ можно посмотреть на сайте Минкомсвязи России. Стоимость сертификата квалифицированной подписи колеблется от 1000 до 4000 рублей в зависимости от того, в каком УЦ вы будете его получать. Срок действия сертификата 1 год.
2. Если ваши документы не представляются в органы государственной власти и участвуют исключительно во внутренних процессах, то можно воспользоваться неквалифицированным сертификатом ЭП. Получить такой сертификат можно в любом неаккредитованном удостоверяющем центре, либо организовать работу такого центра у себя в компании. Получение сертификата в этом случае бесплатное.
3. Использование простой подписи также возможно в вашем случае. Организацию работ по использованию такой подписи компания полностью берет на себя. Это не вызовет затруднений. Согласно п. 2 ст. 5 ФЗ N 63 простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Следует помнить, при использовании неквалифицированной или простой подписи требуется выпустить внутренний документ по компании о признании документов, подписанных одной из указанных подписей равнозначными бумажным. Об этом говорит п. 2 ст. 6 ФЗ N 63. В случае использования квалифицированной подписи выпуск внутреннего документа не требуется на основании п.  ст. 6 ФЗ N 63.

Таким образом, отношения в области использования электронной подписи полностью регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63 «Об электронной подписи». Использовать для внутреннего документооборота можно любую подпись. Все зависит от потребностей вашей компании.

Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.