История с «гражданским» электронным документооборотом развивается давно, но только с появлением электронных госуслуг она получила ощутимый стимул. С этого момента вся теория электронного взаимодействия «гражданин-государство» превратилась в конкретную практику, а электронный документооборот между ними – в реальность.
Но кроме взаимодействия с государством гражданину необходимо общаться с другими организациями. При чем, больше в этом заинтересованы сами компании, которые желают наладить электронное взаимодействие с физическими лицами – медиа-холдинги, пресса, разработчики ПО, дизайн-студии и многие другие. В основном, это те организации, которые часто работают с фрилансерами, внештатными сотрудниками, удаленными авторами и корреспондентами.
Разумеется, работа таких компаний сильно зависит от эффективности процессов документооборота: договоры надо подписывать и закрывать их соответствующими документами, а ждать, пока придет бумага, не хочется. E-mail подходит плохо (хотя Гражданский кодекс и разрешает), поскольку работодателю придется думать, как доставать из электронной почты и обрабатывать все эти документы, особенно, если таких подрядчиков у организации сотни. Нужен не просто «транспорт», а система.
Решение этой задачи может взять на себя оператор документооборота, с помощью которого коммерческие компании обмениваются первичкой. Для этого у него есть необходимая функциональность, зачастую доступная в любом браузере, а физическому лицу достаточно просто приобрести сертификат квалифицированной электронной подписи и зарегистрироваться в сервисе обмена.
Но не всегда обычный «физик» готов заплатить около 1500 рублей и провозиться с установкой СКЗИ только ради того, чтобы, возможно, единственный раз подписать контракт на удаленную работу. А если сумма контракта настолько небольшая, что затраты на подпись превышают размер гонорара? А если удаленный сотрудник далеко от удостоверяющих центров?
Получается, что даже при наличии готовой и доступной технологической платформы главное препятствие для построения комфортного (подчеркиваю) электронного документооборота с физическими лицами – это слабое распространение квалифицированной подписи. Я вижу несколько возможных решений этой проблемы для тех организаций, которые уже не желают ждать, когда электронную подпись можно будет приобрести в каждом почтовом отделении страны.
Простая электронная подпись
Постановлением правительства от 25 января 2013 г. N33 утверждено, что простая электронная подпись (фактически, пара логин/пароль) может использоваться для документооборота в рамках предоставления государственных услуг. Такая подпись не требует установки СКЗИ, создания сертификата, наличие токена, что делает процесс получения проще, быстрее и заметно дешевле. Получить ее можно, всего лишь предоставив паспорт. Выдать простую подпись может сам оператор документооборота, а для дополнительной безопасности можно осуществлять подписание с дополнительной верификацией, например, через SMS-код.
Использование простой подписи для документооборота с физическими лицами – первое, что приходит на ум. Плюсы очевидны: простота использования и бесплатность. Подписать можно любой документ, что для физического лица решает все проблемы… Но не для организации, которая обязана представлять в контролирующие органы документы, подписанные квалифицированной электронной подписью. Как в этом случае действовать – не ясно. Плюс потребуется предварительно заключить на бумаге соглашение об обмене электронными документами с физическим лицом (согласно ФЗ 63). Таким образом, бумагу исключить все равно не получится.
Неквалифицированная электронная подпись от работодателя
Медиа-компания, телеканал или новостное агентство вполне может развернуть у себя собственный удостоверяющий центр для того, чтобы самостоятельно выдавать неквалифицированные электронные подписи своим контрактникам и внештатным сотрудникам. Это могут быть одноразовые или тестовые подписи.
Правда, все равно придется заключать с физическим лицом соглашение об обмене, но зато есть возможность выдавать столько подписей, сколько нужно. И работодателю все-таки придется решать вопрос с предоставлением документов в контролирующие органы, которые не будут принимать акты с неквалифицированными подписями.
Квалифицированная электронная подпись от оператора
Многие операторы уже предоставляют своим абонентам возможность приобретения сертификатов квалифицированной электронной подписи. Это нормальная практика для крупнейших сервисов обмена, которые выдают подписи либо сами, либо через партнеров. В этом случае не надо заключать дополнительных соглашений, все решается удаленно, а подписанные документы можно отправлять в налоговую. А расходы по покупке сертификата может взять на себя сам работодатель, то есть - просто оплатить все за удаленного сотрудника.
УЭК
Универсальная электронная карта (УЭК) – это противоречивый, но весьма интересный проект Минкомсвязи РФ, открывающий возможности и для документооборота. Карта может хранить не только персональные данные и платежную функциональность, но и сертификат электронной подписи.
Граждане получают УЭК в Сбербанке или специальных центрах выдачи. Распространяется карта по всей стране, а значит, является доступным инструментом для всех. Сертификат в УЭК действует три года и совершенно бесплатен, нужен только картридер (card reader), который стоит не очень дорого.
Повозиться с настройкой рабочего места все равно придется: установить картридер и развернуть СКЗИ. Но даже в этом случае дополнительные возможности УЭК – от проезда в транспорте до получения медицинского обслуживания и госуслуг – выгодно отличают этот вариант от других. С учетом того, что ни работодатель, ни оператор не несут дополнительных расходов.
Правда, есть одно «но» – у нас нет практики этого решения, мы не знаем, как по факту будет этот способ работать, и какие доработки операторам документооборота придется делать. Так что, этот способ пока из ряда фантазий.
***
Как видите, вариантов обеспечения физических лиц электронной подписью достаточно для того, чтобы уже сейчас что-то выбрать. Этот список еще можно дополнить другими решениями, даже такими экзотическими, как электронная подпись в облаке или подпись на SIM-карте. Уверен, что и вы сможете добавить парочку, и они тоже, в той или иной степени, будут вполне реализуемыми. Вопрос только в том, какой из них получит наибольшее распространение и поддержку среди операторов документооборота.
Конечно, с ростом межкорпоративного обмена электронными документами, мы ожидаем и развитие практики обмена с физическими лицами. Это будет особенно актуально в свете последних государственных инициатив, направленных на упорядочивание трудовых отношений, например, с фрилансерами. Похоже, что в будущем нас ожидают очень интересные кейсы.
Начать дискуссию