Наталья КАЛОХИНА
Зарплату за декабрь все рассчитывают получить до праздников, а не в начале января, как предусмотрено графиком. Ведь накануне Нового года нужны деньги на подарки, обновки и праздничные яства. Чтобы оправдать надежды сотрудников и соблюсти требования законодательства, бухгалтеру необходимо правильно провести процедуру получения и выдачи денег работникам.
Договоримся с банкирами
Первое, с чего нужно начать, – это позвонить в свой банк и предупредить, что вы хотите получить деньги раньше обычного. Еще лучше изложить свою просьбу в официальном письме и принести его банкирам за несколько дней до планируемого снятия наличных.
Хотя Центробанк и разрешает банкам выдавать «зарплатные» деньги до праздников (о чем обычно сообщает в предновогодних телеграммах), это не значит, что они обязаны так поступать. Так что если вы заранее не известите свой банк, у вас есть все шансы остаться без денег. Ведь в банке на вас просто может не хватить налички, так как на ваш чек не рассчитывали и деньги не зарезервировали.
Договорившись с банком, нужно определиться с оформлением предновогодних выплат. У вас два варианта: или выдать деньги авансом, или начислить заработную плату.
Выдадим авансом
Вы планируете выплатить деньги в двадцатых числах декабря. Имейте в виду: писать в расходниках от 26-го числа фразу «заработная плата за декабрь» неправильно. Основанием для расчета зарплаты служат табели учета рабочего времени. Закрыть их до того, как закончится месяц, невозможно. Поэтому вплоть до последнего рабочего дня, пока итоговых данных об отработанном времени нет, выданные досрочно зарплаты будут считаться авансом.
Аванс удобен тем, что никаких налогов и взносов с него начислять не нужно. Такого же мнения придерживается и Минфин (письмо от 6 марта 2001 г. № 04-04-06/84).
Все обязательные начисления (НДФЛ, ЕСН, пенсионные взносы, страховые взносы) закон обязывает производить по итогам месяца, которые можно определить только на последнее число.
Так, налог на доходы нужно удерживать на дату «фактической выплаты дохода». Для зарплаты такой датой признается последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК).
ЕСН и пенсионные взносы рассчитывают по итогам отчетного периода. Отчетным периодом для них является, опять же, календарный месяц (п. 3 ст. 243 НК, п. 1 ст. 23 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).
Для страховых взносов базой служит начисленная оплата труда (п. 3 Правил, утв. постановлением Правительства от 2 марта 2000 г. № 184). При этом вознаграждения по трудовому договору начисляют в конце месяца.
Уплата НДФЛ, пенсионных и страховых взносов законодательно привязана к дате получения в банке денег на зарплату за истекший месяц:
– НДФЛ (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК);
– пенсионные взносы (абз. 2 п. 2 ст. 24 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ);
– страховые взносы (п. 6 Правил, утв. постановлением Правительства от 2 марта 2000 г. № 184).
ЕСН же стоит особняком. Срок его уплаты – до 15 января (п. 3 ст. 243 НК). Но поскольку в 2006 году эта дата приходится на воскресенье, последним днем, когда можно заплатить налог, будет 16 января (ст. 6.1 НК).
Стопроцентный долг
Заметим, что в сумме аванса законодательство вас никак не лимитирует. Вы можете выдать и 80 процентов от зарплаты, и 90.
А можете и все 100. Такая форма предпраздничной выплаты удобна и бухгалтеру, и сотрудникам. Работники смогут получить свои деньги в полном объеме. При этом бухгалтерии не придется впопыхах начислять налоги и готовить платежки. Ведь выданные суммы по размеру хоть и равны окладу, но выплачены не по итогам работы за месяц, а в долг – за еще не выполненную работу. Поэтому по смыслу такие выплаты считаются авансом, и налоги с них начислять не нужно.
Чтобы выдать стопроцентный аванс, рассчитайте «на коленке», сколько чистыми деньгами получает каждый работник. На полученные суммы выпишите расходные кассовые ордера. В строке «Основание платежа» укажите: «Аванс за декабрь». И не делайте в день выдачи аванса никаких проводок по кредиту 70-го счета. Они появятся только по итогам месяца.
