Электронные документы во время выездной налоговой проверки

Выездные налоговые проверки для бухгалтеров – тема очень тонкая. Каждый раз, когда заходит речь о визите инспекторов на предприятия, многие рефлекторно начинают вспоминать, а все ли в порядке у них с документами. Если с бумагами все довольно ясно, к ним уже давно привыкли, то с электронными документами вопросов достаточно много. В этом случае бухгалтеров интересует, как поведет себя инспектор, когда узнает, что в организации электронный документооборот, будет ли он требовать доступ к системе, заставлять распечатывать копии. В этой статье я постараюсь вам рассказать о том, чего ждать бухгалтеру от выездных налоговых проверок (далее – ВНП) в организации,  где используют ЭДО.

Разберем основные вопросы.

Отличаются ли правила проверки электронных документов от бумажных?

Нормативно-правовых актов, регулирующих порядок проведения ВНП налогоплательщиков,  которые используют в работе ЭДО с контрагентами, на данный момент нет. Подтверждает этот факт и ответ от ФНС, который мы недавно получили по данному вопросу.

А это значит, что в данной ситуации работают правила для бумажных документов, указанные в письме ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок».

Проверка каждого отдельного учетного документа включает в себя:

• формальную проверку, состоящую в визуальном изучении документа с точки зрения наличия в нем всех необходимых реквизитов, а также соблюдения правил его оформления, установленных действующим законодательством для соответствующих документов;
• арифметическую проверку, в ходе которой контролируется правильность подсчетов количественных (суммовых) показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах (как правило, осуществляется выборочным методом);
• правовую проверку, в процессе которой устанавливается соответствие документа действующему на момент совершения операции законодательству;
• проверку достоверности сведений, в процессе которой проверяется соответствие сведений о содержании фактов хозяйственной жизни, приведенных в первичных учетных документах, фактически имевшим место обстоятельствам (произведенным хозяйственным операциям).

Вышеуказанные правила применимы и для проверки электронных документов в случае, если проверяемая организация сама предоставит технические средства для доступа к документам.

Программное обеспечение

На вопрос, кто должен предоставлять технические средства для просмотра электронных документов, мы ответили: сам проверяемый налогоплательщик. Понятно, что для этого как минимум нужен компьютер, а какое программное обеспечение должно быть на нем установлено?

Во-первых, это средство для просмотра формализованных и неформализованных документов, использующихся в компании.

С неформализованными документами все более-менее ясно. Как правило, это документы в таких распространенных форматах, как .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF и т.д. Для их просмотра существует множество программ, которые скорее всего уже установлены на компьютере.

Но как просматривать формализованные документы? Или документы, формат которых законодательно не закреплен, но в организации используют .XML?

Конкретных требований к тому, как и с помощью каких средств должны просматриваться формализованные документы при ВНП, нет, поэтому предлагаю порассуждать о вариантах.

1. Первый вариант, который приходит в голову – показать документы в той системе, с которой работает организация, например, 1С, DIRECTUM, SAP и т.д. Еще лучше, если система сможет показать информацию об электронной подписи. Но захочет ли организация давать доступ проверяющему инспектору к своей учетной системе? Я  думаю, что большинство ответит «нет». Однако появившаяся недавно практика горизонтального мониторинга доказывает, что такое возможно. Кроме того, на наш вопрос ФНС ответила, что пунктом 8 Плана мероприятий по мобилизации доходов бюджетов бюджетной системы РФ, утвержденного Председателем Правительства РФ Д. А. Медведевым 07.05.2013 № 2468п-П13, предусмотрено установление на законодательном уровне процедуры доступа налоговых органов к учетным системам налогоплательщика, ведение которых осуществляется в электронном виде, взамен процедур ознакомления с оригиналами документов и истребования документов.
2. Еще один доступный вариант – показать документы в системе оператора электронного документооборота. При этом надо понимать, что инспектор может просмотреть и другие документы, отправленные через оператора ЭДО.  Чтобы избежать этого, можно предложить оператору создать функцию просмотра определенных документов третьими лицами, тем более, сами провайдеры активно идут навстречу пожеланиями клиентов. Вариантов реализации такого просмотра очень много: от отправки ссылки на документ до отдельного кабинета с документами, доступ к которым разрешил пользователь.
3. Следующий вариант – переконвертировать .XML-файл в более доступный формат (например, .PDF).  Проверить электронную подпись в данном случае, конечно, не получится, но, может быть, проверяющему инспектору и этого будет достаточно.

Во-вторых, нужны средства для проверки электронной подписи. То есть на рабочем месте должны быть средство криптографической защиты информации и средство, с помощью которого можно просмотреть информацию о подписи. Это могут быть следующие средства:

• система, в которой документы хранятся, если она позволяет показывать сведения об ЭП документа;
• специализированное ПО, например, КриптоАРМ. Минус подобных систем в том, что их надо настраивать;
• самый простой вариант – веб-клиент оператора ЭДО, поскольку не требует отдельной установки и настройки.

Как быть с электронными документами?

В рамках проверки в организации может проводиться выемка документов. Как производить изъятие бумажных документов понятно. Но как быть с электронными? Складывается ощущение, что по отношению к электронным документам понятие «выемка» это пережиток прошлого. Тем не менее, это понятие существует, и правил проведения выемки по отношению к электронным документам нет. Скорее всего, будет использоваться Порядок направления требования о предоставлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электроном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденный Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Менее вероятный вариант, на мой взгляд, это передача документов на каком-либо носителе типа флэш-карты или диска.

В завершении можно сказать, что четких ответов в законодательстве на вопрос «как же будет проводиться выездная налоговая проверка в организации с ЭДО» нет. Возможно, с развитием электронного взаимодействия между ФНС и налогоплательщиками, процедура выездной налоговой проверки по отношению к электронным документам будет менее актуальной, а сама проверка сведется к просмотру документов в базах данных. Немалая часть предложений по процедуре проведения ВНП будет лежать на самой ФНС, а также на операторах ЭДО и самих налогоплательщиках. А сейчас, пока нет законодательной опоры, организациям остается методом проб и ошибок выяснять, как показывать проверяющим электронные документы.

Если вы используете ЭДО с контрагентами и у вас уже были реальные случаи ВНП, пишите свои мнения и примеры из жизни, будет очень интересно узнать, как решаются рассмотренные вопросы на практике!