Вопрос от читательницы Клерк.Ру Наталии Орловой (г. Новосибирск)
Каким образом следует хранить внутренние документы в электронном виде? В частности, мы хотим оцифровать ряд бумажных документов и обращаться к ним через компьютеры. Следует ли подписывать их электронной подписью?
Начнем с конца. Любое подписание электронного документа возможно только при наличии соответствующего ПО. Например, ваша информационная система (1С, Directum, SAP, Галактика) может быть оснащена функциональностью для подписания. В этом случае ваши внутренние документы будут подписаны, хранение их так же будет обеспечено информационной системой. Если же вы не используете такие системы, а внутренний документооборот у вас основан на возможностях локальной файловой системе и электронной почты, то вопросы юридической значимости и подписания будут решаться уже другими, специализированными средствами.
Если говорить о хранении, то у вас есть выбор: хранить локально (файловая система или ваша собственная база данных) или отдать документы на хранение оператору ЭДО. В первом случае вы можете сами определить технологию хранения: носители, физическое расположение серверов, структуру и иерархию папок. Вместе с этим вам придется взять на себя и все заботы по обеспечению хранения, замены носителей и т. д. Средство оперативного доступа к документам вы также определяете сами: будет ли это некий внутренний портал, внутренняя система электронного документооборота или просто публичные сетевые папки.
Во втором случае вы полностью доверяете сервису, специально созданному для хранения документов в электронном виде. Все технические и организационные вопросы решаются на стороне сервиса, вы только подписываете соответствующие договорные документы. Таким сервисом, кстати, может быть оператор ЭДО, через которого у вас уже идет обмен. Преимущество такого способа хранения в том, что вы полностью освобождены от проблем, связанных с техническим обеспечением хранения, оперативным доступом и поиском документов.
Что касается оцифровки документов – сделать это можно. Только стоит понимать, что оцифровка дает вам электронную копию бумажного оригинала, что обуславливает необходимость этот оригинал хранить в соответствии с правилами хранения бумажных документов. И подписывать их нет смысла: ведь бумажный документ уже подписан, он и имеет юридическую силу.
Вы можете комфортно работать данными в электронной копии, быстро искать документы, апеллировать к ним, но бумажные оригиналы останутся у вас в бумажном архиве до истечения срока хранения. Кстати, такая практика довольно широко распространена, особенно среди компаний, которые в момент перехода на электронный документооборот уже обладали внушительным бумажным архивом, с которым также необходимо было автоматизировать работу. Для этого существуют специальные решения, помогающие, например, работать с архивом финансовых документов вне зависимости от того, в каком виде они поступили – бумажном или электронном.
Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
Начать дискуссию