ЭДО

Электронные документы во время выездной налоговой проверки

Выездные налоговые проверки для бухгалтеров – тема очень тонкая. Каждый раз, когда заходит речь о визите инспекторов на предприятия, многие рефлекторно начинают вспоминать, а все ли в порядке у них с документами. Если с бумагами все довольно ясно, к ним уже давно привыкли, то с электронными документами вопросов достаточно много.
4,2 тыс. 15
Электронные документы во время выездной налоговой проверки
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Выездные налоговые проверки для бухгалтеров – тема очень тонкая. Каждый раз, когда заходит речь о визите инспекторов на предприятия, многие рефлекторно начинают вспоминать, а все ли в порядке у них с документами. Если с бумагами все довольно ясно, к ним уже давно привыкли, то с электронными документами вопросов достаточно много. В этом случае бухгалтеров интересует, как поведет себя инспектор, когда узнает, что в организации электронный документооборот, будет ли он требовать доступ к системе, заставлять распечатывать копии. В этой статье я постараюсь вам рассказать о том, чего ждать бухгалтеру от выездных налоговых проверок (далее – ВНП) в организации,  где используют ЭДО.

Разберем основные вопросы.

Отличаются ли правила проверки электронных документов от бумажных?

Нормативно-правовых актов, регулирующих порядок проведения ВНП налогоплательщиков,  которые используют в работе ЭДО с контрагентами, на данный момент нет. Подтверждает этот факт и ответ от ФНС, который мы недавно получили по данному вопросу.

А это значит, что в данной ситуации работают правила для бумажных документов, указанные в письме ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок».

Проверка каждого отдельного учетного документа включает в себя:

  • формальную проверку, состоящую в визуальном изучении документа с точки зрения наличия в нем всех необходимых реквизитов, а также соблюдения правил его оформления, установленных действующим законодательством для соответствующих документов;
  • арифметическую проверку, в ходе которой контролируется правильность подсчетов количественных (суммовых) показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах (как правило, осуществляется выборочным методом);
  • правовую проверку, в процессе которой устанавливается соответствие документа действующему на момент совершения операции законодательству;
  • проверку достоверности сведений, в процессе которой проверяется соответствие сведений о содержании фактов хозяйственной жизни, приведенных в первичных учетных документах, фактически имевшим место обстоятельствам (произведенным хозяйственным операциям).

Вышеуказанные правила применимы и для проверки электронных документов в случае, если проверяемая организация сама предоставит технические средства для доступа к документам.

Программное обеспечение

На вопрос, кто должен предоставлять технические средства для просмотра электронных документов, мы ответили: сам проверяемый налогоплательщик. Понятно, что для этого как минимум нужен компьютер, а какое программное обеспечение должно быть на нем установлено?

Во-первых, это средство для просмотра формализованных и неформализованных документов, использующихся в компании.

С неформализованными документами все более-менее ясно. Как правило, это документы в таких распространенных форматах, как .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF и т.д. Для их просмотра существует множество программ, которые скорее всего уже установлены на компьютере.

Но как просматривать формализованные документы? Или документы, формат которых законодательно не закреплен, но в организации используют .XML?

Конкретных требований к тому, как и с помощью каких средств должны просматриваться формализованные документы при ВНП, нет, поэтому предлагаю порассуждать о вариантах.

  1. Первый вариант, который приходит в голову – показать документы в той системе, с которой работает организация, например, 1С, DIRECTUM, SAP и т.д. Еще лучше, если система сможет показать информацию об электронной подписи. Но захочет ли организация давать доступ проверяющему инспектору к своей учетной системе? Я  думаю, что большинство ответит «нет». Однако появившаяся недавно практика горизонтального мониторинга доказывает, что такое возможно. Кроме того, на наш вопрос ФНС ответила, что пунктом 8 Плана мероприятий по мобилизации доходов бюджетов бюджетной системы РФ, утвержденного Председателем Правительства РФ Д. А. Медведевым 07.05.2013 № 2468п-П13, предусмотрено установление на законодательном уровне процедуры доступа налоговых органов к учетным системам налогоплательщика, ведение которых осуществляется в электронном виде, взамен процедур ознакомления с оригиналами документов и истребования документов.
  2. Еще один доступный вариант – показать документы в системе оператора электронного документооборота. При этом надо понимать, что инспектор может просмотреть и другие документы, отправленные через оператора ЭДО.  Чтобы избежать этого, можно предложить оператору создать функцию просмотра определенных документов третьими лицами, тем более, сами провайдеры активно идут навстречу пожеланиями клиентов. Вариантов реализации такого просмотра очень много: от отправки ссылки на документ до отдельного кабинета с документами, доступ к которым разрешил пользователь.
  3. Следующий вариант – переконвертировать .XML-файл в более доступный формат (например, .PDF).  Проверить электронную подпись в данном случае, конечно, не получится, но, может быть, проверяющему инспектору и этого будет достаточно.

Во-вторых, нужны средства для проверки электронной подписи. То есть на рабочем месте должны быть средство криптографической защиты информации и средство, с помощью которого можно просмотреть информацию о подписи. Это могут быть следующие средства:

  • система, в которой документы хранятся, если она позволяет показывать сведения об ЭП документа;
  • специализированное ПО, например, КриптоАРМ. Минус подобных систем в том, что их надо настраивать;
  • самый простой вариант – веб-клиент оператора ЭДО, поскольку не требует отдельной установки и настройки.