На цифрах
26 декабря бухгалтер выдал сотруднику Смирнову аванс в размере его месячной зарплаты. При этом он сделал такие проводки:
Дебет 70 Кредит 50
– 19 140 руб. – аванс за декабрь Смирнову выдали из кассы.
31 декабря бухгалтер начислил зарплату Смирнову и удержал налог на доходы:
Дебет 20 Кредит 70
– 22 000 руб. – начислена зарплата за декабрь;
Дебет 70 Кредит 68
– 2860 руб. – удержан налог на доходы физлиц.
Выдав в декабре аванс в размере 100 процентов, получать в начале января деньги на зарплату вы уже не будете. Возникает вопрос: когда платить налог на доходы, пенсионные взносы и «травматизм»?
НДФЛ в такой ситуации («в иных случаях») Налоговый кодекс обязывает уплатить на следующий день после получения сотрудником фактического дохода (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК). Датой получения фактического дохода признается последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК). То есть уплата налога на доходы выпадает на первый рабочий день января (абз. 6 ст. 6.1 НК).
Оплата пенсионных взносов и взносов по страхованию от несчастных случаев завязана на срок, установленный банком для получения денег на зарплату (абз. 2 п. 2 ст. 24 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ и п. 6 Правил, утв. постановлением Правительства от 2 марта 2000 г. № 184).
Неожиданный больничный
Выдавая стопроцентный аванс, будьте готовы к тому, что сотрудник эти деньги может и не отработать. Например, в конце месяца человек заболеет. Тогда по данным табеля учета рабочего времени нужно будет внести исправления в учет.
В принципе особых сложностей в этой ситуации нет. Просто когда сотрудник принесет больничный лист, бухгалтер пересчитает его доход и налоги задним числом. А переплаченные деньги удержит в счет будущей зарплаты.
На цифрах
26 декабря бухгалтер выдал сотруднику Смирнову стопроцентный аванс за декабрь. При этом он сделал такие проводки:
Дебет 70 Кредит 50
– 19 140 руб. – аванс за декабрь Смирнову выдали из кассы.
27 декабря Смирнов заболел и на работу не вышел. По данным табеля, сотрудник отработал 18 рабочих дней из 22 возможных.
31 декабря бухгалтер начислил зарплату Смирнову согласно данным табеля и удержал налог на доходы: Дебет 20 Кредит 70 – 18 000 руб. – начислена зарплата за декабрь за 18 рабочих дней;
Дебет 70 Кредит 68
– 2340 руб. – удержан налог на доходы физлиц.
В результате на счете 70 образовалось отрицательное сальдо в размере 3480 руб. (18 000 руб. – – 19 140 руб. – 2340 руб. = = – 3480 руб.).Эти деньги бухгалтер удержит у Смирнова из его будущих доходов.
Рассчитаемся в декабре
Если вам не нравится идея в самом конце месяца выдавать аванс, оформляйте досрочные выплаты как зарплату. Трудовой кодекс не запрещает выдавать сотрудникам деньги раньше, чем предусмотрено в Положении об оплате труда. Главное требование – не ухудшить положение работников.
Так как предновогодняя раздача денег их положение только улучшит, можно смело ее осуществить. Только имейте в виду, что все расчеты с персоналом вам необходимо провести в последний рабочий день месяца. То есть 30 декабря, когда табели закрыты и итоги подведены.
Кроме того, вместе с чеком, в котором указано: «Заработная плата за декабрь», в банк нужно будет отнести три платежки:
– по налогу на доходы физлиц (п. 6 ст. 226 НК);
– по пенсионным взносам (п. 2 ст. 24 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ);
– по взносам на страхование от несчастных случаев (п. 6 Правил, утв. постановлением Правительства от 2 марта 2000 г. № 184).
Срок уплаты ЕСН – до 15 января (п. 3 ст. 243 НК). Но поскольку в 2006 году эта дата приходится на воскресенье, последним днем, когда можно заплатить этот налог, будет 16 января (ст. 6.1 НК).
Начать дискуссию