Как быть с электронными документами?

В рамках проверки в организации может проводиться выемка документов. Как производить изъятие бумажных документов понятно. Но как быть с электронными? Складывается ощущение, что по отношению к электронным документам понятие «выемка» это пережиток прошлого. Тем не менее, это понятие существует, и правил проведения выемки по отношению к электронным документам нет. Скорее всего, будет использоваться Порядок направления требования о предоставлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электроном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденный Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Менее вероятный вариант, на мой взгляд, это передача документов на каком-либо носителе типа флэш-карты или диска.

В завершении можно сказать, что четких ответов в законодательстве на вопрос «как же будет проводиться выездная налоговая проверка в организации с ЭДО» нет. Возможно, с развитием электронного взаимодействия между ФНС и налогоплательщиками, процедура выездной налоговой проверки по отношению к электронным документам будет менее актуальной, а сама проверка сведется к просмотру документов в базах данных. Немалая часть предложений по процедуре проведения ВНП будет лежать на самой ФНС, а также на операторах ЭДО и самих налогоплательщиках. А сейчас, пока нет законодательной опоры, организациям остается методом проб и ошибок выяснять, как показывать проверяющим электронные документы.

Если вы используете ЭДО с контрагентами и у вас уже были реальные случаи ВНП, пишите свои мнения и примеры из жизни, будет очень интересно узнать, как решаются рассмотренные вопросы на практике!

Комментарии

4
  • ovchinnikov_ps

    Аноним, Вы писали:
    "При всем моем уважении к молодежи, девочка-консультат (судя по фотографии) как-то слабо внушает доверие к её словам. На фото должна быть старая грымза, или на крайняк логотип организации
    "

    Что-то вы какими-то махровыми стереотипами мыслите.
    И чего ждать Ростелекома? Пробуйте разных провайдеров ЭДО уже сейчас.

  • Старый ворчун

    Цитата:
    "Если ИФНС получает отчетность в электронном виде, то это как минимум говорит о наличии ЭДО в компании; " - ??

    это как минимум говорит, что автор процитированной фразы не разбирается в вопросе, о котором пишет.

  • ovchinnikov_ps

    Аноним, Вы писали:
    "Инспектор не может случайно узнать , ведется ли электронный документооборот в компании. Если ИФНС получает отчетность в электронном виде, то это как минимум говорит о наличии ЭДО в компании;

    "

    Конечно, инспектор, который проверяет в рамках ВНП, будет знать о том, что в организации ведется электронный документооборот. Но не потому, что компания сдает отчетность в электроном виде по ТКС, а потому что в соответствии с Приказом Минфина № 50н оператор ЭДО уведомляет налоговые органы о подключении организации к электронному документообороту счетами-фактурами. Не путайте сдачу отчетности в налоговые органы через спецоператоров и обмен электронными документами с контрагентами через операторов ЭДО. Это разные вещи.
    Вернемся к вопросу. Если инспектор знает об ЭДО счетами-фактурами в компании, это еще не означает, что он знает, как их просмотреть. Если судить из ответа нам ФНС, они еще сами на стадии формировании правл в части проверок электронных документов, передаваемых через операторов ЭДО.

    Аноним, Вы писали:
    "оператор никак не может знать о содержании документов, которые передает в ИФНС? Он только грубо говоря почтовый ящик и все документы закрыты, для этого и криптографическая защита нужна и электронная подпись налогоплательщика

    "

    Не может, вы правы. Но при чем тут оператор, когда речь идет о бухгалтере и налоговом инспекторе, который выехал на проверку? В этом сценарии бухгалтер тупо показывает инспектору документы в сервисе, открывает ему, как вы выражаетесь, свой "почтовый ящик", доступа к которому у оператора ЭДО действительно нет. Но вот многие бухгалтеры волнуются, что вместе с нужными документами инспектор может увидеть чуть больше, чем надо. Оператор тут не при чем.

    Вы что-то тут явно не так поняли. Здесь противоречий прекрасной идее ЭДО нет, не гоните на автора.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

20
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
12
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
Бесплатно с Взносы на травматизм

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за своих сотрудников. Тарифы по взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний различаются в зависимости от класса профриска и составляют от 0,2% до 8,5%.

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец
ВЭД

Центробанк смягчил валютный контроль по внешнеторговым контрактам

Участники внешней торговли могут не сдавать в банки документы по сделкам с иностранными партнерами, если объем операций не превышает 1 млн рублей.

Что изменится в заполнении баланса по новому ФСБУ 4/2023: обзор поправок от Минфина

Недавно утвердили новый ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская отчетность». Меняют бланки бухотчетов и правила их заполнения.

Торгово-промышленная палата хочет создать единую базу со всеми видами поддержки бизнеса

Чтобы предприниматели получали меньше отказов в финансировании, ТПП создаст единую базу, где будут перечислены доступные и актуальные меры поддержки. Там же будут публиковать критерии отбора и сколько средств осталось в бюджете на финансирование бизнеса.

Интересные материалы

✅ Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС. Эксперт: вектор цифровизации — правильный

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

4
284